Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Папка «Архив» — это один из самых эффективных инструментов для поддержания порядка во входящих. Она позволяет убрать письма из поля зрения, не удаляя их навсегда, и быстро находить их при необходимости. В этой статье мы подробно разберем, как создать, настроить и использовать папку архива в самых популярных почтовых клиентах и веб-интерфейсах: Gmail, Outlook (Windows, Mac, Web), Яндекс Почта, Mail.ru, а также отдельно рассмотрим архивацию в Microsoft 365 / Exchange.

Gmail (Google): Концепция «Архива» вместо папок

Важно понимать: в Gmail нет классической «папки» Архив. Здесь используется система ярлыков. Все письма по умолчанию находятся в «Входящих» с ярлыком Inbox. Архивация, это просто удаление ярлыка «Входящие». Письмо остается в хранилище «Все письма» (All Mail).

Как заархивировать письма (убрать из Входящих):

Откройте Gmail в браузере или приложении.
Выделите нужные письма (галочки слева);
Нажмите значок «Архивировать» (иконка коробки со стрелкой вниз) на верхней панели.

Как найти заархивированные письма:

В левом меню нажмите «Ещё» → «Все письма» (All Mail).
Или используйте поиск: in:archive или просто ищите по теме/отправителю — архивированные письма участвуют в общем поиске.

Как вернуть письмо во «Входящие»:

Зайдите в «Все письма».
Выделите письмо.
Нажмите значок «Переместить во входящие» (иконка папки со стрелкой вверх).

Совет: В настройках Gmail (Значок шестеренки → «Все настройки» → вкладка «Ярлыки») можно включить отображение ярлыка «Архив» в левом меню для быстрого доступа.

Microsoft Outlook (Windows, Web, Microsoft 365 / Exchange)

В Outlook папка «Архив» — это реальная системная папка. Её поведение зависит от типа учетной записи.

Учетные записи Microsoft 365, Exchange, Outlook.com

Для этих аккаунтов папка «Архив» создается автоматически и является системной. Её нельзя удалить, переименовать или переместить.

Автоматическое создание: С конца 2016 года Office 365 создает папку Архива при первом обращении к почтовому ящику Exchange.
Проблема «Archive1»: Иногда появляется дубликат папки Archive1. Если письма попадают туда, а не в основную «Архив»:
1. Закройте Outlook.
2. Запустите Outlook.exe /resetfolders (Win+R → введите команду → Enter).
3. Или в OWA (Outlook в интернете) кликните правой кнопкой по «Archive1» → «Удалить папку» (письма переместятся в «Удаленные», откуда их можно вернуть в «Архив»).

Учетные записи POP и IMAP (Яндекс, Mail.ru, Gmail в Outlook и др.)

Здесь папку Архива нужно создать или назначить вручную.

Способ А: Создание новой папки «Архив» через контекстное меню

В области папок слева щелкните правой кнопкой мыши по адресу вашей электронной почты (корневой элемент) или по папке «Входящие».
Выберите «Создать папку» (New Folder).
Назовите её «Архив» (или Archive) и нажмите Enter.

Способ Б: Назначение существующей папки кнопкой «Архивировать»

Перейдите на вкладку Файл (File) → Сведения (Info) → Настройки учетной записи (Account Settings) → Настройки учетной записи….
На вкладке «Электронная почта» выберите нужную учетную запись POP/IMAP и нажмите «Изменить» (Change).
В открывшемся окне найдите раздел «Папка архива» (Archive Folder).
Нажмите «Обзор…» и выберите созданную ранее папку «Архив» (или любую другую).
Нажмите ОК → Далее → Готово → Закрыть. Перезапустите Outlook.

Теперь кнопка «Архивировать» на ленте (вкладка «Главная») и клавиша Backspace (в новых версиях) будут перемещать письма именно в эту папку.

Важно: При перемещении писем в папку Архив с помощью кнопки «Архивировать» размер почтового ящика на сервере не уменьшается. Письма просто меняют местоположение. Для освобождения места используйте «Автоархивацию» в PST-файл (локальный архив) или удаляйте письма.

Outlook в интернете (OWA / Outlook.com)

Выделите письмо(а).
Нажмите кнопку «Архив» на верхней панели (иконка коробки).
Если папки нет, система предложит её создать автоматически.
Папка появится в списке папок под названием «Архив».

Outlook для Mac

В списке папок выберите учетную запись.
Кликните правой кнопкой мыши (или Ctrl+клик) по адресу учетной записи.
Выберите «Новая папка» (New Folder).
Назовите «Архив».
Повторите для каждой учетной записи, если их несколько.

Яндекс Почта (Яндекс 360)

В веб-интерфейсе Яндекса папка «Архив» — это системная папка, которая всегда существует, но может быть скрыта.

Как включить отображение папки «Архив»:

Нажмите значок шестеренки (Настройки) → «Все настройки».
Перейдите в раздел «Папки и ярлыки».
Найдите в списке системную папку «Архив».
Поставьте галочку в колонке «Показывать в списке папок».
Сохраните изменения.

Как архивировать письма:

Выделите письма → Нажмите кнопку «Архив» на панели сверху (иконка коробки).
Или настройте правило: Настройки → «Правила обработки писем» → «Добавить правило» (например, архивировать письма старше N дней).

Порядок папок в Яндексе: Системные папки (Входящие, Отправленные, Архив, Спам, Корзина) всегда идут в фиксированном порядке. Пользовательские папки сортируются: сначала с цифрами (0-9), потом латиница (A-Z), потом кириллица (А-Я).

Почта Mail.ru

Аналогично Яндексу, «Архив» — системная папка.

Как показать папку Архив в меню:

Нажмите Настройки (шестеренка) → «Все настройки».
Раздел «Папки».
Найдите «Архив» в списке системных папок.
Включите переключатель «Показывать в меню».

Архивация писем:

Выделите письма → Кнопка «Архив» на верхней панели.
Горячая клавиша: H (в английской раскладке) — архивирует выделенные письма.

Автоархивация в Outlook (Локальный архив .pst / ;olm)

Это отдельная технология для освобождения места на сервере. Старые письма переносятся в локальный файл данных на вашем компьютере.

Настройка автоархивации (Outlook для Windows):

Файл → Параметры (Options) → Дополнительно (Advanced).
В разделе «Автоархивация» нажмите «Параметры автоархивации…» (AutoArchive Settings…).
Поставьте галочку «Выполнять автоархивацию каждые N дней».
Настройте параметры: срок хранения (например, «Очищать элементы старше 6 месяцев»), действие — «Переместить старые элементы в» и укажите путь к файлу archive.pst.
Нажмите ОК.

Ручная архивация (один раз):

Файл → Сведения → Инструменты → Очистить старые элементы (Cleanup Tools → Archive…).
Выберите «Архивировать эту папку и все вложенные папки».
Укажите дату: «Архивировать элементы старше…».
Выберите файл архива (.pst) или создайте новый;
Нажмите ОК.

Важное различие: «Папка Архив в почте» vs «Архивация файлов для отправки»

В поисковой выдаче часто смешиваются два понятия. Не путайте их:

Понятие	Цель	Инструменты
Папка «Архив» в почтовом клиенте	Организация хранения писем внутри почтового ящика (убрать из Входящих, но не удалять).	Кнопка «Архивировать», правила, ярлыки (Gmail).
Архивация файлов (ZIP, RAR) для отправки	Сжатие нескольких файлов/папок в один контейнер для прикрепления к письму (обход лимита на кол-во вложений, сжатие размера).	WinRAR, 7-Zip, встроенные средства Windows («Отправить → Сжатая ZIP-папка»), macOS («Сжать элементы»).

Как создать ZIP-архив для отправки по почте (Windows):

Выделите файлы/папку.
Правый клик → «Отправить» (Send to) → «Сжатая ZIP-папка» (Compressed (zipped) folder).
Прикрепите полученный .zip файл к письму.

Резюме: чек-лист по настройке

Gmail: Не ищите папку. Используйте кнопку «Архивировать» (коробка со стрелкой). Ищите в «Все письма».
Outlook (Exchange/365/Outlook.com): Папка есть всегда. Кнопка «Архивировать» работает из коробки.
Outlook (POP/IMAP): Создайте папку вручную (ПКМ по аккаунту → Создать папку) и назначьте её в «Настройках учетной записи» → «Папка архива».
Яндекс / Mail.ru (Веб): Включите отображение системной папки «Архив» в Настройках → Папки.
Для экономии места на сервере: Настройте Автоархивацию в локальный PST-файл (только Outlook для Windows).

Правильно настроенная архивация — залог чистого «Входящего» и быстрого поиска важной информации за секунды. Выберите способ, подходящий вашему почтовому провайдеру, и настройте его один раз, чтобы забыть о хаосе в почте навсегда.