В любой организации отдел кадров генерирует огромное количество документов‚ отражающих трудовые отношения работников с работодателем. Без правильно организованного архива такие документы быстро теряются‚ а это чревато нарушением законодательства и потерей ценной информации. В статье рассмотрим‚ какие документы необходимо хранить‚ как их классифицировать‚ какие сроки хранения действуют‚ и как оформить архивные дела в соответствии с нормативными актами.

Нормативно-правовая база

Для создания и ведения архива отдела кадров необходимо опираться на следующие документы:

• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда РФ (далее – Правила 2015).
• Перечень типовых управленческих архивных документов 2010 года (Перечень 2010)‚ в котором указаны сроки хранения для каждой категории.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1).

Эти нормативные акты определяют формы документов‚ порядок их комплектования‚ а также сроки‚ в течение которых они обязаны храниться.

Какие документы относятся к личному составу?

Документы‚ отражающие трудовые отношения‚ включают‚ но не ограничиваются следующими видами:

• Приказы (о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ дисциплинарных взысканиях‚ отпусках‚ командировках и др.).
• Личные карточки работников.
• Личные дела (если они ведутся).
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
• Документы о прохождении аттестаций‚ обучении‚ медицинских осмотрах.

Сроки хранения документов

Согласно Перечню 2010 и Закону 125‑ФЗ:

Алгоритм наведения порядка в архиве отдела кадров

Шаг 1. Подготовка рабочего места

1. Обеспечьте доступ к Правилам 2015 и Перечню 2010 (бумажные копии или электронные версии).
2. Подготовьте пустые папки‑регистраторы‚ маркировочные листы‚ лист‑заверители и обложки дел.
3. Определите место хранения (шкаф‚ стеллаж) с учётом требований к микроклимату и защите от влаги.

Шаг 2. Разделение документов по видам

Сначала отделите от остальных бумаг все приказы‚ затем – личные карточки‚ личные дела‚ трудовые договоры и прочие документы.

Шаг 3. Хронологическая сортировка внутри каждого вида

Для каждого вида документов создайте подпапки по годам (например‚ «2020»‚ «2021»‚ …). Это упростит дальнейшее деление по срокам хранения.

Шаг 4. Классификация по сроку хранения

Внутри годовых подпапок распределите документы на две группы:

• Документы с 50/75‑летним сроком хранения – большинство приказов‚ личные карточки‚ трудовые договоры.
• Документы с 5‑летним сроком хранения – приказы о дисциплинарных взысканиях‚ отпусках‚ командировках.

Шаг 5. Формирование дел

Для каждого вида и категории создайте отдельные архивные дела. Рекомендуемый перечень дел:

• Приказы о приёме работников.
• Приказы о переводе работников.
• Приказы об увольнении работников.
• Приказы по личному составу (все остальные‚ срок 50/75 лет).
• Приказы с 5‑летним сроком хранения (дисциплинарные‚ отпуска‚ командировки).
• Личные карточки.
• Личные дела (если ведутся).
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения.

Шаг 6. Оформление описи и лист‑заверителя

Для каждого дела необходимо оформить:

1. Внутреннюю опись – таблица‚ где указаны:
   • Номер дела.
   • Наименование (например‚ «Приказы о приёме работников»).
   • Диапазон дат (год‑год).
   • Общее количество листов.
   • Срок хранения.
2. Лист‑заверитель – документ‚ подтверждающий‚ что дело передано в архив. В листе указываются:
   • Наименование организации.
   • Подразделение (отдел кадров).
   • Номер и название дела.
   • Дата передачи.
   • Подписи ответственных лиц (секретарь‚ руководитель отдела‚ архивист).
3. Обложка дела – оформляется согласно требованиям Правил 2015 (цветовая маркировка‚ указание срока хранения‚ штрих‑код при наличии).

Практические рекомендации

Автоматизация учёта

Если в организации есть возможность‚ используйте электронный реестр дел. В него вносятся те же данные‚ что и в бумажную опись‚ но с возможностью быстрых поисков и формирования отчётов.

Регулярные проверки

Раз в полгода проводите ревизию архива: проверяйте целостность папок‚ соответствие фактического содержания описи и лист‑заверителя‚ а также состояние помещения (влажность‚ температура).

Утилизация просроченных документов

Документы‚ срок хранения которых истёк‚ подлежат утилизации в соответствии с ФЗ 125‑ФЗ. Оформляйте акт утилизации‚ где указываются номера дел‚ количество листов и подписи ответственных.

Обучение персонала

Проведите инструктаж для сотрудников отдела кадров о том‚ какие документы они должны сдавать в архив‚ в какой форме и в какие сроки. Это снизит количество «запасных» бумаг и ускорит процесс комплектования дел.

Создание и поддержание архива отдела кадров – задача‚ требующая системного подхода‚ но не обязательно огромных ресурсов. Главное – следовать нормативным требованиям‚ правильно классифицировать документы‚ оформить описи и лист‑заверители‚ а также обеспечить надёжное хранение. При соблюдении описанных шагов любой отдел кадров сможет быстро находить нужные документы‚ избежать штрафов за нарушение сроков хранения и сохранить историческую информацию о персонале организации.

Дата составления статьи: 03:21:13