Цель статьи – помочь гражданам и организациям правильно оформить запрос в архив на получение копий архивных документов, а также подробно рассказать о правовых основаниях, необходимых приложениях и порядке подачи заявления.
Почему важно правильно оформить заявление?
Неправильно составленное заявление может привести к отказу в выдаче копий, затягиванию процесса и дополнительным расходам. Согласно Приказу МВД России от № 593 о предоставлении государственных услуг в сфере архивов, запрос должен содержать обязательные реквизиты, иначе архивный отдел имеет право вернуть его без рассмотрения.
Правовая база
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
- Приказ МВД России от № 593 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов».
- Региональные нормативные акты (например, постановления государственных архивов субъектов РФ).
Структура заявления о выдаче копий
Заявление оформляется в свободной форме, но рекомендуется придерживаться следующего шаблона (см. Приложение N 2 к Приказу МВД):
- Шапка заявления – наименование органа (Государственный архив, отдел архивных справок и т.д.).
- Дата и место составления.
- Полные данные заявителя (ФИО, паспортные данные, адрес, телефон, e‑mail).
- Содержание запроса – точное указание архивного документа (регистрационный номер, год, название дела, если известно).
- Основание запроса – цель получения копий (например, подтверждение стажа, наследственные права, научные исследования).
- Перечень прилагаемых документов (копии паспорта, доверенности, документы, подтверждающие родство и т.п.).
- Подпись заявителя и печать (если заявление подаётся от организации).
Пример заявления (шаблон)
В _______________________________ (наименование архива) От _______________________________ (ФИО заявителя) Адрес: ___________________________ Телефон: _________________________ E‑mail: __________________________ «____» __________ 20__ г. ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче копий архивных документов Я, _______________________________ (ФИО полностью), паспорт: серия ___ № ________, выдан ________________________, проживающий(ая) по адресу ___________________________, прошу выдать мне копии (высылку) следующих архивных документов: Наименование документа: _______________________________ Регистрационный номер: _______________________________ Год(годы) создания: _______________________________ Хранилище (фонд, дело, опись): _______________________________ (при необходимости добавить дополнительные позиции) Основание запроса: _______________________________ (например, подтверждение права собственности, исследовательская работа, семейная история). Перечень прилагаемых документов:
- Копия паспорта заявителя.
- Документ, подтверждающий право на запрос (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, доверенность и т.д.).
- Оплата государственной пошлины (квитанция).
Какие документы необходимо приложить?
| Документ | Зачем нужен | Форма |
|---|---|---|
| Копия паспорта (или иного удостоверяющего личность документа) | Подтверждение личности заявителя | Ксерокопия, заверенная нотариусом (по требованию архива) |
| Документ, подтверждающий право на запрос | Например, свидетельство о рождении (для родственных запросов), доверенность (для представителей) | Оригинал + копия |
| Квитанция об оплате государственной пошлины | Оплата услуги по выдаче копий | Копия банковского чека или онлайн‑квитанции |
| Согласие на обработку персональных данных | Требуется в соответствии с ФЗ‑152 | Стандартный бланк согласия (можно приложить к заявлению) |
Куда и как подавать заявление?
- Лично в архивный отдел (приёмная) – подпись ставится в присутствии сотрудника.
- По почте (заказным письмом с описью вложения) – рекомендуется отправлять с уведомлением о вручении.
- Электронно через портал Госуслуги – загрузка сканов заявления и приложений.
Сроки рассмотрения
Согласно Приказу МВД № 593, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости продления срока (например, если документ находится в труднодоступном фонде) архив обязан уведомить заявителя о новых сроках.
Полезные рекомендации
- Уточните регистрономер документа заранее – это ускорит поиск.
- Если регистрономер неизвестен, укажите как можно более полную информацию (год, название дела, фамилия участников).
- Проверьте, требуется ли нотариальное заверение копий паспорта – в некоторых архивах это обязательное условие.
- Сохраняйте копии всех отправленных документов и квитанций об оплате.
- При получении копий проверьте их на соответствие заявленному объёму (страницы, подписи, печати).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить за выдачу копий?
Да. Государственная пошлина взимается за каждую выдачу копии (размер зависит от количества листов и типа документа). Тарифы публикуются на сайте соответствующего архива.
Можно ли получить копию онлайн?
В ряде региональных архивов предусмотрена услуга «Электронная выдача копий». Для этого необходимо загрузить скан заявления и приложений в личный кабинет на портале Госуслуг.
Что делать, если архив отказал в выдаче?
Отказ должен быть оформлен в письменной форме с указанием причин. Заявитель имеет право обжаловать решение в суд в течение 30 дней.
Правильно оформленное заявление о выдаче копий из архива – залог быстрого и беспрепятственного получения нужных документов. Следуйте рекомендациям, используйте представленный образец и не забывайте о приложении всех обязательных документов. При соблюдении всех требований архивный запрос будет рассмотрен в установленные сроки, а вы получите необходимые копии без лишних задержек.
Дата публикации: г.