Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить заявление о выдаче (высылке) архивных документов, какие документы необходимо приложить и какие нюансы следует учитывать при обращении в архивный отдел․

Когда требуется заявление?

Заявление необходимо в следующих случаях:

• Запрос архивной справки, выписки или копии архивного документа;
• Получение документов, подтверждающих право на землю, имущество, образование и др․;
• Запрос документов для установления опеки, усыновления, восстановления прав и т․п․;
• Выдача документов в рамках судебного разбирательства или административного производства․

Правовая основа

Оформление заявлений регулируется:

1. Федеральным законом «Об архивных фондах»;
2. Приказами Федерального архивного агентства и региональных архивных управлений;
3. Внутренними регламентами конкретного архивного учреждения (например, Архивное управление Ленинградской области, Государственный архив Новосибирской области и др․)․

Кому адресовано заявление?

Заявление направляется начальнику архивного отдела того учреждения, где хранятся нужные документы․ Если обращение делается через доверенное лицо, в заявлении указывается:

• ФИО доверенного лица;
• Номер и дата выдачи доверенности (нотариально заверенной)․

Обязательные реквизиты заявления

Согласно образцам, используемым в государственных архивах, в заявлении должны присутствовать следующие пункты:

1. Шапка заявления – «Начальнику архивного отдела» + название учреждения;
2. От кого – ФИО, дата рождения, паспортные данные, адрес, телефон, e‑mail;
3. Тема заявления – «Заявление о выдаче (высылке) архивных документов»;
4. Содержание запроса – точное указание на документ(ы): название, период, архивный фонд, дело, лист, номер и т․п․;
5. Цель получения – например, «для подачи в суд», «для оформления наследства», «для личных нужд»;
6. Перечень прилагаемых документов – копия паспорта, доверенность (при необходимости), справка о праве собственности и др․;
7. Подпись заявителя и дата․

Пример заполненного заявления

Начальнику архивного отдела
Государственного архива Новосибирской области
от Иванова Ивана Ивановича,
дата рождения ,
паспорт: 45 1234567, выдан г․ УФМС России по Новосибирской области,
проживает: 630099, г․ Новосибирск, ул․ Ленина, д․ 10, кв; 5,
тел․: +7 (383) -23‑45‑67, e‑mail: i․ivanov@example․com

Заявление о выдаче (высылке) архивных документов

Прошу выдать (выслать) копию архивного документа, хранящегося в архивном фонде № 12,
дело № 345/2020, лист 23‑27, «Акт о передаче земельного участка № 45‑78/2020»,
датированного г․, подтверждающего право собственности на земельный участок
в районе Советского․

Цель получения: оформление сделки купли‑продажи данного земельного участка․

Перечень прилагаемых документов:

 
Копия паспорта заявителя (страница с фотографией и данными);
 
Справка о праве собственности (выписка из ЕГРН);
 
Квитанция об уплате государственной пошлины (если требуется);
 
Доверенность (если заявление подаёт доверенное лицо)․


Подпись _______________________ Дата 

Пошаговая инструкция по подаче заявления

1. Подготовьте документы: паспорт, справки, доверенность (при необходимости), оплатите пошлину․
2. Скачайте форму (если архив предоставляет готовый шаблон, например, форма заявления физического лица)․
3. Заполните форму в соответствии с пунктом 4․ Обратите внимание на точность указания архивных реквизитов․
4. Подпишите заявление и укажите дату․
5. Подайте заявление в архивный отдел лично, по почте с заказным письмом или через электронный портал (если такой есть)․
6. Получите расписку о приёме заявления (в случае личного обращения) и сохраните её․
7. Ожидайте решения․ Срок рассмотрения обычно составляет от 5 до 30 рабочих дней, в зависимости от сложности запроса․
8. Получите документы в архиве или по почте (при высылке)․ При получении подпишите акт приёма‑передачи․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да, если архив имеет соответствующее оборудование․ В заявлении следует указать «выдача в электронном виде (PDF)»․ При этом может потребоваться электронная подпись получателя․

Какой срок хранения документов в архиве?

Сроки зависят от категории документов: от 30 лет (временные архивы) до неограниченного (вечные архивы)․ В заявлении указывается только конкретный документ, а не срок его хранения․

Что делать, если документ не найден?

В случае отрицательного решения архив обязан выдать письменный отказ с указанием причин․ На отказ можно подать апелляцию в вышестоящий архивный орган в течение 30 дней․

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный портал архивов России – справочная информация и формы заявлений․
• Форма заявления физического лица (Ленинградская область) – скачивание в PDF․
• Руководство по заполнению заявлений (DOC) – подробные примеры․

Оформление заявления на выдачу из архива – процесс, требующий внимательности к деталям․ Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете быстро получить нужные архивные документы, будь то справка, выписка или копия․ Не забывайте сохранять все подтверждающие документы и расписку о приёме заявления – они являются гарантией ваших прав․

Помните: правильное оформление заявления ускоряет работу архивного отдела и повышает шансы получить документ в срок․