Дата актуализации: 08:17:53

Содержание

1. Что такое заявление‑запрос в архив?
2. Правовая основа обращения
3. Какие формы заявлений существуют?
4. Как правильно заполнять бланк?
5. Образцы заявлений (PDF/DOC)
6. Куда и как подавать запрос
7. Сроки рассмотрения и получение документов
8. Полезные рекомендации

Что такое заявление‑запрос в архив?

Заявление‑запрос – это официальное обращение гражданина, юридического лица или организации к государственному (муниципальному) архиву с целью получения:

• архивной справки;
• архивной выписки;
• копий архивных документов;
• информационного документа по конкретной теме․

Запрос может быть как тематическим (по определённому вопросу), так и общим (для получения всех материалов по делу)․

Правовая основа обращения

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архивы РФ:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивах в Российской Федерации» (2020 г․, с изменениями);
• Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении формы заявления о предоставлении архивных документов»;
• Региональные нормативные акты (например, Региональный регламент архивов Ленинградской области 2025 г․)․

Согласно этим документам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения, если иное не установлено законом․

Какие формы заявлений существуют?

В зависимости от типа запрашиваемого документа и статуса заявителя различаются следующие формы:

Важно: Унифицированного бланка для всех архивов РФ нет – каждый архив может предлагать собственный шаблон, однако все они содержат одинаковый набор обязательных полей․

Как правильно заполнять бланк?

Ниже – пошаговая инструкция, применимая к большинству региональных форм․

1. Шапка заявления
   • Наименование архива (полное официальное название)․
   • Адрес, телефон, e‑mail (при наличии)․
2. Сведения о заявителе
   • ФИО (полностью, печатными буквами)․
   • Дата рождения (для физических лиц)․
   • ИНН/ОГРН (для юридических лиц)․
   • Контактный телефон и адрес электронной почты․
   • Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) – обязательны при запросе личных данных․
3. Содержание запроса
   • Точное название документа (если известно) или описание темы․
   • Период, к которому относится запрос (например, 1917‑1925 гг․)․
   • Номер дела, реестра, если известен․
   • Цель получения (например, «для оформления наследства», «для научного исследования»)․
4. Требуемый формат предоставления
   • Копия в бумажном виде, скан‑копия, электронный файл (PDF, DOCX)․
   • Нужна ли заверенная копия (нотариальное удостоверение)․
5. Оплата услуг
   • Укажите, согласны ли вы оплатить услуги по копированию/переплёту․
   • При необходимости приложите расчётный лист․
6. Подпись и дата
   • Подпишите заявление печатными буквами․
   • Укажите дату подачи․

Совет: Заполняйте бланк печатными (не курсивными) буквами, без исправлений․ При необходимости используйте корректирующую жидкость только в крайних случаях․

Образцы заявлений (PDF/DOC)

Ниже представлены ссылки на готовые образцы, которые можно скачать и распечатать:

• Образец заявления для получения архивной справки (PDF, 214 КБ)
• Образец тематического запроса в государственный архив (DOCX, 35 КБ)
• Бланк запроса в государственный архив 2025 года (DOC, 45 КБ)
• Электронный шаблон запроса (Google‑форма)

Куда и как подавать запрос

Сроки рассмотрения и получение документов

Согласно статье 12 Федерального закона №125‑ФЗ:

• Стандартный срок рассмотрения – 30 календарных дней с момента получения полного и корректно оформленного запроса․
• Если запрос требует привлечения специалистов (например, перевод с древних языков), срок может быть продлён до 60 дней․
• При невозможности предоставить запрашиваемый документ архив обязан выслать письменный отказ с указанием причин․

После одобрения запроса вы получаете:

• Справку/выписку в бумажном виде (по желанию – в заверенной копии)․
• Электронные копии (PDF) на указанный e‑mail․
• Квитанцию об оплате (если услуги платные)․

Полезные рекомендации

1. Подготовьте документы заранее․ Копии паспорта, ИНН, доверенность (для представителей) часто требуются․
2. Тщательно формулируйте запрос․ Чем точнее указаны реквизиты (номер дела, период, название документа), тем быстрее архив сможет найти материал․
3. Проверьте наличие онлайн‑каталогов․ На сайтах большинства региональных архивов есть поисковые системы, где можно предварительно убедиться в наличии нужных материалов․
4. Учитывайте плату за услуги․ Стоимость копирования, сканирования, заверения может варьироваться от 30 до 300 рублей за лист․
5. Сохраняйте подтверждения․ Квитанцию о приёме письма, электронный журнал отправки, скриншоты формы – они пригодятся в случае спора о сроках․
6. Если запрос отклонён, подайте апелляцию․ В течение 10 дней с даты получения отказа можно обратиться в вышестоящий архивный орган․

<table border="1" cellpadding="5">
 <tr><th colspan="2">Заявление‑запрос в государственный архив</th></tr>
 <tr><td>Наименование архива:</td><td>Государственный архив Новосибирской области</td></tr>
 <tr><td>Адрес:</td><td>ул․ Красный проспект, 45, г․ Новосибирск, 630099</td></tr>
 <tr><td>ФИО заявителя:</td><td>Иванов Иван Иванович</td></tr>
 <tr><td>Дата рождения:</td><td></td></tr>
 <tr><td>Паспорт (серия, номер):</td><td>45 12 123456</td></tr>
 <tr><td>Контактный телефон:</td><td>+7 (913) -55‑33‑22</td></tr>
 <tr><td>Электронная почта:</td><td>ivanov@example․com</td></tr>
 <tr><td>Содержание запроса:</td><td>Запрос копий актов о присвоении земельных участков в г․ Новосибирске за 1990‑1995 гг․ (дело № 12‑45/1990);</td></tr>
 <tr><td>Формат предоставления:</td><td>Скан‑копии в PDF, заверенные подписью архивного специалиста․</td></tr>
 <tr><td>Оплата услуг:</td><td>Согласен(а) оплатить согласно тарифу 150 руб․/лист․</td></tr>
 <tr><td colspan="2" align="right">Дата: </td></tr>
 <tr><td colspan="2" align="right">Подпись: _____________</td></tr>
</table>

Скопируйте код в любой текстовый редактор, замените данные на свои и распечатайте․

Оформление заявления‑запроса в архив – достаточно простой процесс, если соблюдать правила заполнения и знать, какие документы необходимо приложить․ Правильный запрос ускорит поиск нужных материалов, сократит время ожидания и избавит от лишних расходов․

Помните: каждый архив может иметь небольшие отличия в форме и порядке подачи, поэтому перед отправкой рекомендуется уточнить детали на официальном сайте конкретного архива․

Автор статьи: ChatGPT (модель GPT‑4o), 2026 г․