В официальных документах‚ письмах‚ заявках и при оформлении деловой корреспонденции важно использовать точную и единообразную форму названия организации‚ а также правильно указывать её реквизиты․ Ошибки в написании могут привести к задержкам в обработке запросов‚ недоразумениям и даже к юридическим последствиям․ В этой статье мы разберём:

• полное официальное название организации;
• корректные сокращения;
• правильный порядок указания адреса‚ ИНН‚ ОГРН и контактных данных;
• пример оформления письма‑запроса;
• распространённые ошибки и рекомендации по их избежанию․

Полное официальное название

Согласно данным Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) и официальному сайту Министерства обороны РФ‚ полное название организации выглядит так:

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации

Эта форма используется во всех официальных документах‚ в т․ч․ в:

• деловых письмах;
• запросах в архив;
• договорных и тендерных документах;
• регистрационных справках и выписках из ЕГРЮЛ․

Сокращённые формы названия

Полный набор реквизитов

Ниже приведён набор реквизитов‚ который следует указывать в любой официальной бумаге (письме‚ заявке‚ договоре и т․п․)․ Данные актуальны на ․

1. Полное название: Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации
2. Сокращённое название (по желанию): ЦА МО РФ
3. Юридический адрес: 142100‚ Московская область‚ г․ Подольск‚ ул․ Кирова‚ д․ 74
4. Почтовый адрес: 142100‚ Московская область‚ г․ Подольск‚ ул․ Кирова‚ д․ 74
5. ИНН: 5036023160
6. КПП: 503601001
7. ОГРН: 1125036001234 (пример‚ уточняйте в выписке из ЕГРЮЛ)
8. Телефон (приёмная): 8 (496) -3‑77‑07
9. Факс: 8 (496) -2‑76‑38
10. Электронная почта: info@archive․mil․ru
11. Официальный сайт: http://archive․mil․ru
12. Руководитель: Пермяков Игорь Альбертович‚ начальник ЦАМО

Как правильно оформить адрес в письме

В деловой переписке адрес указывается в следующем порядке:

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации
Индивидуальный налоговый номер (ИНН): 5036023160
142100‚ Московская область‚ г․ Подольск‚ ул․ Кирова‚ д․ 74
Тел․: 8 (496) -3‑77‑07‚ факс: 8 (496) -2‑76‑38
E‑mail: info@archive․mil․ru
Сайт: http://archive․mil․ru

Пример письма‑запроса в Центральный архив

Ниже – шаблон официального письма‚ в котором использованы все рекомендации по написанию названия и реквизитов․

От: ООО «Пример»‚ 123456‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 1
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: contact@primer․ru

Кому: Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации
Индивидуальный налоговый номер (ИНН): 5036023160
142100‚ Московская область‚ г․ Подольск‚ ул․ Кирова‚ д․ 74

Исх․ №: 2026/07/10‑01
Тема: Запрос документов о боевых действиях в 1942 году

Уважаемый Игорь Альбертович!

В соответствии со ст․ 29 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии следующих документов из фондов Центрального архива Министерства обороны РФ:

Дело № 123/45‑1942 «Оперативные сводки по Курской битве» (июль‑август 1942 г․);
Дело № 678/90‑1942 «Отчёт о боевых потерях 2‑й гвардейской армии» (сентябрь 1942 г․)․

Прошу выслать материалы в электронном виде на адрес contact@primer․ru в течение 30 дней с момента получения настоящего запроса․

Приложения:
Копия паспорта заявителя;
Доверенность (если запрос подаёт представитель)․

С уважением‚
Иван Иванов
Директор по развитию
ООО «Пример»

Подпись ______________________

Часто встречающиеся ошибки

• Неправильный порядок слов: «Архив Министерства обороны России» – неверно‚ следует писать «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации»․
• Пропуск слова «Центральный»: без него может возникнуть путаница с региональными архивами (например‚ Архив Военного округа)․
• Сокращения без пояснения: если в документе впервые упоминается организация‚ указывайте полное название‚ а в скобках – сокращение (Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ))․
• Ошибки в ИНН/ОГРН: всегда проверяйте актуальные данные в выписке из ЕГРЮЛ․
• Неправильный формат телефона: в официальных письмах рекомендуется указывать код региона и номер без пробелов (8 (496) -3‑77‑07)․
• Отсутствие контактного лица: в запросах указывайте ФИО руководителя или ответственного сотрудника (п․ 5 шаблона)․

Как оформить электронную почту

При отправке запросов по e‑mail следует соблюдать те же правила‚ что и в бумажных письмах․ Обязательно указывайте:

• Тему письма в виде «Запрос документов в ЦА МО РФ – [Краткое содержание]»;
• Полный адрес получателя в подписи (см․ пункт 4);
• Приложения в формате PDF‚ подписанные сканированными копиями оригиналов․

Пример темы письма:

Тема: Запрос документов о боевых действиях в 1942 году – ЦА МО РФ

Краткое резюме рекомендаций

1. Всегда используйте полное официальное название: Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации․
2. При первом упоминании указывайте сокращение в скобках․
3. Указывайте полный набор реквизитов (адрес‚ ИНН‚ телефон‚ e‑mail‚ сайт)․
4. Соблюдайте порядок написания адреса: индекс‚ область‚ город‚ улица‚ дом․
5. Проверяйте актуальность ИНН и ОГРН в выписке из ЕГРЮЛ․
6. Не забывайте о подписи‚ печати (если требуется) и приложениях․
7. Для электронных запросов используйте чёткую тему и прикрепляйте документы в PDF․

Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете безошибочно оформить любые обращения к Центральному архиву Министерства обороны РФ‚ ускорив процесс получения нужных документов и избежав лишних недоразумений․