Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — это главный хранитель документального наследия региона. Для исследователей, историков, генеалогов и всех, кто ищет сведения о прошлом своих родных или истории земли Смоленской, понимание структуры фондов и принципов работы с описями является ключевым навыком. В данной статье мы подробно разберем, как устроен фондовый архив, где найти электронные каталоги, что такое «научно-справочный аппарат» и как эффективно пользоваться ресурсами архива.

Общая структура фондов ГАСО

Фонды Государственного архива Смоленской области делятся на два больших хронологических блока, что отражает историю управления регионом:

• Дореволюционный период (до 1917 г.): Документы местных органов государственной власти Российской империи, губернских управлений, уездных земств, городских управ, духовных консисторий, судов, полиции, а также личные фонды известных деятелей (например, фонд графа И.А. Уварова — фонд № 105) и документы управления государственными имениями (Дорогобужское волостное правление, фонд № 105). Особое место занимают фонды периода существования Западной области (1917–1919 гг.).
• Советский период (1917–1991 гг.): Документы местных органов власти (облispолком, горispолкомы, райispолкомы), органов планирования и финансов, учреждений науки, культуры, образования, здравоохранения, труда и соцобеспечения, юстиции и судов.
• Новейший период (с 1991 г.): Документы современных органов власти и управления Смоленской области, хранящиеся в Государственном архиве новейшей истории Смоленской области (ГАНИСО) и Архивном отделе Администрации города Смоленска.

Важно: Архив имеет филиал в городе Вязьма, где хранятся документы по Вяземскому уезду/району. При поиске по западным районам области необходимо проверять фонды именно ввяземском филиале.

Научно-справочный аппарат (НСА): что это и где найти

«Описи фондов» — это не просто списки дел, а составная часть научно-справочного аппарата (НСА). К НСА относяться:

1. Путеводители по фондам — обобщенные справочники с описанием истории образования учреждения-образователя фонда, хронологических границ, объема и составных частей.
2. Описи дел фондов — основной поисковый инструмент. Содержат перечень дел с указанием заглавия дела, дат начала и конца, количества листов, номера дела в фонде и номера описи.
3. Карточки фондов, описей, дел — для работы в читальном зале.
4. Тематические указатели и реестры, например, по личному составу, географическим названиям, конфессиональному признаку.

Ключевой ресурс: Официальный сайт ГАСО

Основной портал для удаленного доступа к НСА — официальный сайт учреждения: gaso.admin-smolensk.ru (раздел «Научно-справочный аппарат»).

На сайте опубликованы описи фондов дореволюционного периода. Структура раздела обычно выглядит так:

• ФОНДЫ ДОРЕВОЛЮЦИОННОГО ПЕРИОДА
  • ФОНД 1 — КАНЦЕЛЯРИЯ СМОЛЕНСКОГО ГУБЕРНАТОРА
  • ФОНД 10 — СМОЛЕНСКАЯ ГУБЕРНСКАЯ УПРАВА (позже Губернское правление)
  • ФОНД 105 — ДОРОГОБУЖСКОЕ ВОЛОСТНОЕ ПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ИМУЩЕСТВ (1838–1866 гг.)
  • И многие другие фонды (уездные земства, городские управы, суды, полиция, духовное ведомство).

Электронные каталоги и базы данных: ГИС УИАД и Путеводители

Современный поиск не ограничивается сайтом архива. Существует единая государственная система:

ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов)

Портал: archives.gov.ru (раздел «Центральный фондовый каталог»).

Что дает ГИС УИАД:

• Поиск по всем архивам России одновременно (в т.ч. ГАСО и ГАНИСО).
• Просмотр полных описей дел (в формате PDF или таблицах) для многих фондов.
• Возможность заказа копий документов удаленно (через личный кабинет).
• Доступ к оцифрованным образам дел (если они внесены в систему).

Путеводители в формате PDF / База «Путеводители по российским архивам»

Существуют фундаментальные издания, оцифрованные и доступные в открытом доступе (на сайте РГАДА, в электронных библиотеках или на портале «Архивы России»):

• «Архивы Смоленской области. Центр документации новейшей истории Смоленской области. Краткий справочник по фондам» (1998) — библиографический раритет, описывающий фонды ГАНИСО.
• Путеводитель по фондам Государственного архива Смоленской области и его филиала в г. Вязьме — наиболее полное издание по дореволюционным и советским фондам (до 1991 г.).

Специализированные описи и ресурсы для генеалогов

Для поиска предков («Еврейские корни», дворянские роды, крестьяне, духовенство) особенно ценны:

Описи по личному составу (Ревизские сказки, Метрические книги, Конфессиональные ведомости)

По состоянию на архив ведет актуализированные сведения о составе фондов по личному составу. В ГАСО хранятся:

• Ревизские сказки (Фонды губернских казенных палат, уездных казенств): Основной источник по дворянам, купцам, мещанам и крестьянам XVIII–XIX вв. Описи часто разбиты по уездам и ревизям (1-я–10-я).
• Метрические книги (Фонды духовного консистория, приходов): Рождество, венчание, похорны. Многие описи внесены в ГИС УИАД.
• Конфессиональные ведомости (Фонды уездных полиций/управлений делами): Годовые списки прихожан (конец XIX – начало XX в.).
• Делопроизводство по личному составу советского периода: Личные дела служащих учреждений, списки избирателей, домовые книги (Фонды горispолкомов, райispолкомов).

Ресурс «Наши Предки» (nashipredki.ru)

На этом популярном генеалогическом портале сообщество волонтеров индексирует и выкладывает сканы описей ГАСО. Пример: «Содержание описи 4 фонда 48 в ГАСО (Смоленск)». Это отличный вспомогательный инструмент для предварительного осмотра структуры описи перед работой в ГИС УИАД или в читальном зале.

Архивный отдел Администрации города Смоленска

Отдельно стоит упомянуть Архивный отдел Администрации города-героя Смоленска. Это не ГАСО, а муниципальный архив.

• Хранит документы по истории города Смоленска (XVIII–XX вв.), в т.ч. фонды Смоленского городского управления, думы, upravы, хозяйственных предприятий.
• Имеет собственные описи и электронный каталог на сайте admin-smolensk.ru (раздел «Архивный отдел» -> «Архивные фонды» -> «Сведения о составе и содержании фондов по личному составу»).
• Актуален для поиска жителей именно города Смоленска (домовые книги, списки жильцов, личные дела служащих городской администрации).

Практический алгоритм поиска нужной описи

1. Определите территорию и время: Уезд/район, год/период, ведомство (церковь, полиция, земство, завод).
2. Найдите номер фонда: Используйте Путеводитель по фондам ГАСО (на сайте gaso.admin-smolensk.ru или в ГИС УИАД). Ищите название учреждения-образователя (например, «Смоленское уездное земское управление» или «Вяземский уездный суд»).
3. Откройте опись фонда: У фонда может быть несколько описей (Опись 1, Опись 2…). Описи часто хронологические или тематические. Читайте заглавие описи (например, «Опись 1. Декларации о доходах 1915 г.», «Опись 2. Дела о наемных рабочих»).
4. Найдите номер дела: В описи ищите по ключевым словам (населенный пункт, фамилия, тип дела). Запишите: Фонд — Опись — Дело (например: Ф. 105, Оп. 1, Д. 45).
5. Проверьте оцифровку: Зайдите в ГИС УИАД (archives.gov.ru) по этим реквизитам. Если дело оцифровано — смотрите онлайн. Если нет — заказывайте в читальном зале или копию через ГИС УИАД.

Режим работы и контакты для заказов

Если документ не оцифрован, его можно просмотреть в читальном зале или заказать копию (платная услуга).

Государственный архив Смоленской области (ГАСО)

• Адрес: 214000, г. Смоленск, ул. Тенишевой, д. 19.
• Сайт: gaso.admin-smolensk.ru
• E-mail: обычно указан на сайте в разделе «Контакты» / «Обращения граждан».
• Режим читального зала: уточняйте на сайте (обычно пн-пт, с перерывом на санитарный день).

Филиал ГАСО в г. Вязьме

• Адрес: г. Вязьма, ул. Советская, д. 14 (уточняйте актуальный адрес на сайте).
• Хранит фонды по Вяземскому уезду/району.

Государственный архив новейшей истории Смоленской области (ГАНИСО)

• Документы 1917–1991 гг. (партийные, комсомольские, советские органы).
• Адрес: г. Смоленск, ул. Бакунина, д. 14 (уточняйте).

Архивный отдел Администрации г. Смоленска

• Сайт: admin-smolensk.ru (раздел «Архивный отдел»).

Советы исследователю

1. Используйте ГИС УИАД как основной поисковик. Он объединяет описи ГАСО, ГАНИСО и других архивов. Поиск по фразе «Смоленск» + «населенный пункт» часто дает результат быстрее, чем ручной просмотр описей на сайте архива.
2. Учитывайте переименования. В описях могут использоваться старые названия уездов, волей, улиц. Сравнивайте с историческими картами (например, «Карта Смоленской губернии 1900 г.»).
3. Проверяйте смежные фонды. Документы по одному населенному пункту могут быть в фонде уездного земства, уездной полиции, духовного консистория и губернского правления одновременно;
4. Сохраняйте реквизиты. Всегда записывайте полный шифр: Фонд — Опись, Дело — Лист. Без этого заказать копию или найти дело повторно невозможно.
5. Обращайтесь за консультацией. Сотрудники справочно-информационного отдела архива помогают составить план поиска, если вы придете в читальный зал или напишете официальный запрос.

Работа с описями фондов Архива Смоленской области сегодня максимально открыта для удаленного доступа благодаря порталу ГИС УИАД и активной публикации научно-справочного аппарата на сайте gaso.admin-smolensk.ru. Ключ к успеху — понимание фондовой структуры (кто создавал документы) и умение пользоваться поиском по электронным версиям описей. Независимо от того, ищете вы ревизскую сказку XVIII века, метрическую книгу прихода или личное дело советского чиновника 1960-х годов, алгоритм один: Путеводитель → Номер фонда → Опись → Номер дела → ГИС УИАД / Читальный зал.

Удачи в архивных поисках!