С течением времени почтовые архивы (файлы данных Outlook, Thunderbird, Apple Mail и других клиентов) растут до гигантских размеров. Это приводит к замедлению работы почтового клиента, риску повреждения файла и проблемам с резервным копированием. Разделение архива на более мелкие части — это лучшая практика для поддержания производительности и порядка в данных.

Важно: В предоставленной справочной информации описывалось разделение PDF-файлов, что не относится к почтовым архивам. Ниже представлена актуальная и подробная инструкция именно для работы с почтовыми базами данных (PST, OST, MBOX, EML).

Зачем нужно разделять почтовый архив?

• Производительность: Файлы PST/OST свыше 20–50 ГБ работают нестабильно, Outlook может «висеть» при поиске и индексации.
• Надежность: Меньшие файлы реже повреждаются при сбоях питания или ошибках диска.
• Удобство бэкапа: Копировать несколько файлов по 2–5 ГБ быстрее и надежнее, чем один монолит в 50 ГБ.
• Архивация по годам/проектам: Удобно хранить активную почту отдельно от архива за 2020 год или закрытых проектов.
• Обход лимитов: Старые форматы PST (ANSI) имеют лимит 2 ГБ. Современные Unicode PST — до 50 ГБ (по умолчанию), но лучше не доводить до предела.

---

Способ 1: Разделение в Microsoft Outlook (PST/OST) — Встроенные инструменты

Это самый безопасный способ, не требующий стороннего ПО.

Вариант А: Архивация (AutoArchive / Ручная архивация) — Рекомендуемый

Создает новый PST-файл и переносит туда старые письма по заданному критерию (дате).

1. Откройте Outlook → вкладка Файл (File) → Сведения (Info) → Инструменты (Tools) → Очистка старых элементов (Clean up old items).
2. Выберите «Архивировать эту папку и все вложенные папки».
3. Укажите дату: «Архивировать элементы старше» (например, ).
4. Поставьте галочку «Включить элементы с флагом «Не архивировать»», если нужно зачистить всё.
5. Укажите путь для нового файла архива (например, Archive_2022.pst).
6. Нажмите ОК. Outlook создаст новый PST и перенесет туда письма.

Результат: В профиле останется текущий «легкий» PST, а старый архив можно подключить как отдельную папку (Файл → Открыть и экспортировать → Открыть файл данных Outlook).

Вариант Б: Экспорт в файл PST (Выборочное разделение)

Подходит, если нужно разделить по папкам (например, «Проекты», «Клиенты», «Спам»).

1. Файл → Открыть и экспортировать → Импорт/Экспорт.
2. Выберите «Экспорт в файл» → «Файл данных Outlook (PST)».
3. Выберите конкретную папку (например, «Входящие/Проект Альфа») и поставьте галочку «Включить вложенные папки».
4. Нажмите Обзор, задайте имя файла (например, Project_Alpha.pst). Выберите «Не импортировать дубликаты».
5. Завершите мастер. При желании поставьте пароль на новый архив.

Совет: После экспорта можно удалить исходные папки в основном PST (Shift + Delete для полного удаления) и сжать файл (Свойства файла данных → Дополнительно → Сжать).

Вариант В: Перетаскивание (Drag & Drop), Самый простой для мелких объемов

1. Создайте новый PST: Правый клик на корень почтового ящика → Создать файл данных Outlook → назовите (например, Old_Mails.pst).
2. В области навигации появится новая структура папок.
3. Просто перетащите нужные папки или выделенные письма (Ctrl+A) из старого PST в новый.
4. Outlook скопирует/перенесет данные в фоновом режиме.

---

Способ 2: Разделение MBOX (Thunderbird, Apple Mail, Gmail Takeout)

Формат MBOX — это один большой текстовый файл. Разделить его вручную через почтовый клиент долго. Лучше использовать утилиты.

Инструменты для Windows / Linux / macOS:

• MBOX Splitter (бесплатные утилиты на GitHub/SourceForge): Позволяют разбить файл по размеру (например, по 1 ГБ) или по количеству писем.
• Thunderbird + аддон ImportExportTools NG:
  1. Установите аддон в Thunderbird.
  2. Правый клик на папке → ImportExportTools NG → Export folder → MBOX format.
  3. Можно экспортировать отдельные папки в отдельные MBOX-файлы.
• Командная строка (Linux/macOS), split: Физически режет файл, но ломает структуру писем (разрезает посередине сообщения). Не рекомендуется для живых архивов, только для текстового анализа.

Онлайн-сервисы (с осторожностью!)

Существуют сайты-конвертеры (MBOX to PST, MBOX Splitter online). Никогда не загружайте конфиденциальную корпоративную почту на сторонние серверы. Используйте только локальные инструменты.

---

Способ 3: Профессиональные утилиты для крупных и поврежденных архивов

Если PST > 50 ГБ, файл поврежден (SCANPST не помогает) или нужна сложная миграция, используйте специализированное ПО.

Инструмент	Платформа	Ключевые возможности
Stellar Splitter for Outlook	Windows	Разделение по размеру, дате, папкам, email-адресу; Работает с зашифрованными и поврежденными PST.
Kernel for PST Split	Windows	Пакетная обработка, разделение по году/месяцу, сохранение структуры папок.
SysTools PST Splitter	Windows	Простой интерфейс, разделение по размеру (1-50 ГБ), поддержка Unicode/ANSI PST.
MBOX Splitter (разные вендоры)	Win/Mac/Lin	Разделение больших MBOX на части для импорта в Thunderbird/Apple Mail.

Алгоритм работы таких утилит:

1. Выбрать исходный файл (PST/OST/MBOX).
2. Задать критерий: Размер части (напр. 4 ГБ), Дата (по годам), Папка (каждая папка — отдельный файл), Отправитель/Получатель.
3. Указать папку назначения.
4. Запустить процесс. На выходе — набор мелких PST/MBOX файлов.

---

Способ 4: PowerShell (Для админов / Exchange / Microsoft 365)

Если архивы лежат в облаке или на сервере Exchange, разделение делается через политики хранения (Retention Policies) или архивные почтовые ящики (In-Place Archive / Online Archive), а не ручным разбиением файлов.

Пример: Экспорт в PST через Content Search (eDiscovery) с фильтром по дате

# Подключение к Security & Compliance Center
Connect-IPPSSession

New-ComplianceSearch -Name "Archive_Pre_2022" -ExchangeLocation "user@domain.com" -ContentMatchQuery "Received:<="

Start-ComplianceSearch -Identity "Archive_Pre_2022"

Это позволяет выгрузить исторические данные в отдельный PST, не трогая активный ящик пользователя.

---

Стратегия: Как правильно организовать структуру архивов

Не разделяйте «на части по 2 ГБ» просто так. Лучше использовать логическую структуру:

1. Активный PST (Current.pst): Текущий год + черновики + отправленные. Размер < 10-15 ГБ. Всегда подключен.
2. Годовые архивы (Archive_2023.pst, Archive_2022.pst...): Закрытые периоды. Подключаются по требованию (Файл → Открыть файл данных).
3. Проектовые архивы (Project_X.pst): Для долгосрочных проектов. Удаляются/архивируются на внешний диск после закрытия проекта.
4. Большие вложения: Лучше вынести их отдельно (утилиты вроде Attachment Save for Outlook), а в письмах оставить ссылки на файлы на диске/SharePoint. Это уменьшает PST на 50-80%.

---

Чек-лист после разделения

• [ ] Проверка целостности: Откройте каждый новый PST в Outlook, проверьте случайные письма, вложения, поиск.
• [ ] Сжатие исходного файла: После переноса данных в старом PST остается «мусор». Правый клик на корень PST → Свойства файла данных → Дополнительно → Сжать (Compact Now).
• [ ] Резервное копирование: Скопируйте новые архивы на внешний диск / NAS / Облако (OneDrive, Google Drive — но учтите лимиты синхронизации больших файлов).
• [ ] Документирование: Заведите таблицу (Excel/Notion): Имя файла | Период | Размер | Пароль (если есть) | Расположение бэкапа.
• [ ] Настройка AutoArchive: Включите автоархивацию в Outlook (Файл → Параметры → Дополнительно → Параметры автоархивации), чтобы не делать это вручную каждый год.

---

Частые ошибки и как их избежать

⚠ Ошибка 1: Удаление писем вместо перемещения

Если просто удалить папку в основном PST — письма попадут в «Удаленные», а место на диске не освободится до сжатия (Compact) не вернется. Всегда используйте Перемещение (Move) или Экспорт с удалением исходников.

⛔ Ошибка 2: Копирование PST-файла, пока Outlook открыт

Файл будет в неконсистентном состоянии (блокировки, кэш). Всегда закрывайте Outlook перед копированием/переносом PST-файлов на уровне проводника.

⚠ Ошибка 3: Хранение PST на сетевом диске (NAS/SMB)

Microsoft не поддерживает работу с PST по сети. Это гарантированно приведет к повреждению базы данных. Храните рабочие PST только на локальном диске (SSD/HDD). На сеть кладите только копии для бэкапа (когда Outlook закрыт).

⛔ Ошибка 4: Забытые пароли на архивах

Если поставили пароль на PST при экспорте, сохраните его в менеджере паролей. Восстановить забытый пароль от PST практически невозможно (только брутфорс, который может занять годы).

---

Разделение почтового архива — это не разовая акция, а часть гигиены данных. Лучшая стратегия: включить AutoArchive по годам в настройках Outlook и раз в год отключать старый PST от профиля, сжимать его и уносить в холодное хранилище (внешний диск + облако).

Для разовых задач (миграция, разделение по проектам, спасение огромного 80-гигабайтного файла) используйте встроенный мастер «Импорт/Экспорт» или профессиональные утилиты вроде Stellar Splitter / Kernel. Избегайте онлайн-конвертеров для конфиденциальных данных и никогда не работайте с PST-файлами напрямую по сети.