Сфера архивного дела в Российской Федерации проходит этап активной трансформации. За последние годы принят ряд значимых нормативных правовых актов, фундаментально меняющих подходы к хранению, комплектованию, учету и использованию документов. Данная статья систематизирует ключевые изменения, вступившие в силу к 10 июля 2026 года, на основе актуальных редакций Федерального закона № 125-ФЗ, приказов Росархива и методических рекомендаций.

Нормативная основа: Федеральный закон № 125-ФЗ в редакции 2024 года

Базовым документом остается Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ключевым событием стало принятие Федерального закона от № 469-ФЗ «О внесении изменений в статью 24 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Основные векторы изменений ст. 24 (Использование архивных документов):

• Учет интеллектуальной собственности: Закреплено правило, согласно которому использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства (ч. 6 ст. 24). Это вводит дополнительные обязательства для архивов и пользователей при предоставлении копий произведений науки, литературы, искусства.
• Цифровой доступ: Развивается практика предоставления документов в электронном виде, что требует соблюдения требований по защите персональных данных и тайны, охраняемой законом.
• Единая государственная политика: Укреплена роль Росархива в разработке и проведении единой государственной политики в сфере архивного дела (п. 1 ст. 3), а также в установлении единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов (п. 2 ст. 3).

Приказ Росархива от № 77: «Правила организации хранения…»

Данный приказ, зарегистрированный в Минюсте России, стал основным подзаконным актом, регламентирующим операционную деятельность архивов и архивных служб организаций. Он действует в редакции от и является обязательным для:

• Государственных органов;
• Органов местного самоуправления;
• Организаций (независимо от форм собственности), формирующих архивы.

Ключевые блоки Правил (Приказ № 77):

Организация хранения

• Требования к помещениям: Детализированы параметры микроклимата (температура, влажность), освещения, пожаробезопасности и физической безопасности для разных типов носителей (бумага, фото, аудио/видео, электронные носители).
• Системы хранения: Обязательное применение систем размещения, обеспечивающих быстрый поиск и сохранность (стационарные стеллажи, мобильные стеллажи, контейнеры специальных типов).
• Отдельное хранение: Строгое разделение документов Архивного фонда РФ, архивных документов организаций и документов временного хранения.

Комплектование архивов

• Передача документов: Установлены четкие сроки и порядок передачи документов в архивы организаций и государственные архивы (обычно не позднее 3 лет после завершения дела, если иное не установлено отраслевыми нормами).
• Акт приема-передачи: Обязательное оформление акта приема-передачи документов в архив (форма устанавливается организацией или Росархивом для гос. архивов).
• Электронные документы: Специфика комплектования электронными документами: передача вместе с метаданными, ключами проверки электронной подписи, описанием структуры и форматов файлов.

Учет архивных документов

• Виды учета: Государственный учет (в гос. архивах) и учет в организациях.
• Инструменты учета: Описания дел (номенклатуры), указатели, карточки учета единиц хранения. Внедряется обязательное ведение электронных учетных систем (АИС «Архив», 1С:Архив и др.).
• Государственная регистрация: Порядок присвоения кодов формирователей и регистрации архивных фондов.

Использование документов

• Режимы доступа: Открытый, ограниченный (сроки ограничения доступа: 30, 75, 100 лет и др. в зависимости от вида сведений), специальный (гостайна, личные данные).
• Формы предоставления: В читальном зале, в виде копий (бумажных/электронных), через информационно-телекоммуникационные сети (порталы архивов, Госуслуги).
• Платные услуги: Порядок оказания платных архивных услуг (поиск, копирование, заверение) регулируется отдельными приказами и тарифами организации.

Приказ Росархива от № 121: Методика контроля (надзора)

Документ зарегистрирован в Минюсте России 07 февраля 2024 г. № 77179. Он утверждает Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.

Что проверяют инспекторы (чек-лист для организации):

1. Наличие уполномоченного по архивному делу: Приказ о назначении, должностная инструкция, прохождение обучения (повышения квалификации) не реже 1 раза в 3 года.
2. Нормативная база организации: Утвержденные перечень документируемых процессов, номенклатура дел, графики сроков хранения, инструкция по организации архивного дела.
3. Состояние делопроизводства: Оформление дел (обложки, переплет, нумерация листов), соблюдение сроков выполнения дел, формирование ежегодных закладок в архив.
4. Хранение: Соответствие помещений требованиям Приказа № 77, наличие инвентаризации, учет ключей/доступа к помещениям архива.
5. Защита информации: Разграничение доступа к документам с ограниченным доступом (Гостайна, Перс; данные, Ком. тайна), ведение журналов выдачи.
6. Уничтожение: Наличие актов экспертизы стоимости и сроков хранения, протоколов экспертной комиссии, актов уничтожения, списания носителей.
7. Электронный архив: Наличие сертифицированных СЗИ (средств защиты информации) для хранения электронных документов архивного фонда, обеспечение целостности и подлинности ЭД на протяжении всего срока хранения.

Важно: Руководство по соблюдению (утверждено Приказом Росархива от № 19) детализирует каждый пункт проверки, указывая нормативную базу и критерии оценки соответствия/несоответствия. Это основной документ для подготовки к плановой или внеплановой проверке.

Специфика нотариальных архивов (ст. 3 ФЗ № 125-ФЗ, п. 11.1)

Внесенные Федеральным законом от № 339-ФЗ изменения ввели понятие «нотариальный архив».

Нотариальный архив — создаваемое нотариальной палатой субъекта РФ структурное подразделение, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов в порядке, установленном законодательством о нотариате и законодательством об архивном деле.

• Нотариальные архивы подчиняются двойному регулированию: ФЗ «Об архивном деле» и Основы законодательства РФ о нотариате.
• Они формируются из документов прекративших деятельность нотариусов (частных и госнотариусов).
• Порядок передачи дел в нотариальный архив строго регламентирован Министерством юстиции и Росархивом.

Практический алгоритм перехода на новые правила для организации (Чек-лист 2026)

Ответственность за нарушения законодательства об архивном деле

Несоблюдение новых правил влечет за собой ответственность, установленную КоАП РФ (ст. 13.19, 13.20) и УК РФ (ст. 293 — халатность, при определенных обстоятельствах):

• КоАП РФ ст. 13.19: Нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ — штраф на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц до 50 000 руб.
• КоАП РФ ст. 13.20: Уничтожение, повреждение или хищение документов Архивного фонда РФ — штраф на должностных лиц до 10 000 руб. (или ДП до 30 дней), на юрлиц до 200 000 руб.
• Гражданско-правовая: Возмещение ущерба (в т.ч. морального вреда) гражданам, права которых нарушены из-за потери/разглашения документов (перс. данные, тайна усыновления, врачебная тайна и т.д.).

Перспективы развития: Цифровая трансформация архивов

На 2026 год основным трендом являеться переход к «Цифровому архиву»:

• Единая государственная архивная информационная система (ЕГАИС): Интеграция региональных и отраслевых систем для межведомственного обмена архивными справками и копиями документов.
• Искусственный интеллект: Применение ИИ для автоматической классификации документов, извлечения метаданных, распознавания рукописного текста (HTR) и прогнозирования сроков хранения.
• Блокчейн/Реестры: Использование распределенных реестров для подтверждения подлинности и неизменности электронных архивных документов при межведомственном взаимодействии.
• Отказ от бумаги (Paperless): Формирование архивов «рожденных цифровыми» (born-digital) документов с правовым значением, равным бумажным оригиналам (с использованием квалифицированной ЭП и меток времени).

Новые правила об архиве, закрепленные в ФЗ № 125-ФЗ (ред. от ), Приказе Росархива № 77 и методических документах по контролю (Приказы № 121, № 19), создают жесткий, но понятный регламент. Главная цель, обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ и гарантированный доступ к информации для государства, бизнеса и граждан.

Ключевые выводы для руководителей и архивистов на 2026 год:

1. Актуализируйте локальные нормативные акты (Номенклатура, График, Инструкция) до актуальных редакций законов.
2. Приведите условия хранения в соответствие с Приказом № 77 — это первый пункт любой проверки.
3. Инвестируйте в электронный архив и защиту информации (СЗИ, сертификация ФСТЭК/ФСБ при необходимости).
4. Обеспечьте непрерывное обучение ответственных лиц.
5. Проводите ежегодное внутриведомственное самообследование по чек-листу Руководства (Приказ № 19).

Своевременная адаптация к изменениям законодательства не только исключает штрафные санкции, но и превращает архив из «склада бумаг» в эффективный информационный ресурс организации.

Данная статья подготовлена на основе нормативных правовых актов, действующих на 10 июля 2026 года. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обращаться к актуальным текстам документов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Контур.Норматив) или к специалистам в области архивного дела.