Тема электронного архивирования сегодня стоит острее nežе когда-либо. Переход организаций на бескागовый документооборот, требования законодательства к хранению электронных документов (в частности, в виде подлинников) и развитие облачных технологий приводят к необходимости четкого понимания: к чему относятся электронные архивы, как они классифицируются и каков их правовой статус.

На основании актуальных данных отраслевых экспертов (в частности, материалов 1С-КПД и EnDocs на 2025–2026 годы), ниже представлен подробный обзор классификации электронных архивов.

Понятие электронного архива: что это такое?

Прежде чем говорить о классификации, важно зафиксировать определение. Электронный архив — это система хранения архивных электронных документов, которая, как правило, включает в себя не только функцию хранения, но и:

• организацию поиска;
• систематизацию;
• учет документов;
• обеспечение юридической значимости и целостности данных.

Критически важный нюанс: под электронным документом в архиве понимается подлинник электронного документа. Это документ, информация которого создавалась изначально в электронном виде (рожденный цифровой). В электронный архив передаются именно такие подлинники, а не их скан-копии (образы бумажных носителей). Скан-копии имеют иной правовой статус и хранятся по иным правилам.

Отсутствие единого жесткого стандарта классификации

На текущий момент (по состоянию на 2026 год) не существует единых жестких мер и требований к классификации электронных архивов, закрепленных в едином нормативном акте для всех сфер деятельности. Поэтому разделение архивов по видам производится условно, объективно классифицируя их по двум основным основаниям:

1. Техническому признаку (способу хранения данных и инфраструктуре);
2. Отраслевому признаку (содержанию наполнения, типу документов).

Классификация по техническому признаку (Инфраструктурная)

Это наиболее распространенная классификация, определяющая, где физически размещены данные и кто несет ответственность за «железо» и доступность.

Архивы на съемных носителях

Суть: Документация хранится на флеш-накопителях, внешних жестких дисках, магнитных лентах, оптических дисках (DVD/Blu-ray) и иных переносных устройствах.

Особенности:

• Носители физически находятся в помещении архива организации.
• Высокая трудоемкость управления (ручное подключение, инвентаризация).
• Риски: физический износ, потеря, порча, технологическое устаревание интерфейсов чтения.
• Применяется редко, в основном для «холодного» архива или резервного копирования (offline-бэкап) в целях защиты от вирусов-шифровальщиков (air gap).

Локальные архивы (On-premise)

Суть: Вся документация хранится на собственных серверах компании — в файловых хранилищах (папках), базах данных СУБД или специализированных программных комплексах (СЭД/ЭА), установленных на инфраструктуре заказчика.

Особенности:

• Полный контроль над данными и инфраструктурой (Data Sovereignty).
• Требует штата системных администраторов, закупки серверов, систем резервного питания, кондиционирования, лицензий на ПО.
• Высокая капиталоемкость (CAPEX) на старте.
• Сложность масштабирования и обеспечения отказоустойчивости (геораспределение).

Облачные архивы (Cloud / SaaS / IaaS)

Суть: Базы данных и файлы хранятся на удаленных серверах в виртуальном (облачном) хранилище. Доступ осуществляется через интернет или выделенные каналы связи (VPN).

Варианты развертывания:

• Публичное облако (SaaS): Аренда места и ПО у провайдера (например, Яндекс.Облако, СБЕРОблако, Selectel, специализированные СЭД в облаке). Модель OpEx (оплата за объем/пользователей).
• Приватное облако (IaaS / Private Cloud): Собственное оборудование, размещенное в дата-центре провайдера (колокация) или виртуальные машины, управляемые клиентом.
• Гибридный вариант: Горячие данные локально, холодные — в облаке.

Преимущества: быстрый старт, масштабируемость, встроенная отказоустойчивость, отсутствие забот об «железе».

Риски: зависимость от интернета, вопросы информационной безопасности (сертификация ФСТЭК/ФСБ для гостайны), vendor lock-in (зависимость от провайдера).

Архивы в системах ЭДО / КЭДО (Провайдерские архивы)

Суть: Данные хранят операторы электронного документооборота (ОЭДО) или операторы КЭДО (кадрового ЭДО) на своих платформах.

Особенности:

• Архив является неотъемлемым модулем сервиса обмена документами.
• Провайдер гарантирует юридическую значимость документов (КЭП, штампы времени, протоколы передачи).
• Хранение часто включено в стоимость подписки на ЭДО (обычно не менее 5 лет для обмена, бессрочно — по доп. соглашению).
• При смене оператора ЭДО возникает задача миграции архива (портabilidade данных).

Классификация по отраслевому признаку (Функциональная)

Данное разделение основывается на типе документооборота, который ведет организация, или на структурном подразделении-владельце документов. В одной организации могут сосуществовать несколько таких архивов (например, в разных подсистемах СЭД).

Правовые аспекты: к какой категории информации относятся?

С точки зрения права (ФЗ-149, ФЗ-152, ФЗ-63, ФЗ-402), электронные архивы — это не просто «файловые помойки», а информационные системы, к которым применяются специальные требования:

По отношению к персональным данным (152-ФЗ)

Если в архиве хранятся кадровые документы, договоры с физлицами — это Информационная система персональных данных (ИСПДн). Требуется:

• Категорирование ИСПДн (1–4 уровень угрозы).
• Создание модели угроз.
• Применение сертифицированных СЗИ (средств защиты информации) ФСТЭК/ФСБ.
• Уведомление Роскомнадзора (для непубличных систем).

По отношению к бухгалтерскому учету (402-ФЗ, ст. 23 НК РФ)

Электронные архивы первички и регистров, это способ обеспечения достоверности, полноты и своевременности учета. Документы должны быть доступны для представления в налоговый орган в электронном виде в течение 5 лет (и дольше по решению организации).

По отношению к архивному делу (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»)

Электронные архивы, формируемые государственными органами и организациями, подлежат учету и экспертизе ценности документов с формированием номенклатур и сроков хранения. Перевод бумажных дел в электронный вид требует соблюдения процедуры оцифровки (ГОСТ Р 7.0.100-2018, Приказ Минкультуры № 526).

Электронный документ как подлинник (63-ФЗ «Об электронной подписи»)

В электронном архиве хранится подлинник. Его юридическая сила равна бумажному оригиналу с «живой» подписью, если:

1. Документ подписан усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП).
2. Соблюден формат обмена (для ЭДО — приказа ФНС № ЕД-7-26/…).
3. Обеспечена целостность файла (хеш-суммы) на протяжении всего срока хранения.

Современные тренды: Единый репозиторий (Single Source of Truth)

В 2025–2026 годах наблюдается уход от разрозненных «архивов по отраслям» (отдельная папка для бухгалтерии, отдельная для кадров, отдельная FTP для проектировщиков) к Единому корпоративному репозиторию (Enterprise Content Management / Content Services Platform).

Преимущества единого подхода:

• Единая точка входа и поиск (Full-text + атрибутивный).
• Единая политика безопасности и прав доступа (RBAC/ABAC).
• Единый жизненный цикл: создание -> согласование -> исполнение -> архивирование -> уничтожение/бессрочное хранение.
• Исключение дублирования файлов (дедупликация).
• Готовность к аудиту и проверкам (выгрузка пакета документов за минуты).

Резюме: к чему же относятся электронные архивы?

1. К критически важной информационной инфраструктуре организации (актив, обеспечивающий непрерывность бизнеса).
2. К объектам информатизации, подлежащим защите по 152-ФЗ (если есть ПДн), 149-ФЗ (гостайна), требованиям ФСТЭК (КСЗИ).
3. К инструментам налогового и бухгалтерского учета (обеспечение доказательной базы перед контролирующими органами).
4. К архивным фондам в понимании ФЗ-125 (подлежат экспертизе ценности и учету).
5. К хранилищам подлинников электронных документов, наделенным юридической силой за счет ЭП.

Чек-лист при выборе типа архива для организации

Статья подготовлена на основе открытых источников (1С-КПД, EnDocs) и актуального законодательства РФ на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется консультация с юристами и аудиторами ИБ.