Обложка дела – это первый документ, который фиксирует состав, содержание и правовой статус архивного дела. Правильное заполнение обложки гарантирует быстрый поиск, надёжную идентификацию и соответствие нормативным требованиям.

Правовая база

Заполнение обложки регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
• Приказ Минкультуры России от № 285 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учета и хранения дел в государственных архивах».
• Методические рекомендации по оформлению обложек дел (утверждены приказом Минкультуры РФ от № 345).

Структура обложки дела

Обложка делится на несколько обязательных разделов. Ниже – их перечень и описание.

1. Шапка (заголовок) обложки
   • Наименование архива (полное название, аббревиатура).
   • Код архива (по классификатору дел).
   • Номер и дата регистрации дела в архиве.
2. Сведения о деле
   • Номер дела (по внутреннему учёту организации‑создателя).
   • Краткое наименование (тема) дела.
   • Код классификатора (по ДК 026‑2000 «Классификатор дел»).
3. Содержание дела

   Перечень документов, входящих в дело, с указанием:

   • Номера и названия документов.
   • Автор (организация‑создатель, подразделение).
4. Сведения о правовом статусе
   • Срок хранения (постоянный, временный, срок уничтожения).
   • Основание для хранения (закон, нормативный акт).
   • Условия доступа (публичный, ограниченный, конфиденциальный).
5. Ответственное лицо
   • ФИО архивиста, ответственного за дело.
   • Контактные данные (телефон, e‑mail).
6. Подписи и печати

   Подпись архивиста, подпись руководителя отдела, печать архива.

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1. Подготовка шаблона обложки

В большинстве архивов используется утверждённый шаблон в электронном виде (формат DOCX, ODT или PDF). Если шаблона нет, создайте документ, включив в него все пункты, перечисленные в разделе 2. Структура обложки дела.

Шаг 2. Сбор исходных данных

Для корректного заполнения потребуются:

• Документы, входящие в дело (их реестры).
• Код классификатора (по ДК 026‑2000).
• Сведения о сроке хранения (из нормативных актов).
• Контактные данные ответственного лица.

Шаг 3. Заполнение шапки обложки

1. Укажите полное название архива и его код.
2. Впишите номер регистрации дела (присваивается архивом) и дату регистрации.

Шаг 4. Заполнение сведений о деле

1. Номер дела (по учётной системе организации‑создателя).
2. Краткое наименование – формулируйте так, чтобы по нему можно было понять содержание без просмотра списка документов.
3. Код классификатора – найдите в ДК 026‑2000 нужный код и укажите его.

Шаг 5. Оформление содержания дела

Составьте таблицу (или список) в следующем виде:

Шаг 6. Указание правового статуса

1. Определите срок хранения (например, «постоянный» или «10 лет»).
2. Укажите нормативный акт, на основании которого установлен срок (например, «ФЗ № 125‑ФЗ»).
3. Установите режим доступа (публичный, ограниченный, конфиденциальный) и укажите основания ограничения.

Шаг 7. Заполнение данных ответственного лица

Впишите ФИО, должность, телефон, e‑mail. Если дело обслуживается несколькими специалистами, укажите их всех.

Шаг 8. Подписи и печати

1. Подпишите обложку в соответствующих полях (архивист, руководитель отдела).
2. Наложите печать архива (если требуется).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие кода классификатора. Всегда проверяйте ДК 026‑2000, иначе дело будет трудно классифицировать.
• Неполные сведения о сроке хранения. Указывайте как срок, так и нормативный акт‑источник.
• Ошибки в датах. Даты пишутся в формате ДД.MM.ГГГГ, без сокращений.
• Неактуальные контактные данные. Периодически проверяйте и обновляйте информацию об ответственных лицах.
• Отсутствие подписи руководителя. Без подписи дело может быть признано не принятым к учёту.

Пример заполненной обложки (текстовый вариант)

Государственный архив Самарской области
Код архива: 01-01-01
Регистрационный номер дела: 2023/0456
Дата регистрации: 
Номер дела (по учётной системе организации): 2023‑12‑A
Краткое наименование: «Отчёт о проведении аудита финансовой деятельности за 2022 год»
Код классификатора: 01.02.03 (Аудит и контроль)

Содержание дела:
01/2023, , Отчёт о проведении аудита, Отдел финансов
02/2023, , Протокол совещания, Управление персонала
03/2023, , Письмо о результатах аудита, Руководство организации

Правовой статус:
Срок хранения: постоянный
Основание: ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», статья 5
Режим доступа: ограниченный (доступ только уполномоченным лицам)

Ответственное лицо:
Иванов Иван Иванович, архивист, тел.: +7 (846) -23‑45‑67, ivanov@archive.ru
Подписи:
_____________________/И.И. Иванов (архивист) Дата: 
_____________________/А.С. Петров (руководитель отдела) Дата: 

Печать архива

Электронный вариант обложки

В современных архивах часто используют электронные системы управления документами (ЭДО, ECM). При работе в такой системе:

• Заполняйте поля формы, соответствующие каждому пункту обложки.
• Прикрепляйте сканированные копии оригинальных документов.
• Устанавливайте метаданные (теги, классификатор, срок хранения) через выпадающие списки.
• Подтверждайте запись электронной подписью (если требуется).

Правильное заполнение обложки дела – фундаментальная часть архивного процесса. Следуя нормативным требованиям, используя проверенный шаблон и внимательное отношение к деталям, вы обеспечите:

• Быстрый и точный поиск нужного дела.
• Соответствие законодательству о хранении документов.
• Защиту конфиденциальной информации.
• Упрощённую работу архивных сотрудников и пользователей.

Помните: каждая ошибка в обложке может привести к задержкам в обслуживании, штрафам и даже утрате доступа к важной информации. Поэтому проверяйте каждую запись дважды и следуйте установленным процедурам.

Статья подготовлена с учётом актуальных нормативных актов и практических рекомендаций.