В современном деловом мире правильное оформление задания на оказание услуг архивного характера является обязательным условием для успешного проведения закупок, заключения договоров и обеспечения юридической чистоты всех операций. Данная статья подробно расскажет, что такое задание, какие разделы оно должно включать, какие нормативные акты регулируют процесс и как правильно оформить документ.

Содержание статьи

1. Что такое задание на оказание услуг архив?
2. Нормативно-правовая база
3. Структура и основные разделы задания
4. Требования к исполнителю
5. Критерии оценки и выбора исполнителя
6. Образец задания (пример)
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое задание на оказание услуг архив?

Задание – это техническое задание (ТЗ) или коммерческое предложение, которое заказчик (организация, государственный орган, муниципальное учреждение) формирует для привлечения исполнителей к выполнению конкретных архивных работ. К таким работам относятся:

• приём, обработка и систематизация архивных документов;
• создание и поддержка электронных архивов;
• перевод бумажных носителей в цифровой формат (сканирование, OCR‑распознавание);
• консультационные услуги по организации архивного дела;
• архивное хранение, консервация и реставрация документов;
• выдача и учет архивных материалов.

Задание фиксирует требования к результату, сроки выполнения, порядок контроля и финансовые условия. Оно служит основанием для заключения договора и последующего контроля за исполнением обязательств.

Нормативно-правовая база

Осуществление архивных услуг регулируется рядом нормативных актов РФ:

• Федеральный закон № 120-ФЗ «Об архивных фондах» от г.;
• Приказ Минкультуры России № 262 от г. «Об утверждении Положения о порядке создания, ведения и использования архивных фондов»;
• Гражданский кодекс РФ (части 1 и 2) – общие положения о договорных отношениях;
• Федеральный закон № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для государственных заказчиков);
• Федеральный закон № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для муниципальных и иных юридических лиц).

Для ИП и частных заказчиков обязательных требований к лицензированию архивных услуг нет, однако договорные отношения должны соответствовать общим требованиям ГК РФ.

Структура и основные разделы задания

Ниже представлена типовая структура ТЗ на оказание архивных услуг. Каждый раздел рекомендуется оформлять отдельным <h3>‑заголовком.

Общие сведения

• Наименование заказчика (полное юридическое название, ИНН, ОГРН);
• Контактные данные (адрес, телефон, e‑mail, ФИО ответственного лица);
• Основание для проведения закупки (внутренний регламент, решение руководства и т.п.).

Предмет задания

Чёткое описание того, какие именно архивные услуги требуются. Пример:

Оказание услуг по сканированию и оцифровке бумажных архивных документов, их классификации и загрузке в электронный архивный комплекс «ЭРА», а также последующее хранение оригиналов в условиях, соответствующих требованиям ГОСТ 7.0.97‑2016.

Объём и количество работ

Указывается количество единиц измерения (листы, коробки, метры пленки и т.д.), а также примерный объём работ:

• Сканирование – 500 000 листов формата А4;
• Создание электронных описей – 10 000 карточек;
• Хранение оригиналов – 12 мес. в архивном помещении с температурой 18 ± 2 °C.

Технические требования

В этом разделе фиксируются параметры качества и стандарты:

• Разрешение сканирования – не менее 300 dpi (цветное – 600 dpi);
• Формат файлов – PDF/A‑2b;
• OCR‑распознавание – поддержка русского и английского языков;
• Метаданные – соответствие ГОСТ 7.0.97‑2016 (описание, классификатор, сроки хранения).

Сроки выполнения

Указываются даты начала и окончания работ, а также промежуточные контрольные точки (мильные камни):

1. Подготовительный этап – 10 календарных дней;
2. Сканирование первой партии (100 000 листов) – до ;
3. Загрузка и проверка качества – до ;
4. Полный отчёт о выполненных работах – до .

Порядок контроля и приемки

Определяется, какие документы и в каком виде предоставляются исполнителем:

• Акт выполненных работ (подписанный обеими сторонами);
• Технический отчёт о качестве сканирования (отчёт о % ошибок OCR);
• Электронный реестр загруженных файлов с контрольными суммами (SHA‑256).

Финансовые условия

Включает:

• Общую стоимость работ (с указанием НДС, если применимо);
• Платёжный график (аванс, промежуточные платежи, окончательный расчёт);
• Штрафные санкции за просрочку или несоответствие требованиям.

Требования к исполнителю

Перечисляются обязательные квалификации и ресурсы:

• Наличие лицензии (если требуется) и сертификатов соответствия ГОСТ 7.0.97‑2016;
• Опыт выполнения аналогичных проектов не менее 3 лет;
• Наличие собственного сканирующего оборудования (сканеры формата A3, автоматические загрузчики);
• Наличие квалифицированных архивистов (список ФИО, должности, дипломы).

Приложения

К заданию могут прилагаться:

• Образцы документов (пример карточки описания);
• Технические спецификации оборудования;
• Копии нормативных актов, на которые ссылается заказчик.

Требования к исполнителю

Для успешного участия в тендере или в открытом конкурсе исполнитель должен предоставить:

• Документы, подтверждающие правовой статус (свидетельство о регистрации, ИНН, ОГРН);
• Справку об отсутствии задолженностей по налогам и сборам;
• Отчёт о выполненных аналогичных проектах (референсы, отзывы заказчиков);
• Техническое предложение, в котором указаны используемые технологии, программное обеспечение и сроки.

Критерии оценки и выбора исполнителя

В зависимости от выбранной процедуры (открытый конкурс, запрос котировок, единственный поставщик) могут применяться разные критерии. Наиболее распространённые:

1. Цена – стоимость за единицу работы (например, за 1 000 листов сканирования);
2. Качество – соответствие техническим требованиям (разрешение, формат, % ошибок OCR);
3. Сроки – готовность выполнить работу в указанные сроки;
4. Опыт и репутация – количество успешно завершённых проектов, наличие положительных отзывов;
5. Технические возможности – наличие современного оборудования и программных решений.

Для государственных заказчиков часто используется балльная система (например, 40 % – цена, 30 % – качество, 20 % – сроки, 10 % – опыт).

Образец задания (пример)

Ниже – готовый шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды.

<h1>Задание на оказание архивных услуг</h1>
<h2>1. Общие сведения</h2>
<p><b>Заказчик:</b> ООО «АрхивПлюс», ИНН 7701234567, ОГРН 1127701234567<br>
<b>Адрес:</b> 115035, г. Москва, ул. Тверская, д. 7<br>
<b>Контактное лицо:</b> Иванов И.И., тел. +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: ivanov@archplus.ru</p>
<h2>2. Предмет задания</h2>
<p>Оказание услуг по сканированию, оцифровке и систематизации архивных документов, находящихся в архивном помещении Заказчика, а также их загрузке в электронный архивный комплекс «ЭРА».</p>

<h2>3. Объём работ</h2>
<ul>
 <li>Сканирование 500 000 листов формата А4</li>
 <li>Создание электронных описей – 12 000 карточек</li>
 <li>Хранение оригиналов в течение 12 месяцев</li>
</ul>

<h2>4. Технические требования</h2>
<ul>
 <li>Разрешение сканирования – минимум 300 dpi (цветное – 600 dpi)</li>
 <li>Формат файлов – PDF/A‑2b</li>
 <li>OCR‑распознавание – русский и английский языки</li>
 <li>Метаданные – согласно ГОСТ 7.0.97‑2016</li>
</ul>
<h2>5. Сроки выполнения</h2>
<ol>
 <li>Подготовительный этап – 10 календарных дней</li>
 <li>Сканирование первой партии (100 000 листов) – до </li>
 <li>Загрузка и проверка качества – до </li>
</ol>

<h2>6. Порядок контроля и приемки</h2>
<p>Контроль осуществляется Заказчиком и независимым экспертом‑архивистом. Приёмка производится на основании акта выполненных работ и технического отчёта о качестве сканирования.</p>

<h2>7. Финансовые условия</h2>
<p>Общая стоимость работ – 3 500 000 ₽ (включая НДС). Платёжный график: 30 % предоплата, 40 % после завершения сканирования первой половины объёма, 30 % после окончательной приемки.</p>

<h2>8. Требования к исполнителю</h2>
<ul>
 <li>Опыт выполнения аналогичных проектов не менее 3 лет</li>
 <li>Наличие собственного сканирующего оборудования с автоматической загрузкой</li>
 <li>Сертификат соответствия ГОСТ 7.0.97‑2016</li>
 <li>Квалифицированные архивисты (не менее 2‑х человек)</li>
</ul>

<h2>9. Приложения</h2>
<ul>
 <li>Образец карточки описания архивного документа</li>
 <li>Технические характеристики сканеров</li>
 <li>Копия приказа о проведении закупки</li>
</ul>

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли лицензировать архивные услуги?

Для большинства видов архивных работ лицензия не требуется. Исключение – работы, связанные с консервацией и реставрацией особо ценных культурных ценностей, где может потребоваться специальное разрешение от Минкультуры.

Можно ли заключать договор без письменного задания?

Теоретически договор может быть заключён без отдельного ТЗ, однако в случае споров отсутствие детального задания усложняет доказательство объёма и качества выполненных работ. Поэтому рекомендуется всегда использовать письменное задание.

Как оформить трехсторонний договор (заказчик‑исполнитель‑третья сторона) в сфере архивных услуг?

Трехсторонний договор оформляется в соответствии с ГК РФ. В нём указываются права и обязанности каждой из сторон, а также порядок распределения ответственности за хранение и конфиденциальность архивных материалов. Образец такого договора можно скачать по ссылке в специализированных юридических справочниках.

Какие штрафы могут быть применены за несоблюдение сроков?

Согласно пункту 5.6 договора, за каждый календарный день просрочки может начисляться штраф в размере 0,1 % от стоимости работ за каждый день, но не более 10 % от общей суммы договора.

Как проверить качество OCR‑распознавания?

Заказчик может запросить образцы распознанных страниц и сравнить их с оригиналом. Приёмочный критерий обычно составляет не менее 95 % точности распознавания текста без ручной корректировки.