Запрос в центральный архив – это официальное обращение к государственному архиву с целью получения копий документов, справок или информации, хранящейся в архивных фондах. Процесс может показаться сложным, но при правильной подготовке и соблюдении регламентов вы получите нужные сведения в срок.

Что такое центральный архив?

Центральный архив – это главный архивный центр, который обслуживает определённый государственный орган (например, Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО)), а также координирует работу региональных архивов. В его фондах хранятся документы национального значения: военные журналы, кадровые листы, служебные характеристики, архивные справки о наградах и т.д.

Правовые основы

• Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах» (2007 г.) определяет порядок доступа к архивным материалам.
• Закон «О персональных данных» регулирует обработку сведений, содержащих персональные данные.
• Для получения документов, содержащих персональные данные, необходимо подтвердить право доступа (родство, интересы, статус наследника и т.п.).

Что нужно подготовить перед написанием запроса?

1. Определите нужный архив. Если вы ищете сведения о военной службе – это, скорее всего, ЦАМО. Для гражданских дел – ГАРФ, ГАИР и т.д.
2. Соберите документы, подтверждающие ваше право. Это могут быть:
   • Свидетельство о рождении (ваше и предка);
   • Свидетельство о браке/разводе;
   • Справка о смерти;
   • Документы, подтверждающие родство (например, выписка из реестра записей о рождении).
3. Уточните точные данные о запрашиваемом лице: полное ФИО, дату рождения, воинскую часть, период службы, номер награды и т.д.
4. Подготовьте контактные данные. Адрес проживания, телефон, e‑mail – они понадобятся для обратной связи и доставки готовых материалов.

Структура официального запроса

Запрос оформляется в виде письма‑запроса. Ниже – обязательные элементы:

Шапка (кто и куда)	Укажите получателя – обычно директора архива (например, «Начальнику Центрального архива Министерства обороны РФ»).
От кого	Ваши ФИО, адрес, телефон, e‑mail.
Тема запроса	Кратко: «Запрос архивных сведений о службе …».
Текст запроса	Подробное описание того, какие документы нужны, за какой период, по какому делу.
Перечень приложений	Список копий документов, подтверждающих право доступа.
Подпись и дата	Подпишите запрос и укажите дату.

Образец запроса в ЦАМО

Кому: Начальнику Центрального архива Министерства обороны РФ
От: Иванов Иван Сергеевич,
 ул. Ленина, д. 12, кв. 34,
 г. Москва, 101000,
 тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
 e‑mail: ivanov@example.com
Тема: Запрос архивных сведений о службе участника Великой Отечественной войны

Запрос:
Прошу предоставить архивные сведения о службе моего предка,
ФИО: Милидонов Георгий Петрович,
дата рождения: ,
воинская часть: 123‑й стрелковый батальон,
период службы: 1941‑1945 гг.

Необходимо получить:
Воинскую часть и должность;
Служебные характеристики (в т.ч. о наградах);
Копию листа из военного билета;
Справку о полученных наградах (орденах, медалях).

Приложения:
Копия свидетельства о рождении Милидонова Г. П.;
Копия свидетельства о смерти;
Копия моего паспорта (для подтверждения личности);
Копия документа, подтверждающего родство (выписка из реестра записей о рождении).

Подпись: ______________________

Куда и как отправлять запрос

• Почтовая отправка. На адрес архива (пример для ЦАМО):

  Центральный архив Министерства обороны РФ,

  ул. Кирова, д. 74,
  г. Подольск, Московская область, 142100
  Тел.: 715‑90‑05, 715‑90‑33

• Электронная почта. Большинство архивов принимают запросы на официальные e‑mail (например, camo@mil.ru).
• Личный прием. Приёмные архивов работают в будние дни; рекомендуется предварительно записаться.
• Онлайн‑форма. На портале ГАРФ можно заполнить электронную заявку, распечатать её и отправить по почте.

Сроки и стоимость

Согласно нормативам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 15 рабочих дней с момента готовности материалов. При глубоком поиске (по фондам, требующим экспертизы) срок может быть продлён до 6 месяцев.

Оплата производится только за:

• Копирование (сканирование, фотокопия) – согласно прейскуранту архива;
• Транспортировку (почтовый сервис, курьер).

Если запрос относится к публичным документам, оплата может быть отменена.

Как отслеживать статус запроса

1. Сохраните копию отправленного письма и трек‑номер (если отправляли почтой).
2. Через 10‑15 дней позвоните в архив (примерный номер: 715‑90‑05) и уточните номер заявки.
3. При наличии онлайн‑портала можно ввести номер заявки в личный кабинет и увидеть статус.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить документы без подтверждения родства?

Для доступа к персональным данным требуется документальное подтверждение вашего отношения к запрашиваемому лицу (родство, наследник, законный представитель).

Какие документы считаются «публичными»?

Документы, относящиеся к историческому периоду более 70 лет, часто считаются открытыми и могут быть предоставлены без оплаты и подтверждения родства.

Можно ли получить ответ в электронном виде?

Да. При указании e‑mail в запросе архив может выслать сканы документов в формате PDF. При этом может потребоваться дополнительная плата за электронную копию.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Получите официальное объяснение причины отказа (например, ограничения по персональным данным). При необходимости подайте апелляцию в вышестоящий орган (например, в Министерство культуры РФ);

Полезные ссылки и контакты

• Официальный сайт ЦАМО – реквизиты, форма заявки.
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – онлайн‑заявка.
• Телефон приёмной ЦАМО (Подольск): 715‑90‑05, 715‑90‑33
• Электронная почта для запросов в ЦАМО: camo@mil.ru

---