Передача документов в архив — это обязательная процедура для любой организации, которая завершила дело по делам, истекли сроки хранения в рабочем архиве или произошла реорганизация предприятия․ Главным документом, фиксирующим этот процесс, является Акт приема-передачи документов на хранение․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить этот документ в 2026 году, какие формы использовать, какие реквизиты обязательны и как избежать частых ошибок․
Что такое акт приема-передачи документов и зачем он нужен?
Акт приема-передачи документов — это первичный учетный документ, который удостоверяет факт передачи архивных дел от одного лица (передающей стороны) к другому (принимающей стороне) и подтверждает их количество, состав и состояние․
Основные правовые основания:
- ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 16, 19, 20) — регулирует передачу документов в государственные и ведомственные архивы․
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» — определяет правила внутреннего документооборота и передачи в архив организации․
- ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Термины и определения»․
- ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст․ 9) — акт является основанием для списания дел из учета передающей стороны и принятия на учет принимающей․
Ситуации, требующие составления акта:
- Передача исполненных дел из рабочего архива в архив организации (внутренняя передача)․
- Передача документов на постоянное хранение в государственный архив (муниципальный, ведомственный)․
- Передача документов при реорганизации, ликвидации или смене учредителя организации․
- Передача документов воинского учета, кадровых дел к хранению в специализированные архивы․
- Временная выдача документов из архива (в этом случае составляется акт выдачи/возврата)․
Единая форма или свободная форма? Нюансы 2026 года
Важный момент: единой обязательной формы акта приема-передачи документов для всех организаций не существует (согласно ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ, организации имеют право разрабатывать свои формы первичных учетных документов самостоятельно)․
Исключение: При передаче документов в государственные архивы необходимо использовать формы, утвержденные приказами Росархива или территориальными органами архивного дела (часто это Приложение № 35 к Методическим рекомендациям или региональные бланки)․
Обязательные реквизиты (согласно ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ):
Независимо от формы, в акте обязательно должны быть:
- Наименование документа («Акт приема-передачи документов на хранение»)․
- Дата составления (день, месяц, год)․
- Место составления (населенный пункт)․
- Наименование организации (передающей и принимающей) или ФИО ИП/физических лиц․
- Содержание хозяйственной операции (перечень передаваемых дел: номера дел, заглавия, даты, количество листов/томов, сроки хранения)․
- Единицы измерения (штуки, тома, листы, байты для электронных документов)․
- Должности, подписи и расшифровки подписей лиц, составивших акт (комиссии), и лиц, передающих/принимающих документы․
- Печать организации (если она используется в документообороте, ст․ 6 ФЗ № 125-ФЗ)․
Структура типового акта: пошаговый разбор блоков
Ниже приведена рекомендуемая структура акта для внутренней передачи в архив организации (наиболее частый сценарий)․ Для передачи в госархив используйте бланк, предоставленный архивом-приемником․
Блок 1: Шапка документа
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
г․ Москва «10» июля 2026 г․
Блок 2: Сведения о сторонах (Комиссия)
Обычно акт подписывает комиссия (минимум 3 человека: председатель, секретарь, члены) и ответственные лица сторон․
Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: Иванов Иван Иванович, директор ООО «Ромашка»
Член комиссии: Петрова Мария Сергеевна, главный бухгалтер ООО «Ромашка»
Член комиссии (секретарь): Сидоров Алексей Викторович, архивариус ООО «Ромашка»
действующие на основании Приказа № 123-од от г․,
составили настоящий Акт о том, что:
Блок 3: Передающая сторона
ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567), в лице директора Иванова И․И․,
именуемое в дальнейшем «ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА»,
передало на хранение в архив организации:
Блок 4: Принимающая сторона
Архив ООО «Ромашка», в лице архивариуса Сидорова А․В․,
именуемый в дальнейшем «ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА»,
приняло на хранение следующие документы:
Блок 5: Табличная часть (Спецификация) — Самое важное
Рекомендуется оформить в виде таблицы․ Пример заполнения:
| № п/п | Индекс дела (по номенклатуре) | Заголовок дела (точно по номенклатуре) | Даты начала и окончания | Кол-во листов / томов | Срок хранения (год/до) | Категория ценности / Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01 | Приказы по основной деятельности | 2020-2022 | 250 л․ / 1 т․ | 50 лет (до 2072 г․) | Долгосрочные |
| 2 | 02-05 | Личные дела работников (увольнение 2021 г․) | 2021 | 15 дел / 3 т․ | 75 лет (до 2096 г․) | Долгосрочные, строгая отчетность |
| 3 | 03-10 | Входящая/исходящая корреспонденция 2022 г․ | 2022 | 500 л․ / 2 т․ | 5 лет (до 2027 г․) | Краткосрочные |
Блок 6: Состояние документов
Обязательное условие для госархивов, рекомендуется для внутреннего учета․
Документы переданы в надлежащем состоянии: переплеты целые, прошивки надежные,
нумерация листов сквозная, заглавия на корешках соответствуют номенклатуре․
Отсутствуют документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению․
Историческая справка к фонду (делам) приложена / не требуется․
Блок 7: Подписи и печать
Акт составлен в 3 (трех) экземплярах:
1 экз․ — Передающей стороне (в дело учета передачи),
2 экз․ — Принимающей стороне (в архив),
3 экз․ — В дело комиссии / для отчетности перед госархивом․
ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА: ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА:
____________ /Иванов И․И․/ ____________ /Сидоров А․В․/
М․П․ М․П․
Особенности передачи в Государственный архив (Приложение 35)
Если вы сдаете документы в государственный (муниципальный) архив, действуют строгие правила:
- Форма: Используется утвержденная Росархивом форма (часто Приложение 35 к типовым инструкциям или региональный бланк)․ Скачать актуальный бланк лучше на сайте конкретного госархива или в КонсультантПлюс/Гарант․
- Подготовка: Перед сдачей обязательно согласуйте номенклатуру дел с архивом․ Без согласованной номенклатуры архив не примет документы․
- Историческая справка: К акту почти всегда требуется приложить историческую справку об организации/фонде․
- Экземпляры: Обычно 2 экз․ (один остается в архиве, второй с отметкой о приеме возвращается в организацию)․
- Электронные документы: Если передаете электронные оригиналы, акт должен содержать сведения об электронных носителях, хэш-суммах, форматах файлов и ЭП (согласно Приказу Минкультуры/Росархива по электронным архивам)․
Акт приема-передачи в электронном виде (ЭДО)
В 2026 году большинство крупных организаций перешли на ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО)․
Как оформить акт в ЭДО:
- Используйте типовый XML-схему (например, Формализованный акт приема-передачи» или «Неформализованный документ»)․
- Обязательно используйте Квалифицированную электронную подпись (КЭП) уполномоченных лиц (директор, архивариус, члены комиссии)․
- В теле документа или во вложении (PDF/XML) должна быть табличная часть со спецификацией дел․
- Согласно ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ и ст․ 16 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи», такой акт имеет равную юридическую силу с бумажным․
Важно: Если передача идет в госархив, уточните у архива-приемника, принимают ли они акты через ЭДО/СМЭВ или требуют бумажный оригинал с «живой» печатью и подписью (часто для госархивов пока требуется бумага)․
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить/избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие номенклатуры дел или несоответствие заголовков номенклатуре | Архив не примет документы; проблемы при проверках Росахива/прокуратуры | Сверьте каждый заголовок с утвержденной номенклатурой до составления акта |
| Не указаны сроки хранения или указаны неверно | Риск преждевременного уничтожения или бесконечного хранения «мусора» | Используйте Типовые перечни сроков хранения (Приказ Минкультуры/Росархива) и акты экспертизы ценности |
| Подписал лицо без доверенности / не входящее в комиссию | Акт может быть признан недействительным в суде | Оформите приказ о комиссии и доверенности на подпись акта заранее |
| Нет пометки о состоянии документов (порванные корешки, потерянные листы) | Споры о порче документов уже в архиве | Обязательно фиксируйте дефекты в акте или в отдельном «Акте осмотра состояния» |
| Передача дел с истекшим сроком хранения без акта об уничтожении | Нарушение закона, засорение архива | Перед передачей проведите экспертизу и уничтожьте просроченные дела по акту |
| Потерян один из экземпляров акта | Невозможно подтвердить факт передачи/приема | Храните экземпляры в разных местах (учет передачи, архив, дело комиссии)․ В ЭДО — храните в системе |
Пример заполнения для специфических случаев
А․ Передача документов воинского учета
Требуется отдельный акт (часто по форме векомата/военкомата)․ В спецификацию вносятся: списки граждан, пребывающих в запасе, личные карточки учета, списки призывников․ Обязательно наличие представителя военкомата в комиссии․
Б․ Передача при ликвидации организации
Акт подписывает Ликвидационная комиссия (ликвидатор)․ Документы передаются в госархив по месту нахождения организации․ Обязательно приложение: Решение о ликвидации, выписка из ЕГРЮЛ о введении в реестр записи о ликвидации, Историческая справка․
В․ Передача электронных документов (ЭД) на хранение
В акте указываются: объем данных (Гб), количество файлов, форматы (PDF/A, XML, TIFF), наличие ЭП (валидность на момент передачи), хэш-суммы (SHA-256) для контроля целостности, описание структуры каталогов/базы данных․
Хранение самого акта
- Срок хранения акта: Постоянный (если передача в госархив) или 75 лет / до прекращения деятельности организации (внутренняя передача) — согласно номенклатуре дела управления архивом․
- Где хранить: Один экземпляр, в деле «Передача документов в архив» (индекс номенклатуры обычно 01-15 или 02-08), второй — в архиве (в описи или отдельном деле учета поступлений), третий — в деле комиссии․
Чек-лист перед подписанием акта (Скачайте и используйте)
- [ ] Утверждена номенклатура дел на текущий год?
- [ ] Проведена экспертиза ценности и сроков хранения?
- [ ] Уничтожены дела с истекшим сроком (есть акт уничтожения)?
- [ ] Дела надлежащим образом оформлены (переплет, корешки, нумерация листов)?
- [ ] Составлена историческая справка (для госархива)?
- [ ] Издан приказ о комиссии по приему-передаче?
- [ ] В акте указаны: дата, место, стороны, полная спецификация (индекс, заголовок, даты, кол-во, срок)?
- [ ] Указано состояние документов?
- [ ] Подписали все члены комиссии + передающая/принимающая стороны?
- [ ] Стоят печати (если используются)?
- [ ] Экземпляры разнесены по адресатам?
- [ ] Данные внесены в учетную систему архива (1С:Архив, АИС «Архив» и т․д․)?
Акт приема-передачи документов — это не просто формальность, а ключевой юридический документ, защищающий интересы и передающей, и принимающей сторон․ В 2026 году основные требования остаются неизменными: полнота реквизитов (ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ), соответствие номенклатуре, наличие комиссии и квалифицированных подписей․
Используйте приведенные выше структуру и чек-лист для подготовки качественного документа․ Для передачи в государственные архивы обязательно заранее согласовывайте форму акта и номенклатуру с архивом-приемником․ Переход на электронный документооборот значительно ускоряет процесс, но требует внимания к действительности КЭП и техническим требованиям архива․
Материал подготовлен на основе актуального законодательства (ФЗ-125, ФЗ-402, Приказ Росархива № 236, ГОСТ Р 7․0․100-2018) и судебной практики на ․