Воронежский государственный архив (ВГА) хранит миллионы документов, охватывающих историю региона с XIX века до наших дней. Чтобы найти нужный материал, необходимо разобраться в системе архивных номеров – уникальных идентификаторов, которые позволяют быстро определить место хранения, тип документа и его содержание.

Что такое архивный номер?

Архивный номер – это кодификатор, присваиваемый каждому документу или файлу в архиве. Он состоит из нескольких элементов, каждый из которых несёт определённую информацию:

1. Код подразделения (фонд) – указывает на архивный фонд (например, Ф-1 – «Государственная власть», Ф-2 – «Сельское хозяйство»).
2. Номер дела (дело) – уникальный номер в пределах фонда (например, Д-345).
3. Номер листа (опись) – конкретный лист или файл внутри дела (например, Л-12).
4. Дополнительные индексы – могут включать год, тип документа, серию и т.п.

В совокупности они образуют запись вида Ф-1 Д-345 Л-12, которая полностью описывает местоположение документа в архиве.

Структура номера воронежского архива

Как искать документ по номеру?

Для поиска в онлайн‑каталогах Воронежского архива выполните следующие шаги:

• Шаг 1. Перейдите на официальный сайт Воронежского государственного архива.
• Шаг 2. Откройте раздел «Электронный каталог» и выберите нужный фонд (по коду Ф‑X);
• Шаг 3. Введите полное сочетание Ф‑X Д‑YYY Л‑ZZZ в строку поиска.
• Шаг 4. При необходимости уточните запрос, добавив год или тип документа.
• Шаг 5. Просмотрите результаты, выберите нужный лист и нажмите «Заказать копию».

Примеры типовых номеров

Пример 1. Документ из фонда «Государственная власть»

Номер: Ф-1 Д-452 Л-03

Это лист № 3 из дела № 452 фонда № 1, где хранятся акты местного самоуправления 1918 года.

Пример 2. Учебный план школы

Номер: Ф-5 Д-1289 Л-12 Г-1954

Фонд № 5 – «Образование», дело № 1289, лист № 12, документ датирован 1954 годом.

Как оформить запрос на копию документа?

После того как вы нашли нужный номер, необходимо оформить официальное обращение:

1. Заполнить форму «Заявление о выдаче копий архивных документов» (доступна в личном кабинете).
2. Указать полные реквизиты: Ф‑X, Д‑YYY, Л‑ZZZ, а также цель исследования.
3. Оплатить государственную пошлину (если требуется) через банковскую карту или онлайн‑платеж.
4. Получить подтверждение и ждать готовности копии (обычно 3‑7 рабочих дней).

Правовые аспекты

Работа с архивными материалами регулируется Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональными нормативными актами. Ключевые положения:

• Документы, относящиеся к секретной или служебной информации, могут быть недоступны без специального разрешения.
• Для материалов, датированных более 70 лет, действует правило открытого доступа, но некоторые личные данные могут быть ограничены.
• Копирование и публикация материалов требуют указания источника: «Воронежский государственный архив, фонд …».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Что делать, если в каталоге нет нужного номера?

Возможные причины:

• Документ ещё не оцифрован – обратитесь в справочный отдел архива.
• Номер указан неверно – проверьте правильность кода фонда и номера дела.
• Документ находится в закрытом фонде – потребуется специальное разрешение.

Вопрос: Можно ли получить цифровую копию?

Да. При оформлении заявки укажите формат «цифровая копия (PDF)». За дополнительную плату архив может предоставить скан высокого качества.

Вопрос: Как понять, к какому периоду относится фонд?

На сайте архива в описании каждого фонда указаны годы охвата и тематика. Например, фонд Ф‑2 «Сельское хозяйство» охватывает 1917‑1991 гг.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Воронежского государственного архива
• Электронный каталог документов
• Государственная пошлина за копии архивных материалов
• ФЗ № 73‑ФЗ «Об архивном деле»

Понимание структуры архивного номера в Воронежском государственном архиве существенно ускоряет поиск нужных материалов, экономит время и упрощает процесс получения копий. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете эффективно работать с историческими документами, будь то научные исследования, генеалогия или подготовка публикаций;

Дата публикации: