Дата публикации: , 11:33:33

В современном бизнесе и государственном управлении количество бумажных документов растёт экспоненциально. Хранение, поиск и контроль над этими документами становятся всё более затратными и рискованными. Электронный архив (ЭА) – это ключевой инструмент, позволяющий решить проблемы избыточного бумажного оборота, обеспечить надёжное хранение и соблюсти нормативные требования.

Почему важно правильно списывать документы в электронный архив?

• Соблюдение законодательства. В РФ действуют требования к срокам хранения бухгалтерских, налоговых и иных официальных документов (ФЗ «Об архивном деле», ФЗ «О бухгалтерском учёте» и др.).
• Снижение расходов. Хаотичное хранение обходится бизнесу в миллионы рублей штрафов и упущенной выгоды.
• Ускорение бизнес‑процессов. Поиск нужного документа в электронном виде занимает секунды, а не часы.
• Защита от потери и порчи. Электронные копии хранятся в резервных копиях, защищены от пожара, затопления и физического износа.

Ключевые нормативные документы

Перед тем как приступить к списанию, необходимо ознакомиться с основными нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле».
2. Приказ Минэкономразвития № 03-03-2022 «Об утверждении Положения о сроках хранения бухгалтерской документации».
3. Требования к электронному документообороту (ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
4. Нормативные акты, принятые в рамках законопроекта, о котором говорил вице‑министр культуры и информации РК Айбек Сыдыков (развитие архивного дела).

Этапы списания документов в электронный архив

Подготовительный этап

На этом этапе проводится аудит текущего бумажного архива.

• Определение категорий документов (бухгалтерские, кадровые, юридические, технические).
• Идентификация сроков хранения и дат начала/окончания обязательного хранения.
• Оценка объёма и формата (формат А4, А3, микрофильмы и пр.).

Выбор и настройка системы электронного архива

На рынке представлено несколько решений, среди которых наиболее популярны:

• ЭТЛАС – система, полностью соответствующая требованиям ФЗ «Об архивном деле», проста в установке и поддержке, предоставляет современный интерфейс.
• «Электронный архив ЭТЛАС» успешно внедрён в компании Простор (разборка и снос зданий) и в госкорпорации Росатом.
• Системы от компаний Элар и ЭТЛАС для муниципальных архивов (пример – Ямало‑Ненецкий автономный округ).

При выборе системы следует обратить внимание на:

• Соответствие требованиям к электронным подписям и метаданным.
• Возможность интеграции с ERP, бухгалтерскими и CRM‑системами.
• Наличие функций автоматической индексации и распознавания текста (OCR).
• Поддержка резервного копирования и восстановления данных.

Оцифровка бумажных документов

Этап включает в себя сканирование, проверку качества и присвоение метаданных.

1. Подготовка документов: удаление скрепок, выравнивание листов.
2. Сканирование в формате PDF/A‑2 (стандарт для архивных копий).
3. Применение OCR для создания поискового текста.
4. Заполнение метаданных: номер документа, дата, тип, подразделение, срок хранения.

Проверка соответствия и утверждение

После оцифровки необходимо провести контроль качества:

• Сравнение оригинала и скана (полнота, читаемость).
• Проверка корректности метаданных.
• Подписание электронных копий квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Только после утверждения документ считается готовым к списанию.

Списание бумажных оригиналов

Списание должно быть оформлено в соответствии с внутренними регламентами и нормативными актами:

1. Составление акта списания (включает перечень документов, их номера, даты и причины списания).
2. Подпись акта ответственными лицами (руководитель отдела, главный бухгалтер).
3. Физическое уничтожение оригиналов (шредер, сжигание) с подтверждением в журнале уничтожения.

Ввод в эксплуатацию электронного архива

После завершения всех процедур документ считается «записанным» в электронный архив и доступен для поиска, просмотра и использования в бизнес‑процессах.

Практические рекомендации и часто встречающиеся ошибки

Рекомендации

• Автоматизировать процесс присвоения метаданных. Используйте шаблоны и правила, чтобы избежать человеческого фактора.
• Регулярно проводить аудит электронного архива. Проверяйте целостность файлов и актуальность сроков хранения.
• Обучать персонал. Сотрудники должны знать, как правильно сканировать и заполнять метаданные.
• Создавать резервные копии. Храните их в разных географических локациях.

Типичные ошибки

• Списание документов до завершения процесса оцифровки – риск потери информации.
• Отсутствие квалифицированной электронной подписи – документ может быть признан недействительным в суде.
• Неправильный выбор формата сканирования (не PDF/A) – может привести к проблемам при проверках.
• Игнорирование требований к срокам хранения – штрафы и репутационные риски.

Кейсы успешного внедрения

Компания «Простор»

Компания, занимающаяся разборкой и сносом зданий, внедрила систему электронного архива ЭТЛАС. Выбор был обусловлен простотой установки, современным интерфейсом и полной совместимостью с требованиями ФЗ «Об архивном деле». После внедрения:

• Сократили время поиска документов с 30 минут до 10 секунд.
• Снизили затраты на хранение бумажных архивов на 45 %.
• Избежали штрафов за несоблюдение сроков хранения.

Госкорпорация «Росатом»

В декабре 2025 года Росатом ввёл в промышленную эксплуатацию единую отраслевую систему электронного архива, основанную на платформе ЭТЛАС. Система обеспечивает:

• Централизованное хранение более 10 млн документов.
• Автоматическое формирование актов списания и их электронную подпись.
• Полный контроль доступа и журналирование всех действий.

Муниципальные архивы Ямало‑Ненецкого автономного округа

Компания Элар завершила очередной этап цифровизации, создав электронные архивы, полностью соответствующие ГОСТ Р 7.0.97‑2016. В результате:

• Увеличилась доступность исторических документов для исследователей.
• Сократилось количество физических хранилищ на 70 %.

Списание документов в электронный архив – это не просто перевод бумажных файлов в цифровой формат. Это комплексный процесс, включающий юридическую проверку, техническую оцифровку, контроль качества и строгие процедуры уничтожения оригиналов. При правильном подходе организация получает:

• Полное соответствие законодательству.
• Снижение издержек на хранение и управление документами.
• Увеличение эффективности бизнес‑процессов.
• Защиту от потери информации и штрафов.

Если вы планируете внедрять электронный архив или улучшать существующую систему, используйте приведённые выше рекомендации и примеры из практики – они помогут избежать типичных ошибок и достичь максимального результата.

Полезные ссылки

• ФЗ «Об архивном деле»
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016
• Официальный сайт системы ЭТЛАС
• Компания Элар – цифровизация архивов

Помните: правильное списание документов в электронный архив – это инвестиция в безопасность и эффективность вашего бизнеса.