Архивирование писем – один из самых удобных способов освободить место во входящих, не удаляя важную переписку. В разных сервисах и почтовых клиентах архив реализован по‑разному, но принципы схожи. В этой статье мы подробно разберём, как открыть и работать с архивом в:
- Microsoft Outlook (веб‑версия и настольное приложение)
- Gmail (браузер, Android, iOS)
- Яндекс.Почте (через Outlook)
Дата актуальности статьи: 22:21:41
Что такое архив почты?
Архив – это отдельная папка (или набор папок), в которой хранятся сообщения, удалённые из основной папки Входящие, но остающиеся доступными для поиска и восстановления. В отличие от удаления, архивные письма не исчезают из вашего ящика и могут быть восстановлены в любой момент.
Архив в Outlook
In‑Place Архив в Outlook в Интернете (Outlook Web App)
В веб‑версии Outlook архив называется In‑Place Архив. Чтобы увидеть эту папку, необходимо, чтобы администратор включил соответствующую функцию.
- Откройте браузер и перейдите на outlook.office.com.
- Войдите в свою учётную запись.
- В левом списке папок найдите пункт In‑Place Архив. Если его нет – обратитесь к администратору.
- Кликните по папке – откроются все архивные сообщения и подпапки.
Открытие архивного .pst‑файла в настольном Outlook
Если вы уже создали локальный архив в виде файла .pst, его можно открыть в настольном клиенте:
- Запустите Microsoft Outlook.
- Перейдите в меню Файл → Открыть и экспортировать → Открыть файл данных Outlook.
- В диалоговом окне найдите ваш
.pst‑файл и нажмите ОК. - В левой панели навигации появится новая папка Архив со всеми вложенными подпапками.
- Переключитесь на вид Почта, если Outlook открылся в виде календаря или задач.
Как переместить письма в архив в Outlook
Для освобождения места в ящике используйте один из способов:
- Перетаскивание: просто перетащите выбранные сообщения в папку Архив (или In‑Place Архив).
- Контекстное меню: правой кнопкой мыши → Переместить → Другая папка… → выберите Архив.
- Кнопка «Архивировать» (в последних версиях Outlook): выделите письма и нажмите кнопку Архивировать на ленте.
Архив в Gmail
Где находится архив в веб‑версии Gmail
В Gmail архив не имеет отдельной папки, а объединён в раздел Вся почта:
- Откройте mail.google.com и войдите в аккаунт.
- В левом меню прокрутите вниз до пункта Вся почта (может быть скрыт, нажмите «Ещё», чтобы развернуть список).
- Кликните по Вся почта – здесь будут отображаться как входящие, так и архивированные сообщения.
Как архивировать письма в Gmail
Если вы хотите скрыть письма из входящих, но не удалять их:
- Выделите нужные письма в списке.
- Нажмите кнопку Архивировать (значок коробки со стрелкой вниз) на верхней панели.
- Письма исчезнут из Входящие и появятся в Вся почта.
Как вернуть письмо из архива во входящие
- Откройте раздел Вся почта.
- Найдите нужное сообщение (можно воспользоваться поиском).
- Выделите письмо и нажмите кнопку Переместить в Входящие (значок папки с плюсом) или выберите пункт «Переместить в → Входящие» в контекстном меню.
Архив в мобильных приложениях Gmail
Для Android и iOS процесс аналогичен:
- Откройте приложение Gmail.
- Смахните письмо влево и выберите «Архивировать».
- Для доступа к архиву откройте меню слева → Вся почта.
Архив в Яндекс.Почте через Outlook
Яндекс.Почту можно подключить к Outlook и использовать её архивные возможности:
- Войдите в Яндекс.Почту.
- Перейдите в Настройки → Почтовые программы и скопируйте параметры POP/IMAP.
- Откройте Outlook → Файл → Добавить учетную запись.
- Введите полученные данные (сервер входящей/исходящей почты, логин, пароль).
- После синхронизации в левом списке появятся папки Яндекс.Почты, включая Архив (если он включён в настройках Яндекса).
Полезные советы по работе с архивом
- Регулярно проверяйте размер архива. В Outlook размер
.pst‑файла ограничен (по умолчанию 50 ГБ в новых версиях). При приближении к лимиту выполните Сжатие папок (Файл → Сведения о файле → Сжать). - Используйте правила автоматической архивации. В Outlook: Файл → Параметры → Почта → Автоархив. Настройте периодичность и целевые папки;
- Создавайте подпапки в архиве. Это упрощает поиск старых писем (например, «Проекты 2023», «Клиенты», «Счета»).
- Экспортируйте архив в резервную копию. В Outlook: Файл → Открыть и экспортировать → Импорт/Экспорт → Экспорт в файл →
.pst. Храните копию на внешнем носителе. - В Gmail используйте метки. После архивации можно добавить метку (например, «2022‑архив»), чтобы быстро находить письма через поиск.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Почему в Outlook Web App нет папки In‑Place Архив?
Эта функция должна быть включена администратором Office 365. Если папка отсутствует, обратитесь в ИТ‑поддержку вашей организации.
Можно ли восстановить удалённые письма из архива?
Да. Если письмо удалено из архива, оно попадает в Корзину. В Outlook и Gmail письма из корзины можно восстановить в течение 30 дней (в Gmail – до 30 дней, в Outlook – зависит от политики компании).
Как быстро найти нужное письмо в архиве?
Используйте поисковую строку с фильтрами:
- В Outlook – Ctrl + E → введите запрос и выберите «В архиве».
- В Gmail – в строке поиска введите
in:all+ ключевые слова, илиlabel:archiveесли вы создали метку.
Можно ли архивировать письма автоматически в Gmail?
Да. В настройках Gmail → Фильтры и заблокированные адреса создайте фильтр, укажите условие (например, «старше 1 года») и выберите действие «Пропустить Входящие (архивировать)».
Что делать, если архивный .pst‑файл повреждён?
Запустите утилиту scanpst.exe, которая находится в папке установки Outlook. Она проверит и восстановит повреждённый файл.
Архивирование – простой и надёжный способ поддерживать порядок в почтовом ящике без потери важной информации. В Outlook архив реализован как отдельная папка (In‑Place Архив) или как локальный .pst‑файл, в Gmail – через раздел Вся почта, а в Яндекс.Почте можно пользоваться тем же клиентом Outlook.
Следуя инструкциям выше, вы сможете быстро попасть в архив, перемещать туда письма, а при необходимости – возвращать их во входящие. Не забывайте периодически проверять размер архивов и делать резервные копии, чтобы ваши данные всегда были под надёжной защитой.