Обращение в архив – это официальный запрос, который должен соответствовать установленным нормам делопроизводства. Ниже представлен пошаговый алгоритм составления такого письма, а также рекомендации по оформлению и типичные ошибки, которых следует избегать.

Подготовка перед написанием

• Уточните цель запроса. Чётко сформулировать, какие документы или сведения вам необходимы (например, метрические книги, дела о службе, фотоматериалы и т.д.).
• Соберите необходимые реквизиты. Узнайте точное название архива, его адрес, индекс, а также ФИО и должность ответственного сотрудника (если известны).
• Проверьте доступность материалов. Некоторые фонды могут быть закрыты или требовать особого разрешения – уточните это заранее на сайте архива или по телефону.

Структура письма‑просьбы

Официальное письмо состоит из следующих блоков:

1. Шапка (реквизиты отправителя). Указываются ваши ФИО, должность (если есть), организация, почтовый адрес, телефон и e‑mail.
2. Дата и место составления. Например: «г. Москва, 07 октября 2026 г.»
3. Адресат. Название архива, его полный почтовый адрес, индекс.
4. Заголовок. Кратко отражает суть запроса, например: «Запрос о предоставлении копий метрических книг за 1910‑1915 гг.»
5. Текст обращения. Делится на вводную часть, основную просьбу и заключение.
6. Подпись. ФИО отправителя, должность, подпись и расшифровка.
7. Приложения. Перечень документов, которые вы прилагаете (копия паспорта, доверенность, платёжное поручение и т.д.).

Пример заполнения каждого блока

Шапка отправителя

Иванов Иван Иванович
Инженер‑исследователь
НИИ истории науки
ул. Ломоносова, д. 12, кв. 45
Москва, 123456
тел.: +7 (495) -23‑45‑67
e‑mail: i.ivanov@nii.ru

Дата и место

г. Москва, 07 октября 2026 г.

Адресат

Государственный архив Российской Федерации
Отдел комплектования и хранения документов
ул. Архивная, д. 5
Москва, 101000

Заголовок

Запрос о предоставлении копий метрических книг за 1910‑1915 гг. по приходу рождения в г. Смоленск

Текст обращения

Уважаемые сотрудники!

Прошу вас предоставить мне копии следующих документов, хранящихся в вашем фонде:

• Метрические книги прихода рождения за 1910‑1915 гг., фонд № 123, опись 4, дело 56;
• Списки прихожан за тот же период, если они имеются в отдельном деле.

Документы необходимы мне для проведения научного исследования по истории демографии Смоленской области в начале XX в. Результаты работы планируется опубликовать в рецензируемом журнале «История и общество».

Готов оплатить все услуги по копированию и отправке материалов в соответствии с действующим тарифом архива. Прошу сообщить реквизиты для оплаты и сроки выполнения запроса.

С уважением,

Подпись

Иванов Иван Иванович
Инженер‑исследователь
НИИ истории науки
Подпись _____________

Приложения

• Копия паспорта (стр. 2‑3);
• Доверенность на получение документов (если запрос подаётся от имени организации);
• Квитанция об оплате государственной пошлины (если требуется).

Требования к оформлению

• Шрифт – Times New Roman, размер 12 pt, межстрочный интервал 1,5.
• Поля: левое – 30 мм, правое – 15 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.
• Абзацный отступ – 1,25 см (или пять пробелов);
• Нумерация страниц – в нижнем правом углу, начиная со второй страницы (первая – титульный лист не нумеруется);
• Все реквизиты выравниваются по левому краю, кроме даты и места – они располагаются по правому краю.
• Подпись ставится собственноручно при отправке бумажного варианта; при электронной отправке достаточно scanned‑подписи или ФИО в печатном виде.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неопределённая формулировка просьбы. Всегда указывайте конкретные номера дел, фондов, описей и годы.
2. Отсутствие реквизитов получателя. Проверьте актуальный адрес архива на его официальном сайте.
3. Неправильный формат даты. В официальной переписке используют вид «07 октября 2026 г.»
4. Отсутствие ссылки на платёж или невозможность оплаты. Уточните заранее, требуется ли оплата, и приложите платёжное поручение или квитанцию.
5. Нарушение правил конфиденциальности. Не запрашивайте документы, доступ к которым ограничен без специального разрешения.

Полезные ссылки и ресурсы (актуально на 21:48:15)

• Официальный портал «Архивы России» – archives.gov.ru (раздел «Образцы заявлений»).
• Методические рекомендации по составлению запросов в государственные архивы (Приказ Минкультуры РФ № 215 от ).
• Электронный кабинет заявителя на сайте конкретного архива (например, ГАРФ – garf.ru).

Следуя данной инструкции, вы значительно повысите шансы на быстрое и положительное рассмотрение вашего запроса. Удачной работы в архивах!