Казахстанская архивная система представляет собой сеть территориальных органов, обеспечивающих хранение, учёт и использование документального наследия республики. На уровне областей и городов функционируют областные (территориальные) государственные архивы, которые являются структурными подразделениями Министерства культуры и информации РК через Комитет информации и архивов.

Основные задачи областных архивов

• Организация государственной защиты и постоянного хранения архивных документов;
• Пополнение фондов за счёт поступления документов от государственных органов, организаций и частных лиц;
• Учёт и классификация архивных дел согласно утверждённым номенклатурам;
• Обеспечение доступа граждан и юридических лиц к документам для подтверждения социально‑правовых фактов, генеалогических исследований, научной и образовательной деятельности;
• Создание электронных копий, цифровизация фондов и предоставление удалённого доступа через официальные веб‑порталы;
• Подготовка архивных справок, выписок и копий документов по запросу;

Структура областного архива

Типовая organisational схема областного государственного архива включает следующие подразделения:

1. Отдел комплектования и хранения – приём, регистрация, размещение и сохранность документов;
2. Отдел учёта и описания – составление описей, создание поисковых систем (картотеки, электронные каталоги);
3. Отдел использования и обслуживания пользователей – выдача документов в читальных залах, подготовка справок и выписок;
4. Отдел реставрации и консервации – восстановление повреждённых носителей, микроплёнка, цифровизация;
5. Отдел научно‑методической работы – публикация справочников, проведение конференций, обучение сотрудников;
6. Отдел информационных технологий – поддержка сайта, электронных баз данных, электронного документооборота.

Услуги, предоставляемые областными архивами

Согласно действующим Правилам оказания государственной услуги «Предоставление архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок», пользователи могут получить:

• Архивную справку – подтверждение наличия либо отсутствия документа в фондах архива;
• Копию архивного документа (фотокопия, скан, заверенная копия);
• Архивную выписку – извлечение нужных сведений из дела;
• Мотивированный ответ об отказе в оказании услуги (например, если документ находится в другом государственном или ведомственном архиве);
• Консультационную помощь по поиску информации в фондах.

Срок оказания услуги – обычно не более 11 рабочих дней. Стоимость услуги для физических и юридических лиц – бесплатно (в соответствии с действующим законодательством РК).

Примеры областных архивов Казахстана

Ниже приведён перечень некоторых территориальных архивов с их адресами и краткой характеристикой (данные актуальны на ).

Архивы по регионам

• Государственный архив Актюбинской области – г. Актобе, ул. Бр. Жубановых, 255.
• Государственный архив Алматинской области – г. Алматы, микр. Акбулак, ул. Шуланова, 159 (центральный архив г. Алматы) и г. Алматы, ул. Желтоксан, 112.
• Государственный архив Восточно‑Казахстанской области – г. Усть‑Каменогорск, ул. Потанина, 12/2.
• Государственный архив Западно‑Казахстанской области – г. Уральск, ул. Абая, 45 (примерный адрес, уточняется на сайте архива).
• Государственный архив Костанайской области – г. Костанай, ул. Кабанбай батыра, 78.
• Государственный архив Северо‑Казахстанской области – г. Петропавловск, ул. Московская, 23.
• Государственный архив Жамбылской области – г. Тараз, ул. Толе би, 12.
• Государственный архив Кызылординской области – г. Кызылорда, ул. Абая, 5.
• Государственный архив Мангистауской области – г. Актау, ул. Муканова, 10.
• Государственный архив Павлодарской области – г. Павлодар, ул. Ломоносова, 34.
• Государственный архив Северо‑Казахстанской области – г. Петропавловск, ул. Московская, 23.
• Государственный архив Туркестанской области – г. Шымкент, ул. Толе би, 56.

Каждый из этих архивов ведёт собственный сайт, где размещены:

• Реестр фондов и описей;
• Электронные копии метрических книг, ревизских сказок, приказов и др.;
• Формы онлайн‑запросов на получение справок;
• Нормативные документы (Правила оказания услуги, Инструкция по работе с пользователями).

Как подать запрос в областной архив

1. Определите, какой именно архив хранит интересующие вас документы (по территориальному признаку или по ведомственной принадлежности).
2. Перейдите на официальный сайт архива (обычно в домене .gov.kz или .archives.gov.kz).
3. Заполните электронную форму запроса, указав:
   • ФИО заявителя;
   • Цель запроса (подтверждение права на наследство, пенсионное обеспечение, генеалогическое исследование и т.д.);
   • Требуемый вид документа (справка, копия, выписка);
   • Приблизительные даты и названия учреждений, если известны.
4. Прикрепите скан копии удостоверения личности (при необходимости).
5. Отправьте запрос и дождитесь уведомления о принятии в работу (обычно приходит автоматически).
6. Получите результат в электронном виде или посетите читальный зал для получения бумажного носителя.

Значение областных архивов для общества

Областные архивы выполняют важную социальную функцию:

• Генеалогические исследования – метрические книги, переписи, списки репрессированных помогают восстанавливать родословные.
• Юридическая защита прав – справки о трудовой деятельности, образовании, владении недвижимостью используются в судах и государственных органах.
• Научно‑образовательная деятельность – документы привлекаються в диссертациях, монографиях, учебных пособиях.
• Культурное наследие – сохранение уникальных рукописей, фотографий, аудио‑ и видеоматериалов, отражающих историю региона.

Перспективы развития

В рамках государственной программы «Цифровой Казахстан» архивные учреждения активно внедряют:

• Масштабную оцифровку фондов (создание электронных копий с метаданными);
• Разработку единого портала доступа к архивным документам всех уровней;
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания текста и классификации дел;
• Обучение сотрудников новым технологиям работы с электронными документами и метаданными.

Эти меры направлены на сокращение сроков предоставления услуг, повышение прозрачности и доступности архивного фонда для широкой аудитории.

Казахский областной архив – это не просто хранилище бумаг, а динамичный информационный центр, обеспечивающий защиту прав граждан, поддержку научных исследований и сохранение исторической памяти регионов. Благодаря развитию электронных сервисов и межведомственному взаимодействию, получение необходимых справок и документов становится всё более простым и быстрым процессом.

Информация актуальна на . Для уточнения адресов, режима работы и формы запросов рекомендуеться посещать официальные сайты конкретных областных архивов.