Поиск информации о своих корнях, родственниках и предках — это увлекательный, но требующий терпения процесс. Главным помощником в этом деле выступают государственные и муниципальные архивы. Однако, чтобы получить желаемый результат, важно грамотно составить и направить обращение. В этой статье мы подробно разберем, как отправить запрос в архив, чтобы он гарантированно был принят к исполнению.

Подготовительный этап: куда обращаться?

Перед тем как составить запрос в архив, необходимо точно определить, в какое именно учреждение вы будете обращаться. Информация о ваших родственниках может храниться в разных местах: от федеральных архивов (например, ГАРФ) до региональных или муниципальных отделов.

Прежде чем отправлять запрос, настоятельно рекомендуется:

• Зайти на официальный сайт учреждения или позвонить по телефону.
• Уточнить, занимаются ли сотрудники данного архива исполнением запросов по нужной вам тематике в принципе.
• Проверить, нет ли на сайте специальных типовых бланков (анкет-заявлений), которые необходимо заполнить.

Например, на сайте Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) предлагаются типовые бланки анкет-заявлений с учетом тематики социально-правовых запросов. Перед их заполнением обязательно ознакомьтесь с памяткой для граждан.

Структура заявления: три обязательных блока

Запрос в архив о родственниках или предках можно условно разделить на три ключевых блока. Очень важно помнить: все части обязательны к заполнению. Если хотя бы одна будет пропущена, с вероятностью 99% ваше заявление будет отклонено или возвращено без исполнения.

Куда отправляется обращение

В правом верхнем углу (в шапке заявления) должно быть указано точное наименование архива, в который вы обращаетесь; Если вы отправляете письмо почтой, обязательно укажите точный почтовый адрес учреждения (например, для Росархива: 103132, г. Москва).

Кто направляет запрос

Не забудьте оставить свои полные контактные данные:

• Фамилия, Имя, Отчество заявителя;
• Почтовый адрес (с индексом) для получения бумажного ответа;
• Адрес электронной почты;
• Контактный телефон.

Если вы не оставите контакты, вам банально не смогут ответить и направить результаты поиска.

Суть обращения (сам запрос)

О том, как важно соблюдать лаконичную форму запроса, говорят все опытные исследователи. Сам текст запроса в заявлении должен занимать примерно 4-5 строк. Составьте его официальным языком. Укажите всю известную вам информацию о родственнике:

• Фамилия, Имя, Отчество искомого лица;
• Точные или примерные даты (годы) жизни, рождения или смерти;
• Населенный пункт, где проживал человек (с указанием области/района и года, на который известен этот факт);
• Любые другие известные данные (место работы, должность, сословие).

В конце смысловой части запроса можно добавить фразу, которая расширит поиск: «Просим предоставить также любую иную информацию, возможно, имеющуюся в Вашем архиве по указанному лицу (лицам)».

Форма и способ получения ответа

В запросе следует четко указать два важных момента:

1. В какой форме вы хотите получить ответ: в виде информационного письма, архивной справки, архивной выписки или копии архивных документов.
2. Как вы хотите получить ответ: почтовым отправлением (заказным письмом) или направлением на электронную почту.

В самом конце заявления обязательно должна стоять личная подпись заявителя и дата составления документа. Без подписи (особенно при отправке бумажного письма) запрос юридической силы не имеет.

Способы отправки запроса

Сегодня существует несколько способов подать заявление:

• В электронной форме: через специальные формы на сайтах архивов или по электронной почте (если это предусмотрено регламентом конкретного учреждения).
• Почтой России: распечатанное и подписанное заявление отправляется обычным или заказным письмом. Помните, что к сроку исполнения нужно прибавить несколько дней, которые письмо будет находиться в пути.
• Лично: через приемную федеральных или региональных архивов. Например, в Москве документы можно передать через приемную федеральных архивов.

Сроки исполнения и оплата

Срок исполнения запроса по закону обычно составляет до 30 дней. Однако, если поиск затруднен, срок может быть продлен еще на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя в течение пяти рабочих дней с момента регистрации обращения (с указанием причины продления).

При выявлении запрашиваемых сведений заявителю выдается или направляется надлежаще оформленная архивная справка, выписка или копия. Важно отметить, что если запрос носит коммерческий характер или требует глубокого тематического исследования, спустя месяц (при согласии архива на исполнение) вам могут прислать счет на предоплату услуг.

Составление запроса в архив требует внимательности и точности. Используйте образцы заявлений, представленные на сайтах архивных учреждений, заполняйте все три обязательных блока и четко формулируйте суть обращения в нескольких строках. Грамотно составленный документ — это 99% успеха в поиске истории вашей семьи.