В Украине актовые записи о рождении‚ браке‚ разводе и смерти хранятся в органах ЗАГС до тех пор‚ пока им не исполнится 75 лет. После этого они передаются в соответствующие областные государственные архивы. Если вам нужны сведения из этих архивов (например‚ для получения гражданства‚ подтверждения родства или генеалогических исследований)‚ необходимо правильно оформить запрос. Ниже – пошаговый алгоритм‚ образцы документов и рекомендации‚ которые помогут избежать отказов.

Понимание правовой основы

• Закон Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (ст. 18) регулирует порядок выполнения запросов физических и юридических лиц.
• Согласно Приказу Министерства культуры и информационной политики от 2023 г.‚ архивные учреждения обязаны рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его регистрации.
• Актовые записи‚ возраст которых превышает 75 лет‚ находятся в областных государственных архивах (например‚ Государственный архив Кировоградской области).

Куда обращаться

В зависимости от даты и места регистрации записи запрос может быть направлен в:

1. Местный орган ЗАГС (если запись моложе 75 лет).
2. Областной государственный архив (если запись старше 75 лет).
3. Центральный государственный электронный архив Украины (для оцифрованных материалов).

Контактные данные большинства архивов доступны на официальном портале Ukrarch.org.

Что нужно подготовить

Документы‚ подтверждающие личность заявителя

• Паспорт (для граждан Украины) или заграничный паспорт (для иностранцев).
• Идентификационный код (если имеется).

Документы‚ подтверждающие интерес к записям

• Свидетельство о рождении‚ браке или смерти (если у вас уже есть копия).
• Судебное решение‚ нотариальная доверенность или иной документ‚ подтверждающий законный интерес (например‚ заявление на получение гражданства).

Платёж за услуги архива

Большинство архивов берут плату за копирование и выдачу справок. Тарифы указаны на их сайтах‚ обычно от 30 до 150 гривен за страницу;

Как правильно оформить запрос

Самая частая ошибка – написать «общий» запрос‚ требующий биографии‚ места работы‚ количества детей и т.д. Архивы отвечают только на конкретные вопросы‚ связанные с актовыми записями. Ниже – структура идеального запроса.

Шапка письма

[Ваше ФИО]
[Адрес проживания]
[Телефон‚ e‑mail]
[Дата]

Кому адресовано

Начальнику Государственного архива [название области]
[Полный адрес архива]

Текст запроса

Уважаемый(ая) [Фамилия]!

Прошу выдать (или предоставить копию) актовой записи из архива ЗАГС‚ относящейся к следующему событию:

• ФИО лица‚ о котором идёт речь: ______________________
• Дата и место регистрации (если известны): _____________
• Тип акта: рождение / брак / развод / смерть
• Номер реестра (если известен): ______________________

• Период (год‑год): _________________________________

Заявление подаю в рамках [указать цель: получение гражданства‚ подтверждение родства‚ генеалогическое исследование и т.п.]. Прилагаю копии документов‚ подтверждающих мой интерес:
Паспорт (копия);
Свидетельство о рождении (копия);
Нотариальная доверенность (если запрос от лица‑представителя);
Квитанцию об оплате (если уже произведена).

Прошу сообщить о готовности справки в течение установленного законом срока (30 дней) и уточнить порядок её получения.

С уважением‚
[Подпись]
[ФИО]

Приложения

• Копия паспорта (страница с фото).
• Копия свидетельства о рождении/браке/смерти (если имеется).
• Нотариальная доверенность (если запрос от представителя).
• Квитанция об оплате (при наличии).

Пошаговый алгоритм подачи запроса

1. Определите‚ в какой архив направлять запрос. Смотрите дату и место регистрации записи.
2. Соберите необходимые документы. Проверьте‚ чтобы все копии были читаемыми.
3. Сформируйте запрос согласно образцу. Не забудьте указать конкретный тип акта и известные реквизиты.
4. Оплатите услуги архива. Чаще всего оплата производится банковским переводом; реквизиты указаны на сайте архива.
5. Отправьте запрос. Можно по почте (заказным с уведомлением)‚ через электронную почту (если архив принимает e‑mail) или лично в приемном отделе.
6. Ожидайте ответа. По закону архив обязан ответить в течение 30 дней. Если ответ задерживается‚ можно написать «протокол о просрочке» в отдел по работе с обращениями.
7. Получите справку. Справка может быть выдана в виде бумажного документа‚ копии или электронного файла (PDF).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить запись онлайн?

Да‚ если запись уже оцифрована в Центральном государственном электронном архиве Украины. Для этого необходимо зарегистрироваться на портале archives.gov;ua и подать электронный запрос.

Сколько стоит копия записи?

Тарифы различаются в зависимости от региона и объёма материалов. Средняя цена – 30–80 грн за лист. За ускоренное обслуживание может взиматься дополнительный сбор.

Как ускорить процесс?

• Укажите точные данные (ФИО‚ дату‚ место).
• Приложите все подтверждающие документы.
• Оплатите услугу заранее и приложите квитанцию.
• Если запрос срочный (например‚ для подачи в миграционную службу)‚ укажите это и приложите подтверждающий документ.

Что делать‚ если архив отказал?

Отказ обычно связан с:

• Недостаточной конкретизацией запроса – уточните‚ какие именно данные нужны.
• Отсутствием законного интереса – приложите дополнительный документ (например‚ решение суда).
• Неправильным адресом – проверьте‚ в какой архив действительно переданы нужные записи.

В случае отказа вы имеете право подать апелляцию в Государственную архивную службу Украины в течение 10 дней.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный портал государственных архивов Украины
• Закон «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях»
• Министерство юстиции – разъяснения по получению архивных справок
• Сервис Posluga.Online – помощь в оформлении запросов
• Генеалогический форум «ВГД» – обсуждения запросов в ЗАГС‑архивы

Пример готового запроса (PDF)

Ниже – готовый шаблон в формате PDF‚ который можно скачать‚ заполнить и распечатать.

Скачать шаблон запроса (PDF)

Соблюдая указанные правила и предоставляя точную информацию‚ вы значительно повышаете шансы получить нужный документ в срок. Удачной работы с архивами!