Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Центральный архив Военно-Морского Флота (ЦА ВМФ), расположенный в Гатчине Ленинградской области, является главным хранилищем документов по истории российского флота XVIII–XX веков. Обращение в архив, стандартная процедура для историков, гениалогов, авторов книг и родственников моряков, однако она требует знания правил оформления запроса и специфики фондов.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запрос в Архив ВМФ в Гатчине, какие документы нужны, как оформить доверенность и чем отличаются типы обращений.

Общая информация и контакты

Перед отправкой запроса обязательно проверьте актуальные реквизиты на официальном сайте (cavmf.ru) или по телефонам справочной.

Полное наименование: Федеральное государственное бюджетное учреждение культуры «Центральный архив Военно-Морского Флота» (ФГБУК «ЦА ВМФ»).
Адрес: 188300, Ленинградская обл., г. Гатчина, ул. Кронштадтская, д. 1.
Режим работы читальни: Обычно с 9:00 до 17:00 (перерыв с 13:00 до 14:00), выходные — суббота, воскресенье. Важно: Режим может меняться, звоните заранее: +7 (81371) —XX-XX (уточните на сайте).
Электронная почта для запросов: cavmf@cavmf.ru (или через форму обратной связи на сайте).

Виды запросов: какой выбрать?

Способ обращения зависит от вашей цели и возможности личного визита.

А. Письменный запрос (по почте или email)

Подходит, если вы не можете приехать лично. Архив проводит поиск по описям и выдает копии найденных документов (платная услуга).

Б. Личный визит в читальню

Наиболее эффективный способ для серьезных исследований. Вы работаете с описями и делом самостоятельно (или с помощью консультанта). Требует предварительной записи.

В. Запрос через портал «Госуслуги» / Налоговая / ЗАГС

Для подтверждения стажа, награждений или получения пенсионных прав часто удобнее оформить межведомственный запрос через соответствующий орган, чем писать в архив самостоятельно.

Подготовка исходных данных (Ключ к успеху)

Архив не ищет людей «по фамилии» в общем списке. Документы сгруппированы по фондам (ведомствам, частям, учебным заведениям). Чтобы архивист нашел дело, вы должны указать конкретный фонд или хотя бы место службы/учебы и годы.

Минимальный набор данных для запроса:

ФИО полностью (с указанием перемен фамилии, если была).
Дата и место рождения (или примерный год).
Годы службы/учебы (хотя бы приблизительные: 1942–1945, 1970–1975).
Место службы: название корабля, части, соединения, флот (Балтийский, Черноморский, Тихоокеанский, Северный), береговая часть, училище/высшее училище.
Звание/Должность (матрос, старшина, офицер, инженер и т.д.).

Совет: Если вы не знаете часть/корабль, но знаете, что человек служил на Балтике в 1943 году, укажите это. Архивист проверит фонды штатных расписаний или роликов экипажей соответствующего флота за этот год.

Структура и оформление официального письма-запроса

Запрос пишется свободной формы, но обязательно на русском языке. Ниже приведен рекомендуемый шаблон.

Шаблон письма:

 Кому:
 Директору ФГБУК «ЦА ВМФ»
 г. Гатчина, ул. Кронштадтская, д. 1 От кого:
 [Ваши ФИО полностью]
 [Ваш адрес проживания с индексом — для ответа по почте]
 [Ваш телефон]
 [Ваш email]
ЗАЯВЛЕНИЕ (ЗАПРОС)
 на предоставление архивной информации
Прошу оказать мне платную (или бесплатную — см. ниже) услугу по поиску и предоставлению копий документов, касающихся моего родственника / личности, интересующей меня в исследовательских целях:
ФИО: Иванов Иван Иванович
 Дата рождения: г.
 Место рождения: г. Ленинград / Ивановская обл., г. Кинешма
Период службы: 1939–1946 гг. (призыв Ровенским РВК)
 Место предполагаемой службы: Балтийский флот, Краснознаменная Балтийская флотилия, минно-тральщики типа «Фугас» / береговые батареи г. Ленград / ВМУ им. Фрунзе.
 Звание на момент увольнения: старшина 1-й статьи / капитан-лейтенант.
 Цель запроса: восстановление прав на льготы / написание книги / составление родословной / установление факта участия в битве за Ленинград.
Прошу:
 Провести поиск по указанным данным в фондах ЦА ВМФ.
 В случае нахождения — направить мне скан-копии / заверенные копии документов (личное дело, служебный список, ролик экипажа, наградные листы, приказ о присвоении звания/награждении и т.д.) на мой email / почтовый адрес.
 Сообщить стоимость услуг и реквизиты для оплаты.
Прилагаю копии документов, подтверждающих родственные отношения / мою личность / уполномоченность:
 — Копия паспорта (развороты с фото и пропиской).
 — Копия свидетельства о рождении / браке (для подтверждения родства).
 — [При необходимости] Нотариальную доверенность (если запрос от имени третьего лица).

Документы, подтверждающие право на получение информации

Согласно ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 22, 41), доступ к документам, содержащим сведения, составляющие тайну, или персональные данные (срок ограничения доступа 75 лет), предоставляется:

Самому лицу (по паспорту).
Родственникам (при предъявлении документов, подтверждающих родство: свидетельства о рождении, браке, смене фамилии — цепочка документов от запрашиваемого к вам).
Уполномоченным лицам (по нотариальной доверенности с правом подписи запросов, получения копий, представления интересов в архивах);

Важно: Если вы запрашиваете информацию о неродственнике (для книги, статьи) и срок 75 лет не истек — архив откажет в предоставлении копий личного дела/служебного списка. Могут выдать только обезличенные справки или документы, не содержащие персональных данных (приказы о боевом применении, журналы боевых действий частей без личных составов).

Оплата услуг (Платные архивные услуги)

Поиск и копирование в ЦА ВМФ — платные услуги (Постановление Правительства РФ № 1429). Бесплатно выдаются только справки о факте службы для пенсионных целей (по межведомственным запросам) или в случаях, предусмотренных законом (например, участникам ВОВ).

Основные тарифы (ориентировочно, уточняйте в прайсе на сайте):

Поиск информации (1 час работы архивиста): ~ 500–1000 руб; (оплачивается фактическое время).
Изготовление копии (1 стр. А4, скан/ксерокс): ~ 30–50 руб.
Заверение копии печатью архива: ~ 100–200 руб. за документ.
Отправка почтой: стоимость пересылки + конверт.

Процедура: Архив присылает вам счет (на email или почте). Вы оплачиваете через Сбербанк Онлайн / любое отделение банка / Госуслуги. После получения квитанции (скана) архив начинает работу / отправляет готовые копии.

Особенности фондов ЦА ВМФ (Где искать?)

Понимание структуры фондов ускорит поиск в разы. Основные массивы:

Период / Тема	Основные фонды / Путеводители
XVIII – нач. XX в. (до 1917 г.)	Фонды Адмиралтейств-коллегии, Морского министерства, Главного гидрографического управления, флотов, портов, кораблей. Есть путеводитель по фондам до 1917 г.
1917–1941 гг. (Довоенное)	Фонды Наркомата морепродуктов, Главморского флота, штабов флотов, кораблей, училищ. Важно: Многие личные дела офицеров до 1917 г. и 1920-х гг. находятся в РГВИА (Москва), а не в Гатчине.
Великая Отечественная война (1941–1945)	Фонды штабов флотов (Балтийский, Черноморский, Северный, Тихоокеанский, Амурская флотилия), береговых оборон, бригад морской пехоты, авиации ВМФ. Журналы боевых действий — фонд 395 (ЦА МО, Подольск) дублируются, но оригиналы часто в Гатчине по фондам частей.
Послевоенное время (1946–1991)	Фонды Главного штаба ВМФ, штабов флотов, кораблей и частей (постоянного базирования). Личные дела офицеров и прапорщиков часто хранятся в ЦА МО (Подольск) или в архивах кадровых органов (п. Сосновый Бор, г. Санкт-Петербург), а не в ЦА ВМФ. В Гатчине — дела частей, приказы, ролики экипажей, наградные листы.
Наградные документы	Наградные листы, приказы о награждении — в фондах частей/флотов. Картотеки награжденных медалью «За оборону…» / «За победу над Германией» — часто в фонде 1000+ (картотеки медалист).
Учебные заведения	Отдельные фонды для ВМУ им. Фрунзе, ВВМУ им. Кузнецова, НВМУ, училищ юродительских корпусов, качковских училищ и т.д. (выпускники, личные дела курсантов).

Личный визит в читальню: пошаговая инструкция

Запись на место: Обязательно звоните за 1–2 недели: +7 (81371) —XX-XX. Места в читальне ограничены (обычно 10–15 мест).
Документы для оформления читательского билета: Паспорт РФ. Если работаете с документами старше 75 лет — билета может не потребоваться (работа в общем зале), но лучше уточнить. Для документов моложе 75 лет (личные дела) — нужно оформление допуска (письменное заявление директору + паспорт + документы родства/доверенность).
Работа с опросными листами/путеводителями: В холле читальни находятся описи фондов (бумажные и электронные на терминалах). Вы определяете номера фонда, описи, дела.
Заказ дел: Заполняете заказчики (формуляры) на нужные дела. Выдача — обычно на следующий рабочий день (иногда в тот же день до 14:00, уточняйте).
Съемка/Копирование: Разрешена бесплатная невспышковая съемка на фотоаппарат/телефон (без штатива). Сканер/ксерокс — за плату через кассу архива.

Типичные ошибки и советы

Ошибка: «Ищите моего деда Иванова Ивана, служил на флоте».

Правильно: «Иванов Иван Петрович, 1912 г.р., служил на КРФ 1935–1945 гг., минно-тральщик «Труд», звание боцман».
Ошибка: Запрос личного дела офицера 1970-х гг. в ЦА ВМФ.

Нюанс: Личные дела офицеров после 1945 г. чаще всего в ЦА МО (Подольск, фонд 4-кадровый) или в Архиве кадрового управления ВМФ (СПб/Сосновый Бор). В ЦА ВМФ — дела частей.
Совет: Начните с поиска наградных листов (сайт «Подвиг народа» / «Память народа»). В награждении указаны: номер приказа, часть, должность, дата. С этими данными в ЦА ВМФ найдут дело части и ролик экипажа за 1 день.
Совет: Если человек утонул/пропал без вести — ищите «Списки потерь» (фонды штабов флотов, отделы по учетам потерь) и «Акты о гибели/пропаже».

Альтернативные источники (если в Гатчине нет)

Не фиксируйтесь только на ЦА ВМФ. Параллельно пишите/езжайте в:

ЦА МО (Подольск, Московская обл.) — личные дела офицеров, генералов, кадровые документы после 1917 г., журналы боевых действий частей (фонд 395).
РГВИА (Москва), личные дела офицеров до 1917 г., документы царского флота.
Архив Кадрового управления ВМФ (Санкт-Петербург / Сосновый Бор) — личные дела офицеров и прапорщиков послевоенного периода, служебные списки.
Областные/Городские архивы (СПб, Кронштадт, Севастополь, Владивосток, Мурманск, Калининград) — фонды местных военкоматов (призыв), береговых частей, госпиталей, эвакуационных пунктов.
ЦГА СПб (Центральный гос. архив СПб) — фонды Ленинградского горсовета, эвакуации, обороны города (взаимосвязь с флотом).

Резюме: Алгоритм действий «от А до Я»

Соберите максимум известных фактов (ФИО, даты, часть/корабль, звание, флот).
Проверьте сайты «Память народа» и «Подвиг народа» на предмет наград и частей.
Определите, куда именно писать (ЦА ВМФ Гатчина, ЦА МО Подольск, Кадровое УВМФ СПб или межведомственный запрос через Госуслуги/ПФР).
Подготовьте пакет документов (паспорт, родство, доверенность).
Напишите грамотный запрос (по шаблону выше) и отправьте на email cavmf@cavmf.ru или почтой с уведомлением.
Дождитесь ответа-счета, оплатите услуги.
Получите копии/справки на email или почте. При необходимости, езжайте в читальню для глубокого изучения дел.

Удачи в поисках! Архивная работа требует терпения (сроки ответа по закону до 30 дней, сложные поиски, дольше), но результат — подлинные документы о службе предков — того стоит.