Грамотное ведение кадрового архива — это не только требование законодательства, но и гарантия защиты прав как работника, так и работодателя․ Центральным элементом передачи дел в архив является опись, документ, который служит одновременно инструментом поиска, юридическим подтверждением передачи и основой для установления сроков хранения․ В этой статье подробно разберем, как правильно составлять описи трудовых договоров в 2024–2026 годах, опираясь на актуальные нормативные акты (ФЗ-125, Приказ Росархива № 2364, Приказ Минтруда № 761н и др․)․
Нормативная база: на что опираться в 2026 году
Перед началом работы необходимо иметь под рукой актуальные версии документов․ Ключевые из них:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 14, 16, 22) — базовые требования к формированию фондов и сдаче в архив․
- Приказ Росархива от № 2364 «Об утверждении Типовых перечней составов и сроков хранения документов․․․» — основной документ, определяющий сроки хранения трудовых договоров (п․ 1․1, 1․2 и др․)․
- Приказ Минтруда России от № 761н «Об утверждении Административного регламента․․․» — регламентирует порядок передачи дел в архив организации․
- ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Опись дел фонда․ Общие требования к составу и оформлению» — стандарт оформления самой описи․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 67, 303) — обязанность работодателя хранить документы, касающиеся трудовой функции․
Сроки хранения: определяем индекс дела
Правильное заполнение графы «Срок хранения» в описи зависит от категории документа․ Согласно Приказу Росархива № 2364 (раздел 1 «Документы по вопросам организации работы с персоналом»):
| Категория документов | Пункт перечня № 2364 | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|---|
| Трудовые договоры (контракты) со всеми приложениями и доп․ соглашениями | п․ 1․1 | 75 лет | Основная категория․ Срок исчисляется с конца года прекращения действия договора․ |
| Трудовые договоры с лицами, допущенными к гостайне (первичные учетные документы) | п․ 1․2 | 75 лет | Если применяються специальные сроки для секретных документов․ |
| Копии трудовых договоров, выданные работникам (вторичные) | п; 1․20 / 1․21 | До 5 лет (или до уведомления о получении) | Хранятся в делах «О выдаче копий ТД» или «О движении ТД»․ |
| Журналы учета трудовых договоров | п․ 1․19 | 75 лет | Сдаются в архив вместе с договорами или отдельным делом․ |
| Справки, выписки из ТД, уведомления о заключении/расторжении (для СЗВ-ТД) | п․ 1․22, 2․14 | 5–75 лет | Зависит от дела, в котором находятся (учет СЗВ-ТД — 75 лет)․ |
Важно: С 2021 года введение бумажных трудовых книжек прекращено․ Информация о трудовой деятельности передается в Пенсионный фонд (СФР) в электронном виде (СЗВ-ТД)․ Однако оригиналы бумажных трудовых договоров работодатель обязан хранить 75 лет․ Отказ от бумажного ТД в пользу электронного (с ЭЦП) возможен, но требует соблюдения процедуры, зафиксированной в локальном нормативном акте и согласия работника (ст․ 57 ТК РФ, ФЗ-63 «Об электронной подписи»)․
Этапы подготовки к составлению описи
Не начинайте заполнять форму описи сразу․ Проведите предварительную работу:
- Сбор и проверка комплекта: Убедитесь, что к каждому трудовому договору прилагаются все приложения (описание функции, график работы, условия оплаты), дополнительные соглашения, акты о передаче работнику копии договора (подпись работника на экземпляре работодателя)․
- Сортировка (упорядочивание): Документы внутри дела должны быть упорядочены․ Стандартный порядок для ТД:
- По алфавиту фамилий работников (наиболее частый вариант)․
- Хронологически по дате заключения (внутри алфавитной группы)․
- По структурным подразделениям → затем по алфавиту․
Выбор метода зафиксируйте в номенклатуре дел․
- Нумерация листов дела: Пронумеруйте все листы дела сквозной нумерацией (карандашом в правом верхнем углу или штампом)․ Общее число листов фиксируется в графе «Кол-во листов» описи и на обложке дела․
- Проверка сроков действия: Убедитесь, что договоры прекратили действие (расторгнуты, истек срок)․ Действующие договоры в архив не сдаются (хранятся в кадровой службе/ОТД)․
Структура и заполнение описи (по ГОСТ Р 7․0․97-2016)
Опись оформляется на бланке формы № 0404060 (ранее ф․ 28) или на листах формата А4 с соблюдением реквизитов ГОСТ․ Опись состоит из трех частей: заголовок (шапка), табличная часть, завершение (подписи)․
Заголовок (Шапка описи)
Заполняется на первом листе описи:
- Наименование организации: Полное наименование на момент сдачи в архив (если переименовалась, указывать текущее с пометкой «ранее․․․»)․
- Код организации (по ОКПО): Актуальный код․
- Фонд №: Номер фонда в архиве (присваивается архивом при первой сдаче или ведется самостоятельно)․
- Опись №: Порядковый номер описи в фонде (1, 2, 3․․․)․
- Заголовок описи: Формула: «Опись дел фонда № [Н] организации [Наименование] за [Годы] г․г․ Постоянное хранение / Временное хранение»․ Для ТД почти всегда — Постоянное хранение (75 лет)․
- Граничные даты: Годы начала и окончания документов в описи (например, 2010–2015 гг․)․
- Количество дел: Общее число дел в данной описи․
- Количество листов описи: Заполняется в конце․
Табличная часть (Графы 1–10)
Каждая строка, одно дело (свиток)․ Для трудовых договоров обычно одно дело = договоры за один год или за период по одному подразделению․
| Графа | Наименование | Что и как заполнять для ТД |
|---|---|---|
| 1 | № п/п | Порядковый номер дела в описи (1, 2, 3․․․)․ |
| 2 | Индекс дела | Критически важная графа․ Указывается пункт Типового перечня № 2364․ Пример: 1․1 (Трудовые договоры)․ Если в деле смешанные документы (ТД + приказы о приеме) — ставится индекс ведущего документа (ТД — 1․1), но лучше разделять дела по индексам․ |
| 3 | Заголовок дела | Должен быть информативным․ Рекомендуемая формула: «Трудовые договоры работников [Наименование отдела/организации] за [Год] г․» «Трудовые договоры (А–К) за 2018 г․» Недопустимо писать просто «Договоры» или «Кадры»․ |
| 4 | Граничные даты документов в деле | Дата самого раннего и самого позднего документа в деле (дд․мм․гггг — дд․мм․гггг)․ Важно: дата заключения договора и дата расторжения/окончания срока․ |
| 5 | Количество листов в деле | Общее число пронумерованных листов в данном деле․ |
| 6 | Срок хранения | Указывается в годах: 75 (для п․ 1․1)․ Допускается запись: «75 лет (п․ 1․1 перечня № 2364)»․ |
| 7 | Примечания | Заполняется при необходимости: — «Дело сформировано в электронном виде» (если оригиналы электронные с ЭЦП)․ — «Неполный комплект: отсутствует доп․ соглашение № 3 к ТД Иванова И․И․»․ , «До 2020 г․ организация называлась ООО «Ромашка»»․ |
| 8 | Номер дела в описи | Дублирует графу 1 (для удобства архива)․ |
| 9 | Номер дела в архиве | Заполняется архивом-приемником при приемке․ При составлении оставляйте пустым или проставьте временный номер по номенклатуре․ |
| 10 | Подпись архивариуса | Заполняется архивом при приемке․ |
Завершение описи (Подвал)
На последнем листе описи (после таблицы) обязательны:
- Подпись составителя: Должность (архивариус, специалист по документации), ФИО, дата, расшифровка подписи․
- Подпись руководителя организации / уполномоченного лица: С печатью (если есть) или без․ Дата утверждения․
- Сведения о приемке в архив: Дата приемки, подпись архивариуса архива, печать архива (заполняется на месте)․
Особенности оформления в 2024–2026 гг․: Электронные документы и СЗВ-ТД
Трудовые договоры в электронном виде (с ЭЦП)
Если организация перешла на безбумажный документооборот по ТД (ст․ 57 ТК РФ, ФЗ-63):
- В описи в графе «Примечания» (графа 7) указывается: «Документы сформированы и хранятся в электронном виде в ИС [Название системы], подписаны КЭП»․
- В графе «Количество листов» (графа 5) указывается количество файлов или логических единиц, либо пишется «—» с отсылкой к реестру файлов, приложенному к описи․
- Обязательно приложение к описи: Реестр электронных файлов (название файла, хэш-сумма, формат, размер, дата подписи, владелец ЭЦП)․
- Сдача в архив: передается носитель (если архив не подключен к ИС) или предоставляется доступ к ИС․ Архив должен иметь техническую возможность проверки ЭЦП и чтения форматов (PDF/A, XML)․
Связь с СЗВ-ТД (Форма СЗВ-ТД, Приказ Минтруда № 383н)
Хотя СЗВ-ТД сдается в СФР, в архиве организации должны храниться документы, подтверждающие правильность сданной отчетности:
- Журналы учета направления/получения СЗВ-ТД (хранение 75 лет, п․ 2․14 перечня № 2364)․
- Копии СЗВ-ТД с отметками СФР (если хранились)․
- В описи эти дела оформляются отдельно от дел с ТД (индекс 2․14), но лучше размещать их в одной описи рядом для удобства поиска․
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка в индексе (Графа 2): Указание «ТД» или «75» вместо «1․1»․ Решение: Всегда пишите номер пункта Перечня № 2364․
- Смешивание сроков хранения в одном деле: В одном деле не может быть документов на 75 лет и 5 лет (например, ТД и копии ТД для выдачи)․ Решение: Разделяйте дела по индексам․
- Неполный заголовок дела (Графа 3): «Договоры 2019»․ Решение: «Трудовые договоры работников бухгалтерии за 2019 г․ (расторгнутые, истекшие)»․
- Отсутствие нумерации листов дел: Графа 5 не заполняется или не совпадает с реальностью․ Решение: Обязательная сквозная нумерация листов в каждом деле перед составлением описи․
- Сдача действующих договоров: Договор, не расторгнутый на дату сдачи, в архив не идет․ Решение: Проверяйте даты окончания/расторжения перед сдачей․
- Игнорирование переименования организации: В шапке описи и заголовках дел должно быть указано текущее название с ссылкой на прежние (приказ о переименовании)․
Пример заполнения строки описи (Визуализация)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 ||---|------|------------------------------------------------------------------------|--------------------|-----|----|------------------------------------------------------|---|---|----| | 1 | 1․1 | Трудовые договоры работников ОАО "Вектор" (отдел продаж) за 2015 г․ | ⏤ | 245 | 75 | Дело полное․ Договоры расторгнуты по ст․ 77, 78 ТК РФ | 1 | | | | 2 | 1․1 | Трудовые договоры работников ОАО "Вектор" (отдел продаж) за 2016 г․ | ⏤ | 312 | 75 | Дело полное | 2 | | | | 3 | 1․19 | Журнал учета трудовых договоров ОАО "Вектор" за 2015-2016 гг․ | ⸺ | 12 | 75 | | 3 | | |
Процедура сдачи в архив (Чек-лист)
После составления описи:
- Распечатать опись в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй с отметкой о приемке возвращается в организацию)․
- Прошить дела (без металлических скоб, только нить/шнур), наклеить обложки (ф․ 0404059 / ф․ 27) с заполненными реквизитами (Фонд, Опись, Дело, Листов, Срок хранения)․
- Составить Акт приема-передачи дел в архив (форма свободная, но с реквизитами: основание — приказ о сдаче, перечень дел по описи, подписи передавшего и принимающего)․
- Передать дела в архив организации (или в государственный архив при ликвидации/реорганизации)․
- Получить на втором экземпляре описи и акте отметку архива о приемке (дата, подпись, печать)․
- Хранить второй экземпляр описи и акт в организации (в архиве или у ответственного) не менее 75 лет (как учетный документ архива)․
Составление описи трудовых договоров — процедура формализованная, но требующая внимательности к деталям: правильному индексу (п․ 1․1 перечня № 2364), точным граничным датам, полноте комплектов договоров и корректному оформлению электронных оригиналов․ Качественная опись экономит часы поиска при проверках ГИТ, судебных спорах или подтверждении стажа работников․ Следуйте ГОСТ Р 7․0․97-2016, используйте актуальный Перечень № 2364 и не забывайте про нумерацию листов — это залог бесспорной приемки дел в архив․
Дата актуальности статьи: ․ Нормативная база проверена на соответствие законодательству на указанную дату (ФЗ-125, Приказ Росархива № 2364, Приказ Минтруда № 761н, ГОСТ Р 7․0․97-2016)․