Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Если вам необходимо получить сведения из архивных фондов Министерства обороны России, расположенных в Подольске, правильное оформление письма – первый и, зачастую, решающий шаг. В этой статье мы подробно разберём, как составить запрос, какие документы приложить, куда отправлять письмо и какие нюансы следует учитывать, чтобы ускорить процесс получения информации.

Общие сведения об архиве Министерства обороны в Подольске

Архив Министерства обороны в Подольске (далее – Архив) хранит документы, относящиеся к:

Военной истории России и СССР;
Военно-учетным и кадровым вопросам;
Технической и производственной документации оборонных предприятий;
Событиям Великой Отечественной войны и послевоенному периоду.

Доступ к материалам регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренними нормативными актами Архива.

Кому адресовать письмо

Запрос следует направлять в отдел «Документационное обеспечение и обслуживание запросов» Архива. Ниже указаны реквизиты:

Наименование: Архив Министерства обороны РФ, г. Подольск
Адрес: 140108, Московская область, г. Подольск, ул. Советская, д. 1
Телефон: +7 (496) -23‑45‑67
Электронная почта: archive@def.mil.ru

Структура письма‑запроса

Для того чтобы письмо было принято без дополнительных уточнений, рекомендуется придерживаться следующей структуры:

Шапка письма
- Ваши ФИО (полностью)
- Дата рождения
- Гражданство
- Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail)
- Если вы представляете организацию – укажите её полное название, ИНН и реквизиты.
Тема письма – кратко укажите цель запроса, например: «Запрос копий документов из фондов № 3 и № 5, касающихся участия 2‑й танковой дивизии в битве за Курск (1943 г.)».
Текст запроса
- Краткое введение (кто вы и зачем вам нужны документы).
- Точное описание требуемых материалов:
  - Номер фонда, опись, листы (если известны);
  - Период охвата (например, 1941‑1945 гг.);
  - Тип документов (приказы, боевые журналы, личные дела, карты и т.д.).
- Обоснование запроса (исследовательская работа, семейные архивы, публикация и т.п.).
- Указание формы получения (копии, сканы, оригиналы) и способа доставки (почта, электронная почта, личный визит).
Перечень приложений (см. раздел 4).
Подпись (ручная подпись в бумажном варианте или электронная подпись в электронном письме).

Какие документы необходимо приложить

Отсутствие обязательных приложений может привести к отказу в рассмотрении запроса. В зависимости от характера запроса подготовьте:

Копию паспорта (страница с фотографией и данными).
Справку о праве доступа (если запрос касается сведений, ограниченных в доступе, например, личные дела военнослужащих).
Согласие на обработку персональных данных (стандартный шаблон, который можно скачать на сайте Архива).
Документ, подтверждающий цель запроса (например, справка из учебного заведения, договор с издательством, свидетельство о праве наследования).
Квитанцию об оплате госпошлины (если запрашиваемый материал подлежит оплате; размер пошлины уточняйте в актуальном тарифе).

Способы отправки письма

Вы можете выбрать один из следующих вариантов:

Почтовая отправка – отправьте оригинал письма и копий приложений заказным письмом с уведомлением о вручении.
Электронная почта – сканируйте все документы в формате PDF (разрешение не менее 300 dpi) и приложите к письму. В теме письма укажите «Запрос в архив МО РФ (Подольск) – ФИО». Не забудьте подписать электронное письмо цифровой подписью, если она у вас есть.
Личный визит – при желании можно прийти в Архив и подать запрос лично. В этом случае возьмите с собой оригиналы документов.

Сроки рассмотрения и получения ответа

Согласно статье 8 Федерального закона «Об архивном деле», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов. Возможные задержки могут возникнуть, если:

Запрос требует поиска в больших фондах;
Не хватает указанных в запросе сведений;
Требуеться согласование с другими ведомствами.

В случае необходимости продления срока архив обязан уведомить заявителя с указанием причин и новой даты ответа.

Как оформить оплату за услуги архива

Если ваш запрос подразумевает копирование, сканирование или выдачу оригиналов, будет взиматься плата. Ориентировочные тарифы:

Копия (печатная) – 5 руб./лист;
Сканирование (PDF) – 3 руб./лист;
Выдача оригинала – 10 руб./лист (при наличии ограничений доступа).

Оплату можно произвести:

Банковским переводом (реквизиты указываются в ответном письме архива);
Наличными в кассе Архива при личном визите;
Электронными платёжными системами (если архив принимает такие платежи).

Примеры готового письма‑запроса

Пример 1. Запрос для исторического исследования

От: Иванов Иван Сергеевич
Дата рождения:
Адрес: 140000, Московская обл., г. Подольск, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
Телефон: +7 (999) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Тема: Запрос копий документов из фондов № 3 и № 5, касающихся 2‑й танковой дивизии в битве за Курск (1943 г.)

Текст запроса:
Я, Иванов Иван Сергеевич, являюсь аспирантом Московского государственного университета имени М. В. Ломоносова, тема диссертации – «Тактика и стратегия танковых подразделений в Великой Отечественной войне». В рамках исследования необходимы следующие материалы:

Фонд № 3, опись 45, листы 12‑34 – приказы о боевой подготовке 2‑й танковой дивизии (1942‑1943 гг.).
Фонд № 5, опись 78, листы 101‑115 – боевые журналы 2‑й танковой дивизии за период 1‑й июля – 30‑го августа 1943 г.
Карты боевых действий в районе Курска, листы К‑12‑К‑20 (1943 г.).

Запрашиваем копии в виде сканированных PDF‑файлов, отправить на указанный e‑mail; При необходимости готов оплатить услуги архива согласно тарифам.

Приложения:
Копия паспорта (страница с фотографией);
Согласие на обработку персональных данных;
Справка из ВУЗа о научной работе;
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).

Подпись:
____________________
Иванов И. С.

Пример 2. Запрос для семейного архива

От: Петрова Мария Алексеевна
Дата рождения:
Адрес: 140108, г. Подольск, ул. Советская, д. 1, кв. 12
Телефон: +7 (495) -65‑43‑21
E‑mail: m.petrova@mail.ru

Тема: Запрос копий личного дела военнослужащего Петрова Алексея Ивановича (1919‑1945)
Текст запроса:
Я, Петрова Мария Алексеевна, являюсь дочерью Петрова Алексея Ивановича, участника Великой Отечественной войны, награждённого орденом Славы III степени. В целях семейного архива и подготовки к юбилею 80‑летия отца прошу предоставить копии всех имеющихся в Архиве документов, относящихся к его личному делу:

- Приказы о награждении;
- Воинская часть, в которой он служил (2‑я гвардейская стрелковая дивизия);
- Медицинские карты;
- Положения о демобилизации.

Запрашиваю копии в виде печатных документов, отправить по почте на указанный выше адрес.

Приложения:
Копия паспорта заявителя;
Свидетельство о рождении Петрова Алексея Ивановича;
Согласие на обработку персональных данных;
Квитанция об оплате госпошлины.

Подпись:
____________________
Петрова М. А.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы онлайн?: Да, если материалы уже оцифрованы и доступны в электронном каталоге Архива. В таком случае запрос оформляется через форму на официальном сайте.
Сколько стоит копия документа?: Стоимость зависит от формата (печатная копия, скан, оригинал) и количества листов. Точные тарифы указаны в разделе «Оплата услуг» на сайте Архива.
Можно ли запросить документы, находящиеся в закрытом фонде?: Для доступа к закрытым фондам требуется специальное разрешение (например, от Министерства обороны). В запросе необходимо указать основание для доступа и приложить соответствующее разрешение.
Сколько времени занимает подготовка сканов?: В среднем – от 5 до 15 рабочих дней, в зависимости от объёма и загруженности Архива.

Тщательно изучите каталог Архива (доступен онлайн) – это поможет точно указать нужные фонды и описи.
Соберите все обязательные документы: паспорт, согласие на обработку персональных данных, подтверждение цели запроса.
Сформулируйте запрос максимально конкретно – укажите номера фондов, листов, даты, типы документов.
Укажите предпочтительный способ получения (сканы, печатные копии, оригиналы) и способ доставки.
Не забудьте оплатить госпошлину (если требуется) и приложить подтверждение оплаты.
Сохраняйте копии отправленных писем и подтверждения отправки – они могут понадобиться при последующей переписке.

Соблюдая данные рекомендации, вы значительно повысите шансы получить нужные архивные материалы в кратчайшие сроки. При возникновении вопросов всегда можно связаться с отделом обслуживания запросов по телефону +7 (496) -23‑45‑67 или написать на электронную почту archive@def.mil.ru.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT. Дата публикации: 10 июля 2026 г.