Запрос в архив – это официальный документ, которым гражданин или организация обращается за получением архивных справок, выписок, копий документов и иной информации, хранящейся в фондах государственных и муниципальных архивов. Чтобы запрос был принят к исполнению без задержек, необходимо соблюдать установленную форму и заполнять все обязательные поля. Ниже представлен подробный разбор типовой анкеты‑запроса, а также готовый образец, который можно скачать и адаптировать под свои нужды.

Зачем нужна анкета‑запрос?

• Формализует обращение, что упрощает работу архивного отдела;
• Содержит все необходимые реквизиты для идентификации заявителя и запрашиваемой информации;
• Снижает риск возврата заявления из‑за недостающих данных;
• Позволяет отслеживать статус запроса через регистрационный номер.

Основные разделы анкеты‑запроса

1. Реквизиты заявителя – ФИО, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации, контактный телефон и e‑mail.
2. Информация о представителе (если действует через доверенное лицо) – ФИО представителя, данные доверенности (номер, дата выдачи, нотариус).
3. Наименование архива – полное название учреждения, в которое направляется запрос (например, «Государственный архив Тюменской области»).
4. Тема запроса – краткое описание того, какая информация или документы требуются (например, «справка о заработной плате за 1980‑1985 гг.»).
5. Детали запрашиваемой информации – конкретные сведения, которые помогут архивариусу локализовать нужные дела:
   • ФИО лица, по которому запрашивается информация;
   • Даты жизни (год рождения, год смерти, если известны);
   • Место рождения / постоянного места жительства;
   • Номер дела, фонда, описи, единицы хранения (если известны);
   • Цель запроса (генеалогическое исследование, подтверждение трудового стажа, судебное разбирательство и т.д.).
6. Форма получения ответа – выбор способа выдачи документа (личный прием, почтовая отправка, электронный документ).
7. Подпись и дата – собственноручная подпись заявителя (или представителя) и дата заполнения.

Пример заполненной анкеты‑запроса

Ниже представлен типовой бланк, который можно скопировать в любой текстовый редактор, заполнить и распечатать.

АНКЕТА‑ЗАПРОС В АРХИВ

Заявитель:
 ФИО: ______________________________
 Дата рождения: __.__.____
 Паспорт: серия ____ № ____________, выдан ___________________ «___» __________ ____ г.
 Адрес регистрации: _____________________________________________
 Контактный телефон: ___________________
 E‑mail: _____________________________

Представитель (если действует через доверенное лицо):
 ФИО: ______________________________
 Доверенность: № ___________ от «___» __________ ____ г., нотариус ___________________

Архив, в который направляется запрос:
 _________________________________________________
 (полное наименование, индекс, адрес)

Тема запроса:
 _________________________________________________
 (например, «Справка о заработной плате за период с по »)

Детали запрашиваемой информации:
 • ФИО лица, по которому запрашивается информация: ______________________________
 • Дата рождения: __.__.____ Дата смерти (если известна): __.__.____
 • Место рождения: _______________________________________________
 • Последнее известное место жительства/работы: _______________________________
 • Номер дела/фонда/описи (если известны): _______________________________
 • Цель запроса: _________________________________________________

Форма получения ответа:
 ☐ Личный прием в архиве
 ☐ Почтовая отправка (указать адрес доставки)
 ☐ Электронный документ (указать e‑mail)

Подпись заявителя: ___________________ Дата: «___» __________ ____ г.

Как правильно заполнить анкету

1. Проверьте реквизиты паспорта – ошибки в серии или номере приведут к возврату заявления.
2. Укажите актуальный контакт – архив может потребовать уточнения информации по телефону или e‑mail.
3. Будьте конкретны в деталях – чем точнее вы опишете искомое лицо и период, тем быстрее архивариус найдет нужный фонд.
4. При наличии доверенности приложите её копию (нотариально заверенную) к анкете.
5. Выберите удобную форму получения ответа – если нужен срочный документ, лучше указать электронную форму или личный прием.
6. Подпишите документ собственноручно – электронные подписи принимаются не всеми архивами; уточните это заранее на сайте учреждения.

Способы подачи анкеты‑запроса

• Личное посещение – прийти в приемную архива, получить номер регистрации и квитанцию о приеме.
• Почтовая отправка – отправить заполненную анкету заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении.
• Электронная форма – многие архивы размещают на своих сайтах онлайн‑формы, где можно загрузить скан анкеты и приложения.
• Через приемную федеральных архивов – в крупных городах существуют центральные приемные, принимающие запросы для различных ведомственных архивов.

Чего следует избегать

• Не заполнять обязательные поля (ФИО, паспорт, тема запроса).
• Указывать неполные или неразборчивые данные (например, «г. Тюмень» без указания улицы и дома).
• Прикладывать некачественные сканы или фотографии документов.
• Отправлять запрос без указания способа получения ответа – архив может вернуть заявление для уточнения.
• Использовать неподходящий язык (разговорный, сленг) – анкета должна быть официально‑деловой.

Где скачать готовый шаблон

На официальных сайтах большинства архивов (Государственный архив РФ, региональные архивы, ведомственные архивы Минобороны, МВД и др.) размещены разделы «Образцы документов» или «Бланки заявлений». Там можно найти:

• Образец анкеты‑запроса о заработной плате (DOCX, PDF);
• Бланк для получения архивной справки о реабилитации;
• Форма для генеалогических запросов (поиск предков).

Скачайте нужный файл, заполните его в соответствии с инструкцией выше и отправьте выбранным способом.

Правильно оформленная анкета‑запрос – ключ к быстрому и успешному получению нужной архивной информации. Следуя представленной структуре, внимательно заполняя все поля и выбирая удобный способ подачи, вы минимизируете риск возврата заявления и сократите время ожидания ответа. Не забывайте предварительно уточнять требования конкретного архива (некоторые учреждения могут иметь свои дополнительные пункты), а также сохранять копию отправленного документа для своего архива.

Удачной работы с архивами!