Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запрос в архив отдела кадров, какие документы необходимо подготовить, какие сроки и нормы хранения действуют, а также какие ошибки часто допускают кадровики и работодатели․

Что такое запрос в архив отдела кадров?

Запрос в архив отдела кадров – это официальное письменное обращение к архивному подразделению организации (или к внешнему архиву), в котором заявитель просит предоставить определённые кадровые документы в виде оригинала, копии или скана․ Такие запросы могут подаваться:

• работникам, которым нужны справки о трудовой деятельности;
• службе кадров для проведения аудита и выверки полноты дел;
• контролирующим органам (Трудовая инспекция, ФНС и др․);
• юридическим лицам – партнёрам, клиентам, адвокатам․

Нормативно‑правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону «Об архивном деле», кадровые документы подлежат обязательному хранению в течение определённого срока (от 3 до 75 лет в зависимости от типа документа)․ С 17 сентября 2026 г․ Росархив ввёл новые правила передачи кадровых документов в архив, которые требуют:

1. Подготовки унифицированной описи дел;
2. Разделения служебных записок и заявлений от приказов;
3. Хранения оригиналов в специально оборудованных помещениях․

Когда нужен запрос?

Запрос в архив отдела кадров оформляют в следующих ситуациях:

• Получение трудовых книжек (первый лист и отдельные листы за запрашиваемый период);
• Запрос справок о работе за границей;
• Получение копий приказов, актов, договоров, необходимых для судебных разбирательств;
• Подготовка документов для передачи в государственный архив (ЦГАЛС, региональные архивы);
• Внутренний аудит кадровой службы – проверка полноты и актуальности дел․

Кому направлять запрос?

В запросе обязательно указываются:

• Наименование архивного отдела (например, «Архив отдела кадров ООО «Газпром Инжиниринг»»);
• Полный юридический адрес организации;
• Контактные данные заявителя (ФИО, должность, телефон, e‑mail);
• Основание обращения (трудовой договор, судебное решение, служебная необходимость и т․п․)․

Как подготовить запрос: пошаговый алгоритм

Сбор исходных данных

Перед тем как писать запрос, необходимо собрать:

• Точные ФИО сотрудника, дату рождения и ИНН (для идентификации в архиве);
• Период, за который требуются документы (например, «с по »);
• Тип требуемых документов (трудовая книжка, приказ о приёме, справка о доходах и т․д․)․

Составление описи (если запрос касается группы документов)

Опись – это список всех документов, которые планируется передать в архив․ Оформляется на унифицированном бланке и вкладывается в дело первым листом․ В описи указываются:

• Номер личного дела сотрудника;
• Перечень документов с указанием даты и номера приказа;
• Признак полноты (полный/неполный комплект)․

Формирование самого запроса

<!-- Шаблон запроса в архив отдела кадров -->
<h2>Запрос в архив отдела кадров</h2>
<p>От: <strong>Иванов Иван Иванович</strong>, руководитель отдела кадров<br>
 ООО «Пример»<br>
 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1<br>
 Тел․: +7 (495) -23‑45‑67<br>
 e‑mail: ivanov@example․com</p>

<p>Кому: <strong>Архив отдела кадров ООО «Пример»</strong><br>
 123456, г; Москва, ул․ Архивная, д․ 2</p>

<p><strong>Дата:</strong> </p>

<p><strong>Тема:</strong> Запрос копий кадровых документов по делу № 123/2026</p>

<p>Уважаемые коллеги!</p>

<p>В соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними регламентами компании прошу предоставить копии следующих кадровых документов:</p>

<ul>
 <li>Трудовая книжка (первый лист и листы за период с по );</li>
 <li>Приказ № 45 от «О приёме на работу»;</li>
 <li>Приказ № 78 от «Об увольнении»;</li>
 <li>Справка о доходах за 2022 год;</li>
</ul>
<p>Основание запроса: статья 80 Трудового кодекса РФ, пункт 3․2 внутреннего регламента отдела кадров․</p>

<p>Прошу предоставить документы в виде сканов на электронный адрес: ivanov@example․com в течение 10 рабочих дней․</p>

<p>С уважением,<br>
 ________________________<br>
 Иванов И․И․, подпись</p>
 

Приложения к запросу

К запросу могут потребоваться:

• Копия доверенности (если запрос подаёт представитель);
• Скан трудовой книжки (для подтверждения личности);
• Паспортные данные (только если требуется идентификация в архиве)․

Подача запроса

Запрос можно отправить:

• Электронной почтой (рекомендовано – сохраняется электронный след);
• Через личный кабинет на сайте архивной компании (если такой сервис предоставляется);
• Лично в отдел архивных услуг – в этом случае подпишите оригинал письма․

Сроки выполнения запроса

По законодательству архив обязан выполнить запрос в течение 10‑30 рабочих дней в зависимости от объёма и сложности документации․ Если срок превышает 30 дней, архив обязан уведомить заявителя о причинах задержки․

Как получить документы: варианты выдачи

В зависимости от потребностей заявителя архив может предоставить:

• Скан-копии (PDF, JPG) – самый быстрый способ;
• Оригиналы (в случае, когда требуется подпись или печать);
• Электронный архив – доступ через защищённый портал (например, СБИС, 1С‑Документооборот)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за запрос?

Внутренний архив организации обычно обслуживает запросы бесплатно․ При обращении в сторонний архив (например, ЦГАЛС) могут взиматься тарифы, указанные в договоре․

Можно ли запросить удалённые документы?

Если документ был уничтожен в соответствии с регламентом (например, после 5‑летнего срока хранения), архив обязан отказать, указав причину․

Как обеспечить конфиденциальность?

Все запросы и передаваемые документы подпадают под действие Федерального закона «О персональных данных»․ При передаче сканов используйте защищённые каналы (HTTPS, шифрование)․

Ошибки, которых следует избегать

• Неуказание точного периода – архив может вернуть неполный комплект․
• Отсутствие описи при передаче группы документов – усложняет поиск и может привести к потере․
• Смешивание служебных записок с приказами – нарушает порядок архивирования, как указано в рекомендациях 2026 г․
• Отсутствие согласования с юридическим отделом – может привести к нарушению прав работников․

Перспективы цифрового архива кадровых документов

С ростом цифровой трансформации многие компании переходят к электронному архиву:

• Сканирование всех бумажных документов и их хранение в облаке;
• Автоматическое формирование описи через 1С‑Документооборот;
• Контроль доступа по ролям (HR‑специалисты, руководители, аудиторы);
• Возможность быстрого поиска по метаданным (дата, тип документа, ФИО)․

Тем не менее, оригиналы некоторых документов (трудовые книжки, подписи руководителей) всё ещё обязаны храниться в бумажном виде в специально оборудованном помещении, соответствующем требованиям пожарной безопасности и климат-контроля․

Запрос в архив отдела кадров – это стандартный процесс, который требует внимательного подхода к формулировкам, соблюдения нормативных сроков и правильного оформления сопроводительных документов․ Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете быстро получить необходимые кадровые справки, избежать юридических рисков и поддерживать порядок в архивных делах․

Дата публикации: ․ Информация актуальна на 01:40:26 ()․