Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и подать заявление в архив организации (или в государственный архив) с целью получения подтверждения факта выплаты заработной платы. В статье рассмотрены правовые основания, структура документа, образец заявления, порядок подачи и типичные ошибки.

Что такое заявление в архив о подтверждении заработной платы?

Это официальное письменное обращение работника (или его представителя) к архиву организации, в котором запрашивается документальное подтверждение факта выплаты заработной платы за определённый период. Такое подтверждение часто требуется в следующих ситуациях:

оформление пенсионных прав (например, при назначении пенсии по потере кормильца);
подтверждение доходов при получении кредита, ипотеки или социальной помощи;
разрешение споров с налоговыми органами;
восстановление трудовых прав после увольнения;
доказательство дохода в суде.

Правовые основы

Законодательство РФ регулирует запросы к архивным документам в нескольких актах:

Федеральный закон № 73-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок доступа к архивным материалам, в т.ч. к документам, подтверждающим выплаты.
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – гарантирует работнику право на получение справок о заработной плате.
Федеральный закон № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» – в случае необходимости подтверждения страховых взносов.
При необходимости обращения в государственный архив – Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных фондах».

Кому направляется заявление?

Заявление может быть адресовано:

архиву предприятия (отделу кадров/архиву организации);
государственному архиву (если документы переданы в государственное хранение);
управлению делопроизводства и архивного дела в крупной компании.

В шапке заявления указываются полные реквизиты получателя:

Наименование организации (архивного подразделения);
Адрес; телефон; e‑mail (если известны).

Структура заявления

Стандартный шаблон заявления состоит из следующих блоков:

Шапка (шапка документа) – название организации, её реквизиты.
Дата и место составления – указывается в правом верхнем углу.
Кому – полное наименование архива и ФИО ответственного лица (если известно).
От кого – ФИО заявителя, должность (если он является сотрудником), контактные данные.
Текст заявления – цель обращения, указание периода, за который требуется подтверждение, ссылки на нормативные акты.
Перечень приложений – копии трудовой книжки, справок 2‑НДФЛ, выписок из личного кабинета и т.п.
Подпись и печать (если требуется).

Образец заявления

Ниже приведён полностью оформленный пример заявления в архив о подтверждении заработной платы. Его можно использовать как основу, адаптируя под конкретные обстоятельства.

ООО «Пример» ИНН 7701234567, КПП 770101001 Адрес: 127051, г. Москва, ул. Примерная, д. 10 Тел.: (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@primer.ru 07 ноября 2026 г. (место составления) Кому: Начальнику архива ООО «Пример» Иванову И.И. От: Петрова Алексея Сергеевича, рабочий отдела логистики, тел.: +7 (916) -55‑66‑77, e‑mail: a.petrov@example.com ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить в архиве организации документальное подтверждение факта выплаты заработной платы за период с 01 января 2023 г. по 31 декабря 2025 г. Основанием для запроса является необходимость получения справки о доходах для подачи документов в Пенсионный фонд РФ в связи с назначением потери кормильца (ст. 123 ТК РФ). В подтверждение своих слов прилагаю:

копию трудовой книжки (страницы 5‑7);
выписку из личного кабинета «Личный кабинет сотрудника» за указанный период;
копию справки 2‑НДФЛ за 2025 г.

Прошу рассмотреть заявление в срок, установленный ст. 12 Федерального закона № 73‑ФЗ (не более 30 календарных дней) и направить полученный документ на мой почтовый адрес:

г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 45.

Заранее благодарю за сотрудничество. _____________________
(подпись заявителя)

Приложения:

Трудовая книжка (копия).
Выписка из личного кабинета.
Справка 2‑НДФЛ за 2025 г.

Порядок подачи заявления

Существует несколько способов доставки заявления в архив:

Лично – в отдел делопроизводства/архива, где вы получаете расписку о получении.
По почте – заказным письмом с уведомлением о вручении.
Электронно – через официальный сайт организации (если предусмотрена электронная форма) с приложением сканов документов.
Через курьерскую службу – при необходимости ускоренного получения.

После получения заявления архив обязан:

Зарегистрировать запрос в журнале входящей корреспонденции;
Оценить наличие требуемых документов (проверка в архивных фондах);
Сформировать ответ (выдача оригинала, копии или справки);
Сообщить заявителю о готовности документа.

Сроки и стоимость

Согласно ст. 12 ФЗ № 73‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости более длительного срока архив обязан уведомить заявителя о причинах задержки.

За предоставление копий или справок может взиматься плата в размере, установленном тарифом архивных услуг (обычно от 100 до 500 рублей за лист). При запросе оригинальных документов плата может быть выше.

Типичные ошибки при составлении заявления

Отсутствие точных дат – указывайте конкретный период, иначе архив может запросить уточнения.
Неполный перечень приложений – без копий трудовой книжки или справки 2‑НДФЛ запрос может быть отклонён.
Неуказание правовой основы – добавьте ссылки на законы, чтобы ускорить процесс.
Отсутствие контактных данных – архиву необходимо знать, куда отправлять готовый документ.
Неиспользование официального бланка (если в организации он обязателен) – в этом случае заявление может быть возвращено на доработку.

Что делать, если архив не отвечает в установленный срок?

В случае просрочки вы имеете право:

Отправить письмо‑напоминание с указанием даты подачи оригинального заявления и требованием ускорить рассмотрение.
Обратиться в управление делопроизводства организации с жалобой.
Подать жалобу в Росархив (Федеральное агентство по архивному делу) через онлайн‑форму.

Заявление в архив о подтверждении заработной платы – важный документ, который помогает решить множество юридических и финансовых вопросов. Правильное оформление, указание правовой основы и приложений, а также соблюдение порядка подачи позволяют получить нужную справку в кратчайшие сроки.

Помните, что каждый запрос фиксируется в архивных журналах, поэтому сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждение его получения (расписку, уведомление о вручении, электронный подтверждающий документ).

Дата публикации статьи: 11 ноября 2026 г.