Государственный архив Хмельницкой области (далее – ГАХО) хранит миллионы документов‚ которые могут понадобиться исследователям‚ генеалогам‚ журналистам и обычным гражданам. В этой статье мы расскажем‚ как правильно оформить запрос в Хмельницкий архив‚ какие типы документов доступны‚ какие есть способы получения копий и какие нюансы следует учитывать.
Общая информация об архиве
- Полное название: Государственный архив Хмельницкой области (ГАХО‚ ДАХО)
- Дата основания: с апреля 1990 года (включая материалы‚ перенесённые из Каменец‑Подольского городского архива‚ который сгорел в 2003 г.)
- Адреса:
- ул. Грушевского‚ 99‚ корпус 1‚ г. Хмельницкий‚ 29000‚ Украина
- ул. Героев Майдана‚ 4‚ корпус 2‚ г. Хмельницкий‚ 29000‚ Украина
- Телефоны: (0382) -6‑47‑39‚ 79‑45‑59‚ 79‑55‑52‚ 79‑72‑96
- E‑mail: inf_dahmodahmo@gov.ua
- Часы работы: пн‑чт 9:00‑18:15‚ пт 9:00‑17:00 (без выходных и праздничных дней)
Краткая история
После закрытия Каменец‑Подольского городского архива в 2003 г. его фонд был передан в ГАХО. С тех пор архив стал центральным хранилищем государственных и частных документов Хмельницкой области‚ включая метрические книги‚ ревизские сказки‚ судебные протоколы‚ военные списки и многое другое.
Какие документы можно запросить?
ГАХО предоставляет доступ к широкому спектру материалов:
- Метрические книги (крестильные‚ брачные‚ погребальные записи) – незаменимы для генеалогических исследований.
- Ревизские сказки (переписи населения‚ налоговые списки).
- Судебные протоколы и уголовные дела XIX‑XX вв.
- Военно‑учетные списки и документы о мобилизации;
- Документы органов местного самоуправления (решения‚ протоколы заседаний‚ земельные реестры).
- Фотографии‚ карты‚ планы и другие визуальные материалы.
- Электронные копии – сканированные версии документов‚ доступные через официальный сайт архива и портал Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭАУ).
Как оформить запрос?
3.1 Способы подачи
- Письменный запрос (по почте или лично в приемной). Требуется заполнить форму «Заявление о предоставлении архивных материалов»‚ указав:
- ФИО заявителя;
- Контактные данные (телефон‚ e‑mail);
- Точное наименование документа (если известно) – номер дела‚ год‚ том‚ лист;
- Цель исследования (генеалогия‚ научная работа‚ личные интересы и т.п.);
- Желаемый способ получения копий (оформление в оригинале‚ копия‚ скан).
- Электронный запрос – отправка сканированной формы на e‑mail inf_dahmodahmo@gov.ua с темой письма «Запрос в ГАХО». В письме повторите все пункты‚ указанные выше.
- Онлайн‑портал ДАХО – на официальном сайте dahmo.gov.ua есть раздел «Электронные запросы»‚ где можно заполнить форму прямо в браузере.
3.2 Что обязательно указать
- Полные ФИО и дату рождения (для подтверждения права доступа к личным документам).
- Номер и название документа (если известны). Если точных данных нет – опишите максимально подробно: период‚ тип документа‚ место хранения (например‚ «м. Хмельницкий‚ отдел «Гражданское состояние»‚ 1912‑1915 годы»).
- Контактный телефон – архив может уточнить детали по телефону.
- Оплата услуг – укажите‚ согласны ли вы оплатить копирование (обычно 0‚5‑2 UAH за лист‚ в зависимости от формата).
3.3 Сроки выполнения
Стандартный срок рассмотрения запроса – 10‑15 рабочих дней после получения всех необходимых данных. При больших объемах или необходимости привлечения специалистов срок может быть увеличен до 30 дней.
Стоимость услуг
| Услуга | Стоимость (UAH) | Примечание |
|---|---|---|
| Копирование листа (черно‑белый) | 0‚5 – 1‚0 | Зависит от формата (A4‚ A3) |
| Копирование листа (цветное) | 2‚0 – 3‚5 | Для фотографий‚ карт‚ рукописных документов с цветными элементами |
| Сканирование PDF (до 10 страниц) | Бесплатно | Для большинства запросов в рамках генеалогических исследований |
| Экспресс‑обслуживание (в течение 3‑5 дней) | +30 % | Дополнительный сбор за ускоренный поиск |
Оплата производится банковским переводом или наличными в приемной. При оплате онлайн указывайте номер заявки‚ полученный после отправки запроса.
Электронные ресурсы архива
- Официальный сайт ГАХО – dahmo.gov.ua. Здесь можно:
- Скачать форму заявки;
- Просмотреть каталог электронных копий (метрические книги‚ ревизские сказки);
- Отследить статус своего запроса.
- Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭАУ) – cesu.gov.ua. На портале доступны оцифрованные материалы из ГАХО‚ в т.ч.:
- Списки населения 1900‑1915 гг.;
- Военно‑учетные списки Первой мировой войны;
- Судебные протоколы 1920‑1930‑х гг.
- FamilySearch Wiki – страница «Хмельницкий архив» содержит практические советы от генеалогов‚ ссылки на готовые запросы и образцы документов.
Полезные советы для успешного запроса
- Подготовьте как можно больше информации. Чем точнее указаны фамилия‚ имя‚ дата и место события‚ тем быстрее архив найдет нужный документ.
- Уточните период. Если вы ищете запись в метрической книге‚ укажите год и приблизительный месяц.
- Сохраняйте копию заявки. При личном обращении попросите расписку о получении запроса.
- Проверяйте статус онлайн. На сайте архива есть раздел «Мои заявки»‚ где отображается текущий этап обработки.
- Не забывайте о конфиденциальности. Для доступа к документам‚ содержащим персональные данные‚ может потребоваться согласие родственников или нотариальное подтверждение.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Можно ли получить документы дистанционно?
Да. Запросы можно отправлять по e‑mail или через онлайн‑форму на сайте. После обработки архив пришлёт сканы в формате PDF или выполнит копирование и отправит готовые листы почтой.
7.2 Как узнать‚ есть ли нужный документ в фонде?
Для предварительного уточнения можно воспользоваться каталогом онлайн на сайте ГАХО или обратиться к сотруднику по телефону (0382) -6‑47‑39.
7.3 Сколько времени занимает копирование большого дела (свыше 100 листов)?
Для дел более 100 листов стандартный срок – 20‑30 рабочих дней. При необходимости ускоренного обслуживания можно оформить экспресс‑запрос за дополнительную плату.
7.4 Нужно ли платить за поиск документов‚ если я просто интересуюсь?
Поиск и предоставление сведений о наличии документа – бесплатно. Плата взимается только за копирование/сканирование и доставку.
7.5 Какие документы доступны для публичного просмотра?
Большинство исторических материалов (до 2000 г.) открыты для всех. Документы‚ содержащие персональные данные граждан‚ доступны только их законным представителям.
Государственный архив Хмельницкой области – ценнейший источник информации о прошлом региона. Правильно оформленный запрос позволяет быстро получить нужные документы‚ будь то семейные записи‚ исторические исследования или юридические справки. Следуйте рекомендациям‚ указанным в этой статье‚ и вы сэкономите время и средства.
Помните: точность и полнота предоставленных в заявке сведений – залог быстрого и успешного получения архивационных материалов.
Для дополнительных вопросов обращайтесь по телефону (0382) -6‑47‑39 или пишите на inf_dahmodahmo@gov.ua.