Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Создание электронного архива — это не просто установка программы, а сложный организационно-технический процесс, требующий правового оформления. Основным документом, регламентирующим работу такого архива, является Положение об электронном архиве организации. Ниже представлена подробная статья о том, как его разработать, какие разделы обязательны, и примерная структура документа.

Что такое Положение об электронном архиве и зачем оно нужно?

Положение об электронном архиве — это локальный нормативный правовой акт (ЛНПА), который устанавливает порядок формирования, ведения, хранения, использования и уничтожения электронных документов и архивных копий в организации.

Основные цели документа:

Правовое оформление: Придание юридической силы электронным документам (согласно ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» и ст. 309 ТК РФ).
Регламентация процессов: Четкое описание жизненного цикла документа: от создания/поступления до уничтожения или перевода в государственный архив.
Распределение ответственности: Определение ролей (администратор архива, ответственные лица подразделений, пользователи).
Обеспечение безопасности: Установка требований к защите информации, контролю целостности и доступности документов.
Соответствие законодательству: Выполнение требований ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», ФЗ-149 «Об информации…», Приказа Росархива от № 236 (административный регламент);

Важно: Отсутствие утвержденного Положения является грубым нарушением архивного законодательства и может повлечь штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ (для должностных лиц — до 5000 руб., для юрлиц — до 50 000 руб.).

Нормативная база для разработки

При написании Положения необходимо опираться на следующие акты:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12, 14, 22).
Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в части признания юридической силы ЭДО).
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Административного регламента…» (требования к системе электронного архива).
Приказ Росархива от № 158 «Об утверждении типовых составов и сроков хранения архивных документов…» (для типовых номенклатур).
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Электронные архивные документы. Общие требования к формированию».
ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Электронные архивные документы. Требования к созданию систем электронного архива».

Структура Положения об электронном архиве (Обязательные разделы)

Согласно архивным стандартам (ГОСТ Р 7.0.8-2013, Приказ № 236), Положение должно содержать следующие структурные элементы:

Общие положения

Наименование организации и документа.
Правовая основа (ссылки на законы, устав организации).
Цели и задачи электронного архива.
Объект регулирования (какие документы попадают в архив: входящие, исходящие, внутренние, договоры, кадровые, бухгалтерские и т.д.).
Определения терминов (электронный архивный документ, ЭП, хеш-сумма, метаданные, карточка документа и т.д.).

Организация работы электронного архива

Структура архива (централизованный / децентрализованный / гибридный).
Должностное лицо, ответственное за архив (Архивариус / Администратор ЭА).
Полномочия и обязанности администратора архива.
Обязанности структурных подразделений (поставщиков документов).
График работы архива и режим доступа.

Технические и программные средства

Описание программного обеспечения (СЭД / Система электронного архива).
Требования к аппаратному обеспечению (серверы, накопители, СКИФ).
Форматы файлов для долгосрочного хранения (PDF/A, XML, TIFF и др. согласно ГОСТ Р 7.0.99-2018).
Средства электронной подписи (КЭП, НЭП, простая ЭП) и проверки подписей.
Обеспечение целостности (хеширование, контрольные суммы, блокчейн/КСИ).

Процессы формирования и пополнения архива (Жизненный цикл ЭД)

Поступление/Создание: Правила сканирования бумажных оригиналов (разрешение, цвет, формат), требования к «рожденным цифровым» документам.
Регистрация и описание: Заполнение карточки документа (метаданные: автор, дата, тип, номер, ключевые слова, срок хранения).
Классификация и экспертиза стоимости: Определение срока хранения по номенклатуре, присвоение категории ценности (временная / постоянная);
Размещение в хранилище: Автоматическое или ручное помещение в защищенное хранилище с фиксацией события в журнале аудита;

Хранение, защита и сохранность

Режимы доступа (ролевая модель: чтение, редактирование метаданных, удаление — только администратору).
Резервное копирование (график, хранение копий в удаленном ДЦ, проверка восстановления).
Защита от несанкционированного доступа (СЗИ, антивирусы, межсетевые экраны, учет доступа).
Мониторинг целостности (периодическая верификация хеш-сумм).
Миграция данных (перезапись на новые носители, конвертация в актуальные форматы при смене ПО/ОС).

Использование и выдача документов

Порядок поиска (полнотекстовый, по атрибутам).
Порядок выдачи копий (электронных/бумажных) сотрудникам и третьим лицам.
Уведомление об использовании (логи доступа).
Предоставление документов в суды, налоговые, Росархив (требования к оформлению выписок).

Уничтожение и передача в госархив

Формирование акта экспертизы стоимости (комиссия).
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения (акт уничтожения, необратимое удаление).
Подготовка и передача документов постоянного хранения в государственный архив (в формате, установленном Росархивом).

Контроль за соблюдением Положения

Внутренний аудит (ежегодный/плановый).
Ответственность за нарушение (дисциплинарная, материальная, уголовная).
Порядок внесения изменений в Положение.

Образец структуры Положения (Шаблон для заполнения)

Ниже приведен образец заголовочной части и оглавления, который можно использовать как основу. Текст в квадратных скобках […] подлежит замене на данные вашей организации.

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Генерального директора
ООО «[Название организации]»
от «___» _____________ 202_ г. № ____

ПОЛОЖЕНИЕ
Об электронном архиве ООО «[Название организации]»

I. Общие положения

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Росархива от № 236, ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.100-2018 и Уставом ООО «[Название]».

Положение определяет порядок организации работы электронного архива (далее — Электронный архив, ЕА), формирования фондов электронных архивных документов (ЭАД), их хранения, учета, использования и уничтожения.

Электронный архив является неотъемлевой частью архива организации и предназначен для обеспечения сохранности, подлинности, целостности и доступности электронных документов на протяжении установленных сроков хранения.

Действие Положения распространяется на все структурные подразделения организации, сотрудников, создающих, получающих, обрабатывающих и использующих электронные документы в ходе производственной деятельности.

II. Организация работы электронного архива

Общим управлением электронным архивом руководит [Должность, напр. Директор по ИТ / Главный архивариус] — [ФИО].

Непосредственное администрирование системы электронного архива (СЭА) осуществляет Администратор ЭА — [Должность, ФИО].

Обязанности Администратора ЭА:

администрирование СЭА (создание пользователей, назначение ролей, настройка прав доступа);
контроль за своевременным поступлением ЭАД в архив от подразделений;
организация резервного копирования и проверки целостности данных;
проведение экспертизы стоимости ЭАД (в составе комиссии);
обеспечение выполнения запросов на выдачу документов;
ведение журнала аудита (лога) событий СЭА.

Обязанности руководителей структурных подразделений (поставщиков документов):

своевременная передача в ЭА завершенных электронных документов (или скан-копий бумажных оригиналов) с заполненными карточками метаданных;
обеспечение подлинности и читаемости передаваемых файлов;
соблюдение сроков хранения при формировании дел/папок.

III. Техническое обеспечение и требования к форматам

В качестве программного обеспечения СЭА используется: [Название СЭД/СЭА, версия, разработчик].

Допустимые форматы файлов для долгосрочного хранения (в соответствии с ГОСТ Р 7.0.99-2018):

Текстовые документы: PDF/A-1b или PDF/A-2b (ISO 19005);
Таблицы: CSV (UTF-8) или PDF/A;
Растровые изображения: TIFF (сжатие CCITT Group 4) или PNG;
Векторная графика: SVG;
XML-документы (для структурированных данных, ЭДО): XML (с прилагаемой XSD-схемой).

Каждый ЭАД должен иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП) уполномоченного лица или усиленную неквалифицированную ЭП (внутриоргановый документооборот), прошедшую проверку на валидность на момент пополнения архива.

Хранение осуществляется на серверном оборудовании, расположенном в серверной организации / в облаке провайдера [Название провайдера, сертификат ФСТЭК/ФСБ]. Обеспечивается RAID-массив уровня не ниже 5/6/10 и ежедневное инкрементное / еженедельное полное резервное копирование в удаленное хранилище.

IV. Порядок формирования и пополнения архива

Пополнение ЭА осуществляется путем передачи электронных документов (файлов + карточка метаданных) из рабочих информационных систем (СЭД, 1С, CRM, почта) в СЭА через программные интерфейсы (API) или вручную через веб-интерфейс.

Обязательные атрибуты карточки документа (метаданные):

Уникальный идентификатор (UID) в системе.
Вид документа (договор, приказ, счет, акт, письмо и т.д.).
Регистрационный номер и дата регистрации в СЭД.
Дата документа (составления/подписания).
Автор/Исполнитель (ФИО, подразделение).
Контрагент (для внешних документов).
Тема/Краткое содержание.
Срок хранения (в годах / «Постоянно»).
Код номенклатуры дела.
Хеш-сумма файла (SHA-256) для контроля целостности.
Статус ЭП (Валидна / Просрочена / Отозвана / Отсутствует).

Скан-копии бумажных документов создаются на сканерах с разрешением не менее 300 dpi (для текста) / 600 dpi (для чертежей/фото), в цвете (24 бит) или оттенках серого, с автоматическим выравниванием и обрезкой. Оригиналы бумажных документов хранятся / уничтожаются в соответствии с отдельным Положением о работе с бумажным архивом.

V. Хранение, защита и сохранность

Доступ к ЭА разграничивается на основе ролевой модели (RBAC):

Администратор: полные права (администрирование, удаление по акту, миграция).
Архивариус: регистрация, экспертиза, формирование дел, выдача.
Руководитель подразделения: чтение документов своего подразделения, поиск.
Сотрудник: чтение документов, к которым имеет доступ по должностной инструкции.
Аудитор/Инспектор: только чтение и экспорт в режиме «только просмотр» по официальному запросу.

Все действия в СЭА (вход, просмотр, скачивание, изменение метаданных, попытки удаления) протоколируются в Журнале аудита (логе), который хранится не менее 3 лет и не подлежит редактированию даже администратором.

Проверка целостности массива данных (верификация хеш-сумм) проводится ежеквартально автоматически скриптом СЭА и ежегодно вручную комиссией. Протокол проверки сохраняется в архиве.

VI. Использование документов электронного архива

Поиск документов осуществляется через единый поисковый интерфейс СЭА по атрибутам карточки и/или полнотекстово (OCR-слой для сканов).

Выдача документов сотрудникам производится в виде электронной копии (файла) с отметкой «Копия верна» и ЭП Администратора ЭА, либо в виде бумажной копии, заверенной печатью и подписью ответственного лица.

Представление документов в судебные органы, налоговые инспекции и иные уполномоченные органы оформляется в соответствии с Приказом Росархива № 236 и ст. 75 АПК РФ / ст. 93 КАС РФ (выписка из архива с заверением ЭП).

VII. Экспертиза стоимости, уничтожение и передача в госархив

Экспертиза стоимости ЭАД проводится ежегодно (или по накоплению массива) постоянной комиссией по экспертизе стоимости архивных документов.

Документы с истекшим сроком хранения (временно хранящиеся) подлежат уничтожению. Уничтожение производится необратимым удалением файлов из основного и резервного хранилищ с составлением Акта об уничтожении электронных архивных документов (образец согласно Приказу Росархива).

Документы постоянного хранения (срок «Постоянно») подлежат передаче в государственный архив соответствующего уровня по истечении 10 лет со дня окончания года их создания (или иного срока, установленного законом) в формате, согласованном с принимающим архивом (обычно пакет SIP — Submission Information Package).

VIII. Контроль и ответственность

Контроль за соблюдением настоящего Положения возлагается на [Должность, напр. Генерального директора / Начальника отдела ВЭД].

Нарушение требований Положения (несвоевременная сдача документов, умышленное искажение, несанкционированный доступ, удаление без акта) влечет ответственность в соответствии с трудовым законодательством (ст. 192 ТК РФ), ГК РФ и ст. 13.20 КоАП РФ.

Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения приказом Генерального директора. Изменения и дополнения вносятся тем же порядком.

Приложения:

Схема структуры электронного архива (папки/классы).
Реестр форматов файлов, допустимых к хранению.
Матрица ролей и прав доступа (RBAC).
Регламент резервного копирования и восстановления.
Образец Акта экспертизы стоимости ЭАД.
Образец Акта об уничтожении ЭАД.

Ключевые нюансы, которые часто упускают (Check-list для проверки)

Аспект	Частая ошибка	Правильный подход (что написать в Положении)
Сроки хранения	Ссылка только на «Номенклатуру» без указания кодов.	Приложить актуальную Номенклатуру дел (утвержденную Росархивом или типовые) как Приложение к Положению. Указать, что сроки устанавливаются только по номенклатуре.
Бумажные оригиналы	Не прописано, что делать с бумагой после сканирования.	Четко зафиксировать: «Оригалы хранятся до истечения срока действия / передаются в госархив / уничтожаются после проверки качества скана комиссией» (согласно Письму Росархива).
Электронная подпись	Не указано, какая ЭП нужна для архивной копии.	Требовать КЭП для внешнего ЭДО и документов, подлежащих передаче в госархив. Для внутреннего — допускать УНЭП по соглашению сторон. Обязательно: проверка валидности сертификата на момент архивирования.
Миграция форматов	Отсутствие процедуры смены ПО/форматов.	Ввести раздел «Миграция и эмуляция»: обязательная верификация хеш-сумм до и после конвертации, хранение старых версий ПО для чтения проприетарных форматов.
Журнал аудита	Логи хранятся в самой СЭД и могут быть очищены админом.	Требовать выгрузку логов в независимое защищенное хранилище (SIEM / WORM-накопитель), недоступное для редактирования администратором СЭА.
Доступ третьих лиц	Не регламентирована выдача документов в суд/налоговую.	Прописать процедуру: официальный запрос -> формирование пакета -> заверка ЭП администратора архива -> передача по защищенному каналу (СМЭВ, ТКС, портал ГАС «Правосудие»).

Порядок утверждения и введения в действие

Разработка: Инициатор (IT-директор / Архивариус / Юрист) готовит проект.
Согласование: Проект согласовывается с:
- Юридическим отделом (соответствие законам).
- Службой информационной безопасности (СЗИ, модель угроз).
- IT-отделом (техническая реализуемость).
- Бухгалтерией/Кадрами (специфика документов).
Утверждение: Приказом (Распоряжением) Главы организации;
Ознакомление под роспись: Все сотрудники, работающие с ЭДО, должны ознакомиться с Положением под личную подпись (или ЭП в СЭД). Составляется лист ознакомления.
Регистрация: Положение регистрируется в журнале ЛНПА организации.
Актуализация: Пересмотр не реже 1 раза в год или при смене законодательства / ПО / структуры орга.

Положение об электронном архиве — это «конституция» вашего цифрового хранилища. Грамотно составленный документ:

Снимает риски признания электронных документов не имеющими юридической силы в суде.
Защищает от штрафов Росахива и налоговой инспекции.
Строит прозрачные и управляемые бизнес-процессы документооборота.
Гарантирует сохранность активов компании на десятилетия.

Используйте приведенный выше образец структуры как каркас, но обязательно адаптируйте каждый пункт под реальную IT-инфраструктуру, организационную структуру и отраслевую специфику вашей компании. Для высоконагруженных или регулируемых секторов (банки, госсектор, медицина, оборона) рекомендуется привлечь экспертов по архивному делу и сертификации ФСТЭК/ФСБ на этапе проектирования.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При разработке локальных нормативных актов рекомендуется обращаться к квалифицированным юристам и архивистам.