Обращение в государственный архив – это официальный запрос‚ который позволяет получить архивные справки‚ выписки‚ копии документов или просто уточнить наличие нужных материалов․ Правильное оформление заявления ускоряет процесс рассмотрения и минимизирует риск отказа․

Кому и куда подавать заявление

В зависимости от типа архива запрос может быть направлен в:

• Региональный государственный архив (например‚ Государственный архив Новосибирской области);
• Федеральный архив (Росархив‚ ГАРФ и др․);
• Специальные архивы (военные‚ судебные‚ архивы органов государственной власти)․

В заявлении обязательно указывается полное наименование архива‚ его адрес и ФИО руководителя‚ к которому направлен запрос․

Требования к оформлению заявления

Согласно нормативным документам (временное положение о платных услугах федеральных государственных учреждений‚ подведомственных Росархиву) заявление должно соответствовать следующим требованиям:

1. Формат документа – печатный лист формата А4‚ шрифт Times New Roman 12‚ межстрочный интервал 1‚5․
2. Язык – русский․
3. Подпись и дата – внизу заявления ставится подпись заявителя и дата подачи․
4. Контактные данные – телефон‚ электронная почта‚ почтовый адрес для обратной связи․
5. При необходимости приложить копию трудовой книжки (для заявлений‚ связанных с профессиональной деятельностью) и документ‚ удостоверяющий личность (паспорт)․

Структура заявления (запроса)

Стандартный шаблон заявления выглядит так:

В _______________________ (наименование архива)
Адрес: _______________________

От: _______________________ (ФИО заявителя)
 _______________________ (адрес)
 Тел․: _______________________ e‑mail: _______________________

Заявление

Прошу (прошу предоставить) _______________________ (указать тип документа:
архивную справку‚ выписку‚ копию архивных документов‚ информационное письмо и т․д․)․
Тема запроса: ________________________________________________

Содержание запроса (4‑5 строк):
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Способ получения ответа:
☐ почтовым отправлением
☐ электронная почта _______________________
☐ лично в архивный отдел

Приложения:
☐ Копия паспорта (при личном обращении)
☐ Доверенность (при обращении через представителя)
☐ Копия трудовой книжки (при профессиональном запросе)
☐ Другие документы (указать)

Подпись _______________________ Дата __________

Пошаговая инструкция по заполнению заявления

1. Определите нужный архив․ На сайте регионального архива найдите раздел «Обращения граждан» и скачайте актуальный бланк (например‚ бланк Государственного архива Новосибирской области)․
2. Соберите необходимые документы․ Паспорт‚ доверенность (если действуете от имени)‚ копию трудовой книжки (если запрос связан с профессиональной деятельностью)․
3. Заполните заявление․ Внимательно укажите:
   • Точное название архива и адрес;
   • Полные ФИО‚ контактные данные;
   • Тип запрашиваемого документа (справка‚ выписка‚ копия);
   • Краткое‚ но полное описание интересующего материала (датировка‚ номер дела‚ название коллекции и т․п․)․
4. Укажите способ получения ответа․ Выберите удобный для вас вариант – почта‚ электронная почта или личный приход․
5. Подпишите заявление и укажите дату․ Без подписи запрос считается неполным․
6. Отправьте заявление․ Возможные способы:
   • Лично в архивный отдел (при наличии паспорта);
   • Почтовым отправлением (рекомендованным письмом);
   • Электронной почтой (скан заявления + копии документов)․
7. Ожидайте ответа․ Сроки рассмотрения обычно составляют от 5 до 30 рабочих дней‚ в зависимости от объёма запроса и наличия платных услуг․

Примеры типовых заявлений

Заявление о выдаче архивной справки

Пример:

В Государственный архив Новосибирской области
Адрес: 630099‚ г․ Новосибирск‚ ул․ Красный проспект‚ 12

От: Иванов Сергей Петрович
 ул․ Ленина‚ д․ 45‚ кв․ 7‚ г․ Новосибирск‚ 630000
 тел․: +7 (383) -23‑45‑67
 e‑mail: ivanov․sp@example․com

Заявление

Прошу предоставить архивную справку о наличии и содержании документов‚
относящихся к организации «ТехноМаш» за 1990‑1995 гг․

Тема запроса: «Документы о производственной деятельности ТехноМаш‚
1990‑1995 годы‚ отдел кадров»․

Способ получения ответа: электронная почта․

Приложения:
☐ копия паспорта
☐ копия трудовой книжки

Подпись _______________________ Дата 

Заявление о выдаче копий архивных документов (тематический запрос)

См․ образец здесь (PDF‚ 214 Кб)․

Как подать заявление

• Лично․ Приходите в архивный отдел‚ предъявляете оригиналы документов и заявление․
• Почтой․ Отправляете оригинал заявления и копии документов (не менее 2‑х копий) заказным письмом с уведомлением о вручении․
• Электронно․ Сканируете заявление и приложенные документы в формате PDF‚ отправляете на официальную почту архива (указана на сайте)․ В теме письма указывайте «Заявление – ФИО – №»․

Сопроводительные документы

В зависимости от типа запроса могут потребоваться:

• Паспорт (при личном обращении);
• Нотариально заверенная доверенность (если запрос подаёт представитель);
• Копия трудовой книжки (для профессиональных запросов);
• Документы‚ подтверждающие право интереса (например‚ свидетельство о праве собственности‚ если запрашиваются документы о недвижимости)․

Сроки и стоимость

Согласно Временному положению о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе:

• Бесплатные услуги (выдача справок‚ выписок) – срок до 30 календарных дней․
• Платные услуги (копии‚ фотокопии‚ сканирование) – стоимость определяется тарифами Росархива и может варьироваться от 10 до 150 рублей за лист в зависимости от формата и сложности․
• Оплата производиться после получения расчётного листа‚ либо предоплатой (при срочном порядке)․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать цель запроса?

Да․ Указание цели (исследовательская‚ юридическая‚ семейная) помогает архиву быстрее определить нужные материалы и оформить ответ в нужной форме (справка‚ выписка‚ информационное письмо)․

Можно ли получить ответ по электронной почте?

Да‚ если в заявлении выбран соответствующий способ получения․ При этом архив может выслать сканированные копии или электронный документ в формате PDF․

Как проверить статус моего запроса?

Связаться с архивом можно по телефону‚ указанному на официальном сайте‚ либо написать на электронную почту с указанием номера вашего заявления․

Что делать‚ если архив отказал в выдаче?

В отказе должна быть указана причина (например‚ документ находится в закрытом фонде)․ Вы можете обжаловать решение в суде или подать повторный запрос с уточнением формулировок․

Правильное оформление заявления в государственный архив – залог быстрого и успешного получения нужных документов․ Следуйте рекомендациям‚ используйте проверенные шаблоны и не забывайте о сопроводительных документах․ При возникновении сомнений рекомендуется проконсультироваться с юристом‚ специализирующимся на архивном праве‚ или обратиться за помощью в отдел по работе с гражданами конкретного архива․

Дата актуализации: