В эпоху стремительной цифровизации бизнес-процессов переход от бумажного документооборота к электронному становится не просто данью моде, а жизненной необходимостью. Для надежного хранения, быстрого поиска и безопасного использования электронных документов (ЭД) организации создают специализированные системы — электронные архивы. Однако чтобы система оправдала ожидания и работала без сбоев, еще на этапе планирования необходимо грамотно составить техническое задание (ТЗ) на электронный архив.
В этой статье мы подробно разберем, что должно включать в себя ТЗ, на какие нормативные требования опираться и как учесть все нюансы создания системы хранения электронных документов (СХЭД).
Зачем нужно ТЗ и что оно дает?
Техническое задание — это фундамент будущего электронного архива. От полноты и точности его описания зависит, будет ли система справляться с возложенными на нее задачами или превратится в «цифровую свалку». В ТЗ фиксируются:
- Цели и задачи внедрения системы.
- Функциональные и технические требования.
- Требования к безопасности и разграничению доступа.
- Правила приема, хранения и уничтожения документов.
Основные этапы подготовки к написанию ТЗ
До того как приступить к написанию самого документа, необходимо провести подготовительную работу внутри компании. Эксперты рекомендуют выполнить следующие шаги:
- Подготовка списка сотрудников. Формируется перечень пользователей, которые будут работать в системе электронного документооборота (СЭД) и архиве. Это необходимо для расчета требуемого количества лицензий.
- Определение функциональных особенностей. Четкое понимание того, какие именно документы будут храниться (договоры, технические задания, кадровые документы и т.д.) и какие бизнес-процессы с ними связаны.
- Определение принципа принятия в архив. Разработка регламента того, как и при каких условиях электронная документация попадает в архив.
- Подготовка технических инструментов. Выбор платформы для хранения. Современные сервисы позволяют внедрить СЭД без приобретения дорогостоящего специального серверного оборудования (облачные решения).
- Разработка внутренних регламентов. Назначение ответственного лица или команды, определение нормативных требований, особенно если в архиве будут храниться юридически значимые документы.
Ключевые функциональные требования к электронному архиву
Опираясь на передовой опыт разработчиков СЭД и требования профильных изданий, в ТЗ на электронный архив необходимо заложить следующие функциональные возможности:
Управление версиями и историей разработки
Система должна предоставлять возможность фиксировать текущее состояние документа (значения полей карточки и набор прикрепленных к ней файлов) для сохранения истории его разработки. Это критически важно для сложных документов, таких как технические задания или проекты договоров, проходящих многоступенчатое согласование.
Установка логических связей (ссылки)
Архив должен уметь связывать документы между собой. Например: запрос, ответ, первичный документ — повторный, договор — дополнительное соглашение. Это позволяет видеть всю историю взаимодействия по конкретному делу в одном окне.
Безопасность и управление доступом
Особенно это касается электронных архивов технической документации и документов ограниченного распространения. В ТЗ нужно прописать многоуровневую систему авторизации. Для защиты от несанкционированного доступа следует предусмотреть возможность шифрования файлов с применением криптографических средств.
Требования к хранению и сохранности данных
Согласно научным исследованиям в области права и архивного дела, а также нормативным актам Федерального архивного агентства, к физическому и логическому хранению предъявляются строгие требования, которые обязательно нужно включить в ТЗ:
- Дублирование данных. В архиве учреждения должны храниться не менее двух экземпляров каждой единицы хранения ЭД (основной и рабочий экземпляры). Они обязательно должны находиться на разных физических устройствах для защиты от аппаратных сбоев.
- Резервное копирование. СХЭД должна обеспечивать процессы регулярного резервного копирования электронных документов.
- Конвертирование и миграция. Система должна поддерживать процессы миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными. Это необходимо для обеспечения сохранности и возможности использования документов в течение установленных сроков хранения, даже если форматы файлов устареют.
- Технический контроль. Архив должен быть укомплектован средствами, позволяющими воспроизводить, копировать и перезаписывать ЭД, а также контролировать их физическое и техническое состояние.
Нормативно-правовое соответствие
При составлении ТЗ важно учитывать соблюдение нормативных требований законодательства. В частности, система должна соответствовать положениям Федерального закона 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Если в архиве будут храниться персональные данные, необходимо также учесть требования 152-ФЗ.
Проверка состояния и актуализация архива
ТЗ должно описывать инструменты администрирования и аудита системы. Согласно Типовым функциональным требованиям к СХЭД государственных органов, система должна обеспечивать:
- Проведение проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ.
- Формирование актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел.
- Внесение изменений в архивный учетный фонд (АУФ) по результатам проведенных проверок.
Разработка технического задания на электронный архив, это комплексная задача, требующая участия ИТ-специалистов, делопроизводителей, юристов и архивистов. Грамотно составленное ТЗ не только описывает правила и требования к хранению всех существующих видов ЭД организации, но и закладывает надежный фундамент для масштабирования системы в будущем. Уделив должное внимание проработке всех требований на старте, компания получит безопасный, отказоустойчивый и удобный инструмент для управления корпоративной памятью.