Система государственных архивов России представляет собой сложную иерархическую структуру, регулируемую Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — ФЗ-125) и подзаконными актами. Понимание того, как делятся государственные архивы, необходимо для профессиональной работы архивистов, исследователей, юристов и всех, кто обращается к архивным фондам за информацией.

Деление архивов не является формальностью — оно определяет компетенцию учреждения, состав хранящихся фондов, режим доступа к документам и методы их хранения. В данной статье подробно разбираются основные основания классификации государственных архивов РФ.

Понятие государственного архива (согласно ФЗ-125)

Прежде чем рассматривать виды, важно зафиксировать определение. Согласно ст. 17 ФЗ-125, государственные архивы, это архивы, созданные федеральными органами исполнительной власти, уполномоченными на управление государственными архивами, или созданные в установленном законодательством порядке и финансируемые за счет бюджетов соответствующих уровней.

Ключевые признаки государственного архива:

• Формируются за счет бюджетных средств (федеральных, региональных или местных).
• Хранят документы, составляющие Архивный фонд Российской Федерации.
• Деятельность регулируется едиными государственными правилами учета, хранения и использования.
• Обеспечивают доступ к документам в соответствии с законодательством о доступе к архивным документам.

Классификация по уровню подведомственности и территориальному признаку (Основное деление)

Это базовое, организационно-правовое деление, закрепленное в ст. 18 ФЗ-125. Оно определяет, какое государственное орган управляет архивом и какой состав фондов в нем формируется.

Федеральные архивы

Создаются и финансируются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на управление государственными архивами (в настоящее время — Росархивом). К ним относятся:

• Центральные федеральные архивы (хранят документы федерального значения, органов высшей власти, центральных ведомств, общероссийских общественных организаций и т.д.). Примеры: РГАДА, РГИА, ГАРФ, РГАНИ, РГАЭ, РГВИА и др.
• Федеральные архивы по отраслевому признаку (например, архивы в системе Минобороны, МВД, МИД, Росатома, Роскосмоса — ведомственные архивы, переведенные в подведомственность Росархива или оставающиеся в ведомствах, но имеющие статус государственных).
• Федеральные архивы в субъектах РФ (хранят документы федеральных органов власти на территории регионов, а также передаваемые им по закону документы регионального значения).

Архивы субъектов Российской Федерации

Создаются и финансируются органами исполнительной власти субъектов РФ (республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей и округов).

• Хранят документы органов государственной власти субъекта РФ, органов местного самоуправления (в случаях, установленных законом), а также документы организаций, созданных субъектом РФ.
• Включают в себя государственные архивы районов, городов, районов в городах (муниципальные архивы, перешедшие в подведомственность субъекта в соответствии с законодательством).

Муниципальные архивы

Хотя ФЗ-125 выделяет их в отдельную категорию (ст. 19), в широком смысле они являются частью государственной архивной системы, так как хранят документы, входящие в Архивный фонд РФ. Создаются органами местного самоуправления. Хранят документы органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций.

Классификация по отраслевому (функциональному) признаку

В зависимости от компетенции (функций) организации-образователя документов, а также специфики хранящихся фондов, государственные архивы делятся на отраслевые группы. Это деление отражается в структуре Росархива и ведомственных архивов:

• Исторические архивы (документы дореволюционного периода, до 1917 г.).
• Архивы новейшей истории (документы советского и постсоветского периодов).
• Специализированные архивы:
  • Военно-исторические (РГВИА, ЦАМО и др.).
  • Научно-технические (РГАНТД, архивы оборонно-промышленного комплекса).
  • Экономические (РГАЭ, отраслевые архивы министерств).
  • Литературно-художественные (РГАЛИ).
  • Аудиовизуальные, фотокинематографические (РГАКФД).
  • Архивы политической истории, архивы общественных движений.

Классификация по видам носителей и технике закрепления информации

С учётом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и документы хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов. Это внутриархивное деление, критически важное для обеспечения сохранности:

• Общие отделы (бумажные фонды): традиционные документы на бумаге (дела, книги, карты, схемы, планы).
• Специализированные отделы (фонды на специальных носителях):
  • Фото документы (негативы, слайды, печати).
  • Филмодокументы (кинематографические пленки).
  • Фоно документы (граммофонные пластинки, магнитофонные ленты, кассеты).
  • Видеодокументы.
  • Электронные документы (магнитные диски, оптические диски, серверные хранилища, облачные системы).
  • Документы на микропленке (микрофиш, микроруллоны).

Важно: В современных условиях создание электронных архивов и перевод документов в электронный вид (цифрование) становится приоритетным направлением, требующим специального программно-аппаратного обеспечения и квот на хранение.

Классификация по категориям доступа к документам

Это правовое деление, определяющее режим использования документов. Согласно ст. 11 ФЗ-125 и законодательству о гостайне/персональных данных, документы во всех государственных архивах делятся на:

1. Документы открытого доступа: Сроки ограничения доступа истекли (обычно 30 лет для общих документов, 75 лет для документов с персональными данными), либо они изначально не содержали сведений, составляющих охраняемую законом тайну. Доступ предоставляется всем пользователям.
2. Документы ограниченного доступа: Содержат сведения, составляющие государственную тайну (секретные, сверхсекретные, конфиденциальные) или иную охраняемую законом тайну (коммерческую, налоговую, банковскую, сведения о частной жизни — персональные данные).
   • Доступ предоставляется только лицам, имеющим соответствующий допуск (для гостайны) или по решению уполномоченного органа/суда (для персональных данных до истечения 75-летнего срока).
3. Документы, хранящиеся на условиях особого доступа: Собственник (передавший документы в архив организацию или лицо) оговорил особые условия их использования (например, запрет на копирование, предоставление только определенному кругу лиц, доступ после определенного события). Условия фиксируются в акте приема-передачи.

Классификация по этапам жизненного цикла документов (Архивоведческая классификация)

Хотя это деление относится ко всей архивной системе, в государственных архивах оно проявляется в разделении функций между архивами разных стадий:

• Архивы текущего хранения (в ведомствах/организациях): Хранят дела в процессе делопроизводства (срок хранения до 10 лет). Не являются государственными архивами в строгом смысле ФЗ-125, но являются первой стадией попадания документов в Архивный фонд РФ.
• Архивы промежуточного хранения (в ведомствах/организациях): Хранят дела со сроками хранения более 10 лет до передачи в государственные архивы (обычно до 10–20 лет после завершения дела).
• Государственные архивы (стационарные): Конечный этап. Хранят документы с истекшими сроками хранения в организации-образователе (обычно более 10–20 лет), имеющие историческую, научную, культурную или иную общественную ценность. Обеспечивают вечное хранение.

Состав Архивного фонда РФ и учетная классификация

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа образования. Для управления этим фондом применяется учетная классификация:

• Фонд — документы одной организации/лица (основная единица учета).
• Опись — часть фонда, объединенная хронологически или по делу.
• Дело, единица хранения (сшитые листы).
• Единица хранения на специальных носителях (кассета, катушка, файл).

Справочный аппарат каждого федерального архива (путеводители, реестры, описи, картотеки) делится на группы: внутрифондовые (к конкретному фонду), межфондовые (по темам, лицам, географии) и внутриархивные (общие по архиву).

Деление государственных архивов, это многоуровневая система, где каждый принцип классификации решает свои задачи:

• По подведомственности — определяет юридическую ответственность и финансирование.
• По отрасли — обеспечивает специализацию хранения и экспертизы.
• По носителям — гарантирует физическую сохранность за счет специальных климатических режимов.
• По доступу — реализует баланс между правом на информацию и защитой тайны/персональных данных.

Понимание этой структуры позволяет пользователю быстро определить, в каком именно архиве (федеральном, региональном, специализированном) искать нужный документ, какой режим доступа к нему действует и к кому обращаться за получением копии или справки. Современное развитие архивного дела в РФ идет в сторону интеграции этих разрозненных структур в единое цифровое пространство, Единую государственную архивную информационную систему (ЕГАИС) и портал «Архивы России», что существенно упрощает навигацию по этой сложной классификации.