Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — это главное хранилище документов по истории региона. Обращение в архив за справкой, копией документа или поиском сведений о предках, стандартная процедура, но она требует знания правил оформления запроса. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить запрос, какие данные указать, куда отправить и сколько ждать ответа.

Определение типа запроса

Прежде чем писать, определите, что именно вам нужно. От этого зависит форма обращения и сроки:

• Генеалогический запрос (поиск предков): поиск записей о рождении/крещении, браке/венчании, смерти/погребении, ревизских сказках, confesionalных росписях. Это самый сложный и долгий тип запроса.
• Справка по месту жительства/рождения/брака: выдается на основании метрических книг, книг ЗАГС (после 1917 г.), домовых книг, списков избирателей. Часто требуется для судов, нотариусов, оформления наследства или гражданства.
• Тематический/Научный запрос: запрос копий документов по определенной теме (например, история предприятия, репрессии, земельные дела).
• Запрос копий документов (ксерокопии/цифровые копии): если вы знаете точное дело (фонд, опись, дело, листы), можно заказать копии сразу.

Подготовка исходных данных (Ключ к успеху)

Архивариусы не ищут «иголку в стоге сена». Чем точнее вы укажете данные, тем выше шанс на положительный результат. Соберите максимум информации:

1. ФИО полностью (Фамилия, Имя, Отчество). Укажите возможные варианты написания фамилии (например, Смирнов/Смирнова, Петров/Петровъ).
2. Даты событий: год рождения, брака, смерти. Если точной даты нет — укажите приблизительный диапазон (например, «1905–1910 гг.»).
3. Место события: это критически важно. Укажите: уезд, волость, село/деревню/город. Без названия населенного пункта поиск в метрических книгах практически невозможен.
4. Исповедь/Национальность: для дореволюционного периода метрические книги велись при приходах (православные, католические, лютеранские, еврейские, мусульманские). Укажите вероисповедание.
5. Социальное сословие: крестьяне, мещане, дворяне, купецы, солдаты/офицеры, документы по разным сословиям хранятся в разных фондах.
6. Дополнительные сведения: имена родителей, супруга/супруги, детей; место службы/работы; принадлежность к партии/организациям; сведения о репрессиях (если ищете по делу НКВД/КГБ).

Способы подачи запроса

На 2024–2026 годы актуальны три основных способа:

А. Через портал Госуслуг (Госуслуги.РФ) — Рекомендуемый способ

Самый быстрый, бесплатный (для большинства справок) и удобный способ с отслеживанием статуса.

• Зайдите на gosuslugi.ru.
• В поиске услуг введите: «Предоставление архивной справки» или «Предоставление копии архивного документа».
• Выберите ведомство: «Архивное управление Администрации Смоленской области» (или ГАСО напрямую, если есть в списке).
• Заполните электронную форму, прикрепите сканы документов, подтверждающих ваши права (паспорт, свидетельство о рождении/браке, доверенность, решение суда/нотариуса).
• Подпишите ЭП (электронной подписью) или через СМЭВ/ЕСИА.

Плюсы: нет расходов на почту, официальный срок ответа — 30 дней (по закону), уведомление придет в личный кабинет и на почту.

Б. По электронной почте (E-mail)

Адрес официальной почты ГАСО: gaso@admin-smolensk.ru (актуально на 2024 г., лучше перепроверить на сайте archiv.smolensk.ru).

Требования к письму:

• Тема: «Запрос на архивную справку / поиск документов — Фамилия И.О.».
• В теле письма: полный текст запроса (см. образец ниже).
• Вложения: сканы паспорта (развороты с фото и пропиской), документов, подтверждающих родство/права (свидетельства о рождении/браке родителей, бабушек/дедушек), доверенность (если действуете от имени другого лица).
• Контакты для связи: телефон, адрес для отправки ответа (если нужна бумажная справка).

В. Почтовым отправлением (Ценная бандероль с описью вложения)

Адрес для почты:
214000, г. Смоленск, ул. Тенишевой, д. 13, Государственный архив Смоленской области.

В конверте должно быть:

1. Заявление в свободной форме (2 экземпляра — один останется в архиве, на втором поставят отметку о принятии и вернут вам, если придете забирать лично).
2. Копии документов, подтверждающих личность и права (нотариально заверенные копии предпочтительнее, но часто принимают простые копии с предъявлением оригиналов при получении).
3. Конверт с вашим адресом и марками для ответа (или оплаченный почтовый перевод на оплату отправки ответа и услуг).

Образец текста запроса (Шаблон)

Скопируйте, заполните жирным шрифтом и вставьте в форму Госуслуг, письмо или распечатайте.

Сроки и стоимость

Сроки рассмотрения (по ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»):

• Официальный срок: до 30 календарных дней с момента регистрации запроса в архиве.
• Продление: до 30 дней дополнительно (с уведомлением вас) при сложных поисках.
• Реальность: простые справки по ЗАГС (после 1917 г.) часто готовят за 2–3 недели. Генеалогические поиски по метрическим книгам (до 1917 г.) могут занять 1–3 месяца и более, особенно если нужно просматривать десятки дел.

Стоимость услуг (Платно согласно Постановлению Правительства РФ № 1471 и тарифам ГАСО):

Важно: Справки по документам, хранящимся в архиве более 75 лет (до ~1949 г.), для граждан РФ часто предоставляются бесплатно (оплачивается только копирование и отправка). Справки по документам моложе 75 лет (ЗАГС, личные дела), платные.

Примерные тарифы (уточняйте актуальные на сайте или по телефону):

• Поиск сведений (за 1 час работы архивариуса): ~300–500 руб.
• Выдача архивной справки (бланк): ~200–400 руб.
• Копирование (1 лист А4/А3): ~15–30 руб. (ксерокс), ~50–100 руб. (цифровой скан высокого разрешения).
• Почтовая отправка: по тарифам Почты России + конверт.

Оплата производится после готовности документов (вам пришлют реквизиты/счет/ссылку на оплату через Госуслуги/Сбербанк). Документы отправят только после получения чека об оплате.

Особенности поиска по разным периодам

До 1917 года (Дореволюционный период)

• Источники: Метрические книги (приходские), Ревизские сказки (1719–1858), Конфессиональные росписи (ежегодные списки прихожан), Дворовые списки, Списки избирателей, Земельные дела.
• Сложность: Нужен точный приход (церковь) и село. В Смоленской губернии было много мелких сел, приходы часто объединяли несколько деревень.
• Фонды ГАСО: Ф. 1 (Духовная консистория), Ф. 5 (Смоленская губернская правление), фонды уездных земств, приходов.

1917–1920-е годы (Переходный период)

• Метрические книги велись параллельно: приходы + новые органы ЗАГС (с 1918 г.).
• Документы могут быть в фондах уездных/волостных ЗАГС, в фондах духовной консистории (пока не конфискованы) или в фондах волостных исполкомов.

1920–1990-е годы (Советский период)

• Основной источник: Книги записей актов гражданского состояния (ЗАГС).
• Где хранятся:
  • Моложе 100 лет (рождение), 75 лет (брак/смерть): в территориальных отделах ЗАГС (МФЦ «Мои Документы» в Смоленске и районах). В архив они передаются по истечении сроков.
  • Старше сроков: в ГАСО (фонды районных/городских ЗАГС, фонд 1000+).
• Личные дела: фонды предприятий, колхозов, совхозов, партийных организаций, НКВД/КГБ (Фонд НКВД/КГБ Смоленской области — доступ ограничен, нужен запрос от суда/прокуратуры или решение о реабилитации).

Полезные ресурсы для предварительного поиска (DIY)

Прежде чем платить архивариусу за поиск, проверьте эти базы — возможно, документы уже оцифрованы:

• Сайт ГАСО: archiv.smolensk.ru — раздел «Информационные ресурсы» / «Электронные базы данных». Там могут быть указатели по фондам, списки ревизских сказок, описи.
• FamilySearch (FamilySearch.org): Огромная бесплатная база. В разделе «Каталог» введите «Russia, Smolensk». Многие метрические книги Смоленской губернии оцифрованы и доступны для просмотра дома (иногда требуется регистрация/вход в центр семейной истории).
• Родовид (Rodovid.org) / MyHeritage / Ancestry: Пользовательские деревья, иногда со ссылками на архивные документы.
• Проект «Память народа» (pamyat-naroda.ru) / «Подвиг народа» (podvignaroda.ru): Если ищете участников ВОВ — наградные листы, карточки убылей.
• Открытые списки репрессированных: openlist.wiki, sakharov-center.ru (база «Жертвы политического террора в СССР»).
• Архивные информационные системы (АИС): archives.gov.ru — единый портал архивов РФ (поиск по фондам ГАСО).

Частые ошибки и советы

1. Ошибка: «Ищите всех Ивановых в Смоленске». Правильно: «Ищите Ивана Петрова Иванова, род. ~1895 г., с. Иваново, Рославльский уезд, Смоленская губ., православный».
2. Ошибка: Не прикладывать документы, подтверждающие родство (для закрытых периодов). Совет: Всегда прикладывайте цепочку свидетельств: Ваше рождение -> Рождение родителя -> Рождение дедушки. Без цепочки по документам моложе 75/100 лет отказ гарантирован.
3. Ошибка: Игнорировать смену границ. Совет: Смоленская область меняла границы. В 1929 г. образован Западный край, в 1937 г., Смоленская область, в 1944 г. часть ушла в Велюкольскую (потом Калининскую/Тверскую) и Орялскую области. Проверьте, в какой области/крае было село в нужный год.
4. Совет: Если ищете предков по мужской линии — смотрите ревизские сказки (переписи подушного налога). Они дают цепочку поколений (отец, сын, внук) и возраст на год ревизии.
5. Совет: Звоните в архив +7 (4812) -8-XX-XX (уточните текущие номера на сайте) перед отправкой сложного генеалогического запроса. Архивариусы могут подсказать, есть ли фонды по вашему селу и в каком фонде искать.

Контакты ГАСО (на 2024–2026 гг.)

• Адрес: 214000, г. Смоленск, ул. Тенишевой, д. 13.
• Сайт: archiv.smolensk.ru (раздел «Обращения граждан», «Контакты»).
• E-mail: gaso@admin-smolensk.ru (основной), иногда дублируют на arhiv@admin-smolensk.ru.
• Телефоны справки/приемной: +7 (4812) -8-39-XX, 38-XX-XX (лучше смотреть на сайте в день звонка).
• Режим работы читальни: Обычно Пн–Пт 9:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Сб–Вс — выходной. Обязательно записывайтесь заранее по телефону или через сайт, если планируете работать в читальне лично.

---

Резюме

Успешный запрос в Смоленский архив строится на трех китах: точность исходных данных (место, дата, имя), правильный выбор канала подачи (Госуслуги — приоритет) и предоставление полного пакета документов о родстве. Не бойтесь писать подробно — архивариусу проще найти дело по точным координатам, чем гадать. Удачи в поисках!