Карточка архивного фонда – это учетный документ‚ в котором фиксируются основные сведения о фонде: его номер‚ название‚ даты переименований‚ место хранения‚ объём‚ состав и другие характеристики․ Карточка служит базой для централизованного государственного учёта архивных документов и является обязательным элементом документации любого архивного учреждения․
Правовое основание
- Приказ Росархива от № 16 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования карточек архивных фондов»․
- ГОСТ Р 51141‑98 «Делопроизводство и архивное дело․ Термины и определения»․
- Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
Где используется карточка фонда?
Карточка заполняется при первом поступлении фонда в архивный орган и обновляется каждый год (обычно в начале года) в связи с изменением объёма‚ состава или структуры фонда․
Структура карточки фонда
Ниже приведён перечень полей‚ которые должны присутствовать в карточке (см․ Приложение 30 к Приказу Росархива)․ Для удобства они сгруппированы по смысловым блокам․
| Блок | Поле | Содержание (что указывать) |
|---|---|---|
| Идентификация фонда | Номер фонда | Уникальный номер‚ присвоенный архивом (например‚ 01‑2023‑001)․ |
| Название фонда | Полное официальное название‚ включая все переименования․ | |
| Дата(и) переименования | Перечисление дат и новых названий (если такие были)․ | |
| Наименование архива | Полное название архивного учреждения‚ где хранится фонд․ | |
| Организационно‑правовой контекст | Вышестоящий архивный орган | Название и реквизиты органа‚ подчинённого которому находится архив․ |
| Дата первого поступления в архив | Дата‚ когда карточка впервые была принята (формат ДД․MM․ГГГГ)․ | |
| Дата актуализации | Дата последнего обновления карточки (обычно 1 января текущего года)․ | |
| Объём и состав фонда | Объём фонда (единицы) | Общее количество дел‚ папок‚ коробок и т․п․ на 1 января текущего года․ |
| Состав фонда | Перечень структурных частей (разделов‚ подразделов) с указанием крайних дат их создания․ | |
| Количество описанных дел | Число дел‚ включённых в систематическую опись․ | |
| Количество неописанных дел | Число дел‚ находящихся в фонде‚ но пока не включённых в опись․ | |
| Примечания и статус | Наличие (остаток) | Текущий остаток дел в фонде (всего и по категориям)․ |
| Примечания | Дополнительные сведения (например‚ ограничения доступа‚ специальные условия хранения)․ |
Пошаговая инструкция по заполнению карточки фонда
- Сбор исходных данных․ Получите у фондообразователя (организации‑создателя) все документы‚ подтверждающие название‚ даты создания‚ переименования и структуру фонда․
- Определите номер фонда․ Номер присваивается архивом согласно внутреннему регистратору (обычно
ГГГГ‑NNN‑XXX)․ - Заполните блок «Идентификация фонда»․ Укажите полное название‚ все переименования и даты их вступления в силу․
- Укажите сведения об архиве․ Впишите название архива‚ его адрес‚ а также вышестоящий архивный орган․
- Определите объём фонда․ Счёт‑инвентарь (лист фонда) помогает подсчитать количество дел‚ папок‚ коробок․ Укажите как описанные‚ так и неописанные единицы․
- Составьте перечень структурных частей․ Для каждой части укажите её название и крайние даты (первый и последний документ)․
- Заполните поле «Наличие (остаток)»․ Это позволяет мгновенно увидеть количество дел в фонде в целом и по отдельным категориям․
- Проверьте корректность данных․ Сравните заполненную карточку с листом фонда‚ описью и другими учетными документами․
- Подпишите и заверьте․ Карточка оформляется в двух экземплярах: один остаётся в архиве‚ второй – в фондообразователе (по требованию)․
- Внесите запись в электронную базу․ При наличии автоматизированной системы (ЭД‑БД) внесите все данные в электронный реестр․
Пример заполнения карточки фонда (выдуманные данные)
| Карточка архивного фонда № 01‑2023‑001 | |
|---|---|
| Название фонда | «Документы отдела кадров предприятия «ТехноСервис»» |
| Переименования | – «Документы отдела персонала»; – «Документы отдела кадров» |
| Наименование архива | Государственный архив г․ Новосибирска |
| Вышестоящий архивный орган | Региональное управление архивов Сибирского федерального округа |
| Дата первого поступления | |
| Дата актуализации | |
| Объём фонда (единицы) | 120 дел‚ 45 папок‚ 10 коробок |
| Состав фонда (структурные части) |
|
| Описанные дела | 85 |
| Неописанные дела | 35 |
| Наличие (остаток) | Всего: 120 дел (85 описанных + 35 неописанных) |
| Примечания | Доступ ограничен: только сотрудникам отдела кадров и руководству․ |
| Подпись ответственного за ведение карточки: ___________________ / И․ И․ Иванов | |
Связанные учетные документы
Карточка фонда не существует в вакууме – она тесно связана с другими документами архива:
- Книга поступлений – фиксирует дату и способ поступления фондов в архив․
- Список фондов – перечень всех фондов‚ находящихся в архиве‚ с указанием их номеров․
- Лист фонда – документ‚ отражающий поступление и передачу отдельных дел в фонд․
- Архивная опись – детализированное описание содержимого фонда (по единицам учёта)․
- Дело фонда – физический набор документов‚ объединённых по тематике или происхождению․
Часто встречающиеся ошибки при заполнении
- Отсутствие дат переименований․ Если фонд менял название‚ каждая смена должна быть зафиксирована․
- Неполный объём; Не учитываются неописанные документы – это приводит к недостоверному учёту․
- Ошибки в номерах․ Неправильный или дублирующийся номер фонда создаёт путаницу в реестре․
- Отсутствие подписи и даты актуализации․ Без этих реквизитов карточка считается неполной․
- Неправильный формат даты․ В официальных документах используется формат ДД․MM․ГГГГ․
Как хранить и использовать карточку фонда
Карточка хранится в архивном деле «Учетные документы» и должна быть доступна для:
- Проверки соответствия фактического состава фонда заявленному․
- Подготовки отчетов о состоянии архивных фондов․
- Проведения инвентаризации и аудита․
- Обеспечения доступа к фонду (по запросу пользователей)․
Электронные формы и автоматизация
Современные архивы используют электронные базы данных (ЭД‑БД)․ При этом карточка фонда заполняется в виде электронного шаблона (например‚ в формате MS‑Word или в специализированной системе «Электронный архив»)․ Преимущества:
- Автоматический подсчёт объёма и остатков․
- История изменений (логирование)․
- Быстрый поиск по номеру или названию фонда․
- Экспорт данных в отчётные формы․
Карточка фонда – ключевой элемент архивного учёта․ Правильное её заполнение гарантирует точность инвентаризации‚ упрощает работу с документами и соответствует требованиям законодательства РФ․ Следуя описанным правилам и использованию приведённого образца‚ архивисты смогут быстро и безошибочно оформить любой архивный фонд․
Дата генерации статьи: ‚ 10:41:45