Запрос о предоставлении информации из архива – это официальный документ, которым гражданин, организация или исследователь обращается к архивному учреждению с просьбой предоставить копии документов, сведения из дел или доступ к материалам. Правильно оформленный запрос существенно ускоряет процесс рассмотрения и повышает шансы на получение нужной информации.

Основные элементы запроса

Независимо от типа архива (государственный, муниципальный, корпоративный, церковный и т.д.) запрос должен содержать следующие обязательные блоки:

• Шапка документа – реквизиты заявителя (ФИО, должность, организация, адрес, контактный телефон, e‑mail).
• Адресат – полное наименование архивного учреждения, его юридический адрес и, при необходимости, имя ответственного сотрудника.
• Наименование документа – «Запрос о предоставлении информации» (или «Запрос о выдаче копий архивных документов»).
• Суть запроса – чёткое описание того, какие именно сведения или документы требуются (название дела, номер inventory, даты, фамилии лиц, тема исследования и т.п.).
• Цель получения информации – почему нужна информация (научная работа, genealogical search, судебное разбирательство, оформление наследства и др.).
• Форма предоставления – запрос на выдачу копий (бумажных или электронных), просмотр в читальном зале, выписка из дела и т.д.
• Ссылка на нормативную базу – указание на Федеральный закон «О архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) и/или локальные нормативные акты архива.
• Подпись и дата – собственноручная подпись заявителя (или электронная подпись) и дата составления запроса.

Примеры оформления запросов

Ниже представлены типовые шаблоны, которые можно адаптировать под конкретную ситуацию.

Пример 1. Запрос на выдачу копий метрических книг (церковный архив)

Иванов Иван Иванович
ул. Ленина, д. 10, кв. 45
г. Москва, 123456
тел.: +7 (495) -23‑45‑67
e‑mail: ivanov@example.com

Начальнику Центрального государственного исторического архива г. Москвы
ул. Архивная, д. 5

г. Москва, 101000

Запрос о предоставлении информации
Прошу предоставить мне копии следующих записей из метрических книг прихода Свято‑Николаевского собора (г. Москва) за период с 1880 по 1890 гг.:

Записи о рождении детей Ivanov Ivan (1882‑1885);
Записи о браке Ivanov Ivan и Petrova Maria (1887);
Записи о смерти Ivanov Ivan (1892).

Информация необходима для составления родословной моей семьи в рамках личного genealogical исследования. Предпочитаю получить копии в электронном виде (PDF) на указанный e‑mail адрес. В случае невозможности электронной выдачи готов принять бумажные копии в читальном зале архива.

Ссылка на нормативную основу: Федеральный закон «О архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ от г.

Иванов И.И. 

Пример 2; Запрос на предоставление справки из дела о государственной награде (государственный архив)

Петрова Анна Сергеевна
пр. Победы, д. 22, кв. 12
г. Санкт‑Петербург, 190000
тел.: +7 (812) -87‑65‑43
e‑mail: petrova@example.com
Директору Государственного архива Санкт‑Петербурга
ул. Архивная, д. 10
г. Санкт‑Петербург, 191015

Запрос о предоставлении информации

Прошу выдать мне справку о наличии в деле № 12‑345/1943 (личное дело żołnierда Petrova Sergei Ivanовича) сведений о награждении орденом Отечественной войны I степени (дата награждения – ). 

Сведения необходимы для оформления посмертного награждения родственника в рамках программы «Память поколений». Требуется заверенная копия соответствующего листа дела и выписка из приказа о награждении. Желаю получить документы в бумажном виде с заверением печати архива.

Ссылка на нормативную основу: Федеральный закон «О архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ, ст. 19 (право на получение информации).

Петрова А.С. 

Пример 3. Запрос на просмотр документов в читальном зале (корпоративный архив)

Сидорова Мария Владимировна
Отдел маркетинга, ООО «ТехноПлюс»
ул. Инновационная, д. 7
г. Новосибирск, 630000
тел.: +7 (383) -55‑22‑11
e‑mail: sidorova@technoplus.ru

Руководителю корпоративного архива ООО «ТехноПлюс»
ул. Архивная, д. 3
г. Новосибирск, 630009

Запрос о предоставлении информации

Прошу обеспечить мне доступ к следующим документам за период 2018‑2022 гг.:
Внутренние приказы о запуске рекламных кампаний (номера приказа 2018‑015, 2019‑032, 2020‑011, 2021‑045, 2022‑020);
Отчёты по эффективности рекламных каналов (Google Ads, Yandex.Direct, VK) за указанные годы;
Презентации стратегических сессий маркетингового департамента (файлы в формате PPTX).

Цель просмотра – подготовка аналитического обзора эффективности маркетинговой деятельности для внутреннего использования. Планирую делать выписки и фотокопии на месте (с разрешения архивариуса). 

Ссылка на внутренний регламент: Положение о корпоративном архиве ООО «ТехноПлюс» (утв. приказом № 2017‑08 от ).

Сидорова М.В. 

Рекомендации по составлению эффективного запроса

1. Будьте конкретны. Указывайте точные номера дел, даты, имена и фамилии. Чем меньше неопределённости, тем быстрее архивариус сможет найти нужный материал.
2. Указывайте цель. Понимание, зачем нужна информация, помогает архиву определить уровень конфиденциальности и возможные ограничения.
3. Соблюдайте форму. Используйте официально‑деловой стиль, избегайте разговорных выражений и эмоциональных оценок.
4. Проверяйте реквизиты. Убедитесь, что адрес архива и название учреждения актуальны (иногда архивы переименовываются или переезжают).
5. Прилагайте подтверждающие документы (если требуется): копию паспорта, доверенность, справку о месте работы или учёбы.
6. Указывайте предпочтительный формат получения (бумажная копия, электронный файл, просмотр в читальном зале). Это сократит время на уточнение деталей.
7. Ссылайтесь на законодательство. Указание на соответствующие законы и внутренние нормативные акты демонстрирует вашу осведомлённость и повышает серьёзность запроса.
8. Сохраняйте копию отправленного запроса (email с подтверждением получения, почтовое отправление с описью вложения). Это пригодится в случае споров или необходимости повторного обращения.

Что делать, если запрос отклонён?

Отказ может быть мотивирован следующими причинами:

• Конфиденциальность данных (например, персональные сведения, ограниченные по закону).
• Отсутствие запрашиваемого дела в фондах архива (ошибка в номере или дате).
• Нарушение формы заявления (отсутствие обязательных реквизитов).
• Превышение объёма запрашиваемой информации (например, запрос на выдачу всего фонда).

В случае отказа:

1. Требуйте письменное объяснение причин отказа (архив обязан предоставить мотивированный ответ).
2. Проверьте правильность указания реквизитов и, при необходимости, уточните детали у сотрудников архива.
3. Если отказ связан с конфиденциальностью, уточните возможность получения анонимизированных данных или отдельных неконфиденциальных фрагментов.
4. При необоснованном refusе вы можете подать жалобу в вышестоящую организацию (например, в управление по делам архивов региона) или обратиться в суд в соответствии с административным законодательством.

Хорошо составленный запрос – это ключ к успешной работе с архивными материалами. Следуя представленным выше образцам и рекомендациям, вы сможете минимизировать время ожидания ответа и получить нужную информацию в полном объёме и требуемом формате. Помните, что вежливость, точность и знание нормативной базы – ваши главные союзники в взаимодействии с архивными учреждениями.