Обращение (запрос) в архив – это официальное письмо, в котором заявитель просит предоставить архивные сведения, справки, выписки или копии документов․ Правильно оформленный запрос повышает шансы получить нужную информацию быстро и без лишних уточнений․ В статье рассмотрены все этапы подготовки и подачи обращения, а также приведён готовый образец заявления․

Что такое запрос в архив?

Запрос (заявление) в архив – документ, направляемый в государственный или муниципальный архив с целью получения:

• архивных справок;
• выписок из архивных дел;
• копий оригинальных документов;
• информационных писем по определённой теме․

В России такие запросы регулируются Федеральным законом «Об архивном деле» и внутренними инструкциями конкретного архива (например, ГАРФ – Государственный архив Российской Федерации)․

Кому адресовать запрос?

В заявлении необходимо указать:

1. Полное название архива (например, Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ))․
2. Отдел, если известен (например, Отдел истории России);
3. ФИО руководителя или ответственного лица (можно уточнить на сайте архива в разделе «Контакты»)․

Если запрос отправляется по электронной почте, указывайте также адрес e‑mail получателя․

Подготовка к запросу: определяем цель и собираем сведения

Перед тем как писать запрос, выполните несколько подготовительных шагов:

• Определите цель обращения․ Что именно вам нужно: справка о событии, выписка из дела, копия документа?
• Сформулируйте точные параметры документа․ Дата, место, название дела, имя лица, номер дела (если известен)․
• Подготовьте подтверждающие документы․ При запросе о родственниках часто требуется нотариально заверенное подтверждение родства (свидетельство о рождении, браке, справка о наследстве)․
• Уточните форму получения результата․ Информационное письмо, архивная справка, выписка, электронный файл и т․д․

Обязательные реквизиты запроса

Согласно рекомендациям ГАРФ, в запросе должны присутствовать следующие сведения:

1. Шапка заявления – название архива, адрес, дата․
2. Данные заявителя:
   • ФИО полностью;
   • Дата рождения;
   • Гражданство;
   • Контактный телефон;
   • Электронная почта;
   • Почтовый адрес (для получения оригиналов)․
3. Основание обращения – ссылка на закон (например, ст․ 13 ФЗ «Об архивном деле»)․
4. Текст запроса – чётко сформулированная просьба (что именно требуется)․
5. Обоснование необходимости – для чего вам нужны эти сведения (научные исследования, генеалогия, судебные разбирательства и т․п․)․
6. Перечень прилагаемых документов (копии удостоверений личности, нотариальные подтверждения родства и др․)․
7. Подпись заявителя и, при необходимости, печать (если запрос подаётся от организации)․

Пошаговый алгоритм составления обращения

1. Соберите контактные данные архива․ На сайте архива найдите почтовый адрес, электронную почту и форму онлайн‑запроса․
2. Определите цель и параметры документа․ Запишите всё, что знаете о документе (дату, место, номер дела)․
3. Подготовьте подтверждающие документы․ Если запрос касается личных данных (семейные архивы), подготовьте нотариально заверенное подтверждение родства․
4. Составьте текст запроса․ Используйте шаблон ниже – он уже содержит все обязательные реквизиты․
5. Выберите способ подачи․ Возможные варианты:
   • Почтовое отправление (обычное письмо)․
   • Электронное письмо (скан заявления + копии документов)․
   • Через портал Госуслуги (требуется авторизация)․
   • Лично в МФЦ (услуга бесплатна)․
6. Отправьте запрос и сохраните подтверждение․ При отправке по почте – сохраняйте копию и трек‑номер; при электронном – сохраняйте отправленное письмо․
7. Ожидайте ответа․ По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней (может быть продлено до 60 дней в случае необходимости уточнений)․

Образец заявления (PDF/Word можно скачать в конце статьи)

В [Наименование архива]
[Полный адрес архива]

От: _______________________________
(ФИО полностью)
Дата рождения: ___________________
Гражданство: _____________________
Адрес проживания: __________________
Телефон: _________________________
E‑mail: __________________________

Заявление

Я, _______________________________ (ФИО), прошу предоставить мне:
[ ] архивную справку
[ ] архивную выписку
[ ] копию (копии) оригинального документа
[ ] информационное письмо

Тема запроса: _________________________________________________
(кратко указать, что именно требуется)

Параметры искомого документа:
- Наименование дела/коллекции: _______________________________
- Номер дела (если известен): _______________________________
- Дата (примерный период): _________________________________
- Место (город, район, учреждение): ___________________________

Цель получения информации:
(научные исследования, написание семейной истории, подготовка к суду и т․п․)


Документы, подтверждающие право на доступ:
- Копия паспорта (страница с фото)
- Нотариально заверенное подтверждение родства (если запрос о предках)
- Иные документы: ____________________________________________

Форма получения результата:
[ ] На электронную почту (PDF)
[ ] По почте (бумажный вариант)
[ ] Лично в архиве

Подпись заявителя: ______________________ Дата: «__» _______ 2026 г․
Приложения:
Копия паспорта
Нотариально заверенное подтверждение родства
Другие документы (при необходимости)

Скачать готовый шаблон в формате DOCX и PDF․

Как отправить запрос

• Почтовая отправка – отправьте оригинал заявления и копии документов заказным письмом с уведомлением о вручении․
• Электронная почта – прикрепите скан заявления (PDF) и сканы всех подтверждающих документов․ В теме письма укажите «Запрос в архив – ФИО заявителя»․
• Портал Госуслуги – в личном кабинете выберите услугу «Запрос в архив», заполните онлайн‑форму и загрузите сканы․
• МФЦ – подайте заявление через специалиста, предоставив оригиналы документов․

Сроки рассмотрения и получение результата

Согласно ФЗ «Об архивном деле», архив обязан:

• Принять запрос в течение 5 рабочих дней с момента получения․
• Рассмотреть запрос и выдать ответ в течение 30 дней․ При необходимости уточнения срок может быть продлён до 60 дней, о чём заявитель будет уведомлён․
• Если запрос отклонён, архив обязан указать причины отказа (например, отсутствие документов, отсутствие прав доступа)․

Что делать, если запрос отклонён или ответ не получен?

1. Получите официальное письмо‑отказ с указанием причин․
2. Уточните, какие дополнительные документы или уточнения требуются․
3. Подайте исправленный запрос․
4. При отсутствии ответа в установленный срок – направьте письмо‑напоминание с указанием номера вашего первоначального обращения․
5. В случае необоснованного отказа можно обратиться в управление делами архивов или в суд․

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт ГАРФ – контакты, формы заявлений, новости․
• Портал Госуслуги – электронные запросы в архивы․
• Министерство юстиции РФ – нормативные акты по архивному делу․
• Образцы заявлений (DOCX, PDF) – ссылки в разделе «Образцы заявлений» выше․

Краткий чек‑лист перед отправкой запроса

1. Определена цель и параметры искомого документа․
2. Собраны все подтверждающие документы (паспорт, нотариальное подтверждение родства и др․)․
3. Заполнен шаблон заявления без пропусков․
4. Выбран способ подачи (почта, e‑mail, Госуслуги, МФЦ)․
5. Сохранены копии всех отправленных материалов и подтверждения отправки․

Следуя этим рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужные архивные сведения․