Государственное казенное учреждение Астраханской области «Государственный архив Астраханской области» (ГКУ АО «ГААО») является главным хранилищем документов региона. Ежегодно тысячи обращений поступают от граждан, ищущих сведения о предках, подтверждающих трудовой стаж, а также от исследователей. В этой статье подробно разберем, как правильно составить и подать заявление, какие существуют способы обращения и какие нюансы учитывать для получения быстрого результата;

Контактная информация и реквизиты

Перед подачей заявления убедитесь в актуальности контактов (данные актуальны на 2026 год):

• Полное наименование: Государственное казенное учреждение Астраханской области «Государственный архив Астраханской области»
• Почтовый адрес: 414040, Астраханская область, г. Астрахань, ул. Академика Королёва, д. 39А
• Телефон приемной / справки: +7 (8512) -6-62-40
• Дополнительные телефоны: +7 (8512) -5-14-12 (факс/справка), ###-###-####, ###-###-####
• Официальный сайт: gaao.astrobl.ru
• Электронная почта: astrahanarhive@yandex.ru
• Портал «Архивы России»: archives.gov.ru (раздел «Обращения граждан»)

Важно: Здание архива оборудовано пандусом, имеет доступный вход для маломобильных групп граждан и кнопку вызова персонала (по данным 2ГИС).

Основные виды заявлений (обращений)

Тип заявления определяет состав документов, сроки исполнения и стоимость услуг. Выделяют три основные категории:

А. Генеалогические запросы

Самый популярный вид. Гражданин запрашивает сведения о родственниках (рождение, брак, смерть, место жительства, социальное положение).

• Пример: «Прошу произвести поиск сведений о моем деде Митрике Якиме, который в годы войны находился в трудовых лагерях Астраханской области и там умер».
• Особенность: Поиск ведется по метрическим книгам (до 1917 г.), записям актов гражданского состояния (ЗАГС, после 1917 г.), ревизским сказкам, confesionalным росписям и фондам предприятий/учреждений.

Б. Социально-правовые (правовые) запросы

Необходимы для подтверждения стажа, назначения пенсии, получения льгот, восстановления утерянных документов об образовании, присвоении званий.

• Основание: Статья 22 ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Сроки: Исполняются в приоритетном порядке (обычно до 30 дней).
• Платно/Бесплатно: Для пенсионеров, ветеранов, инвалидов — бесплатно (в установленном законом объеме), для остальных — по тарифам.

В. Научно-тематические и производственные запросы

Направляются организациями или физическими лицами для написания книг, статей, диссертаций, съемки фильмов. Требуют заключения договора на платное оказание услуг.

Способы подачи заявления

Архив предоставляет несколько каналов обращения. Выберите удобный для вас:

Личный визит в читальный зал

1. Придите по адресу: ул. Академика Королёва, 39А.
2. Заполните заявление по установленному образцу (бланки выдаются на месте или скачиваются с сайта).
3. Предъявите паспорт (для социально-правовых запросов — оригиналы документов, подтверждающих льготы).
4. Оплатите услуги (если платные) через кассу или терминал в холле / по квитанции в банке.
5. Получите талон с номером регистрации обращения.

Режим работы читального зала: уточняйте по телефону 8 (8512) -6-62-40 или на сайте, так как график может менятся (обычно Пн-Пт, с перерывом на обед, суббота — по расписанию).

Почтовое отправление (Почта России)

• Направьте заказное письмо с вложением (инвентаризацией) на адрес: 414040, г. Астрахань, ул. Академика Королёва, д. 39А.
• В конверте должно быть: заявление (2 экз.), копия паспорта, документы-основания (свидетельства о рождении/браке для родословной), квитанция об оплате (если требуется), конверт с обратным адресом и марками для ответа.

Электронная подача (самый быстрый способ)

• Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ): Раздел «Культура и отдых» → «Получение архивной информации». Позволяет отслеживать статус и получать ответ в личном кабинете.
• Через сайт архива (gaao.astrobl.ru): Раздел «Обращения граждан» / «Электронная приемная».
• На электронную почту: astrahanarhive@yandex.ru (сканы заявления и документов в PDF/JPG). В теме письма укажите: «Заявление на архивную справку, ФИО».
• Через портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Единая форма для всех архивов страны.

Почтовый ящик у входа в здание

Как указано в справочной информации, у входа в здание архива (ул. Академика Королёва, 39А) установлен специальный почтовый ящик. Вы можете распечатать заполненное заявление, приложить копии документов и бросить их в ящик в любое удобное время (круглосуточно), не заходя в здание. Это удобно, если вы находитесь в Астрахани, но не можете прийти в часы работы читального зала.

Как правильно составить заявление: Образец и обязательные реквизиты

Свободной формы бланка не существует, но согласно Административному регламенту, заявление должно содержать:

Советы по заполнению:

• Точность дат: Если точной даты нет, указывайте интервал (например, «1910–1915 гг.»). Слишком широкие интервалы («все 19 век») могут привести к отказу в приеме из-за трудоемкости.
• Цепочка родства: Для генеалогических запросов обязательно приложите копии документов, связывающих вас с искомым лицом (ваше свидетельство о рождении -> свидетельство о рождении родителя -> свидетельство о рождении деда). Без этого архив может отказать в предоставлении сведений о третьих лицах (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле»).
• Фонды: Если вы знаете фонд/опис/дело (например, из описей на сайте или форуме ВГД), укажите их — это ускорит поиск в разы.

Сроки исполнения и стоимость услуг (2026 год)

Ориентировочные тарифы на платные услуги (уточняйте на сайте gaao.astrobl.ru):

• Поиск сведений за 1 год (метрические книги, ЗАГС): ~300–500 руб.
• Выдача архивной справки (на бланке с печатью): ~200–400 руб.
• Копирование документов (1 стр. А4/А3): ~30–50 руб. (скан/ксерокс).
• Заверение копии печатью архива: ~100–150 руб. за документ.
• Сложные генеалогические поиски (по неструктурированным фондам, ревизским сказкам): по договору, стоимость выше.

Льготные категории (бесплатно в установленном объеме): пенсионеры по возрасту, инвалиды I и II групп, ветераны труда, участники ВОВ, ликвидаторы Чернобыля и др. (по предъявлению удостоверения).

Особенности фондов ГААО: где искать?

Понимание структуры фондов поможет сформулировать запрос точнее. Основные массивы документов:

• Дореволюционный период (до 1917 г.): Фонды Астраханской губернской администрации, уездных управлений, духовного правления (метрические книги), полиции, судов, купческих и мещанских управлений. Ревизские сказки (Ф. 350, 699 и др.) — ключевой источник для XVIII–XIX вв.
• Советский период (1917–1991): Фонды обкома/крайкома партии, облисполкома, райисполкомов, предприятий (рыбопромыслы, судостроение, нефть), коллективных и совхозов, ЗАГСов (после 1920 г.).
• Государственный архив современной документации (ГАСД АО): Отдельное структурное подразделение (часто в том же здании или по соседству). Хранит документы органов власти 1991 гг. – наше время, некоммерческих организаций, СМИ. Если ищете справку о работе на заводе в 2000-х — обращайтесь туда.
• Фонды «Трудовые лагеря / ГУЛАГ»: В Астраханской области находились лагеря (например, Астраханский ИТЛ, лагеря рыбопромыслов). Документы могут быть в фондах НКВД/МВД (часто в Централизованном архиве МВД России в Москве или в ГААО, если это местные подразделения). В заявлении уточните: «Прошу проверить фонды НКВД Астраханской области / Управления лагерей».

Частые ошибки и причины отказа

1. Отсутствие доказательства родства. Запросили сведения о деде, не приложив свои и родительские свидетельства о рождении. Архив обязан защищать персональные данные (150-FZ).
2. Слишком неопределенный запрос. «Найдите всех Ивановых в Астрахани». Архив не выполняет научную работу за читателя — нужен конкретный объект поиска.
3. Неоплаченная пошлина. Для платных категорий — отсутствие квитанции останавливает сроки.
4. Обращение не в тот архив. Документы ЗАГС за последние 75 лет (рождение), 50 лет (брак/смерть) хранятся в территориальных органах ЗАГС, а не в ГААО. Архив принимает их на хранение только после истечения сроков.
5. Военно-учетные документы. Личные дела офицеров, призывники, в Центральном архиве Министерства обороны (ЦАМО, Подольск) или Военно-мемориальном центре (сайт pamyat-naroda.ru, podvignaroda.ru). В ГААО могут быть только списки призывников райвоенкоматов (фонды райисполкомов).

Полезные ресурсы для предварительного поиска

Перед подачей платного заявления проверьте открытые базы — возможно, информация уже в сети:

• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Единый реестр фондов, онлайн-обращения.
• Сайт ГААО (gaao.astrobl.ru): Раздел «Фонды» / «Описи» / «Цифровой архив» (сканированные метрические книги, ревизские сказки).
• Форум ВГД (Всея генералогическое дерево) — раздел «Астраханская область»: Огромный опыт исследователей, расшифровки описей, контакты частных архивистов.
• FamilySearch / MyHeritage / Ancestry: Многие метрические книги Астраханской губернии оцифрованы и индексированы монами.
• Проект «Наши Предки» (nashi-predki.ru): Описи фондов ГААО с указанием дел;
• «Память Народа» / «Подвиг Народа»: Если предок воевал — ищите там награждения и карточки потерь.

Пошаговый алгоритм действий (Чек-лист)

1. Соберите входные данные: ФИО, даты (± годы), места, родственников.
2. Проверьте открытые базы (п. — сэкономите время и деньги.
3. Определите тип запроса: Социально-правовой (бесплатно/быстро) или Генеалогический (платно/долго).
4. Подготовьте пакет документов: Заявление + копия паспорта + цепочка родства (для генеалогии) + квитанция (если нужно) + конверт с марками.
5. Выберите способ подачи:
   • Госуслуги / Email / Сайт — быстро, удобно, есть трекинг.
   • Почта / Ящик у входа — если нет интернета или нужны оригиналы заверенных копий.
   • Лично — можно проконсультироваться с архивистом в зале, посмотреть описи.
6. Отправьте и сохраните номер регистрации (придет по СМС/Email или на талоне).
7. Ожидайте ответа (до 30 дней + возможное продление). При задержке — звоните в приемную 8 (8512) -6-62-40 по номеру регистрации.

Подача заявления в Государственный архив Астраханской области — процедура стандартная, но требующая внимательности к деталям: доказательства родственных связей для генеалогии и правильного выбора типа обращения для социальных вопросов. Использование электронных сервисов (Госуслуги, сайт архива, email) значительно ускоряет процесс регистрации и получения ответа. Если вы находитесь в Астрахани, возможность сбросить документы в почтовый ящик у входа (ул. Академика Королёва, 39А) дает гибкость во времени.

Помните, что архивисты — ваши союзники. Четко сформулированный запрос с приложением всех известных вам данных (даже слухов о месте работы или службе) многократно повышает шанс на успешный поиск. Удачи в восстановлении истории вашей семьи!

Данная статья носит информационный характер. Тарифы, реквизиты и регламенты могут меняться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте gaao.astrobl.ru или по телефону +7 (8512) -6-62-40 перед подачей документов.