Актуальность темы. Сохранение государственных и муниципальных архивов – одна из важнейших задач обеспечения исторической памяти, правовой определённости и прозрачности деятельности органов власти. С 2020‑го года в России действует единый нормативный документ – Приказ Федерального архивного агентства № 77 от 31 июля 2023 г., который уточняет и дополняет ранее принятые правила (приказы № 24 от 02 марта 2020 г. и № 237 от 20 декабря 2019 г.). В статье рассматриваются ключевые положения этих правил, их практическое применение и рекомендации для органов государственной власти и местного самоуправления.

Правовая основа

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах» – базовый закон, определяющий понятия «архив», «архивный документ», «архивный фонд» и устанавливающий общие принципы их хранения.
• Приказ Федерального архивного агентства № 24 от 02 марта 2020 г. – первые единые правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в государственных и муниципальных органах.
• Приказ Федерального архивного агентства № 237 от 20 декабря 2019 г. – утверждён Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения.
• Приказ Федерального архивного агентства № 77 от 31 июля 2023 г. – актуализированные правила, включающие новые требования к цифровым архивам, контролю доступа и взаимодействию с архивными фондами РФ.

Цели и задачи правил

Основные цели нормативного акта:

1. Обеспечение сохранности и достоверности государственных и муниципальных архивных документов.
2. Упорядочивание процессов их формирования, комплектования, учёта и использования.
3. Гарантирование доступа к архивным материалам в соответствии с законодательством о доступе к информации.
4. Снижение риска утраты или порчи документов за счёт внедрения современных технологий хранения.

Ключевые понятия

Принципы организации хранения

• Принцип законности. Хранение осуществляется в соответствии с федеральными законами и приказами.
• Принцип системности. Документы группируются по видам, тематикам и срокам хранения.
• Принцип надёжности. Применяются технические и организационные меры защиты от физического и электронного разрушения.
• Принцип доступности. Обеспечение правомерного доступа к документам для уполномоченных лиц.
• Принцип экономичности. Оптимизация расходов на хранение за счёт рационального использования помещений и цифровых технологий.

Организация физического хранения

Помещения и оборудование

Для обеспечения надёжного хранения необходимо:

• Выделять специальные архивные помещения с контролем микроклимата (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Обеспечить защиту от пожара, влаги, плесени и механических повреждений (системы пожаротушения, герметичные двери, антивандальные замки).
• Использовать архивные стеллажи, ящики и коробки, соответствующие ГОСТ 7.0‑2003 «Хранение архивных документов».

Классификация по срокам хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (приказ № 237), сроки хранения делятся на три группы:

1. Документы, подлежащие постоянному хранению. (например, законы, указы, акты, имеющие историческую ценность).
2. Документы, хранящиеся в течение ограниченного срока. (от 1 года до 50 лет в зависимости от категории).
3. Документы, подлежащие уничтожению. (по истечении установленного срока и после проведения процедуры утилизации).

Процедуры приёмки и передачи

Приёмка документов в архив включает:

• Проверку соответствия документу нормативным требованиям (подлинность, полнота, отсутствие повреждений).
• Регистрацию в реестре (бумажном и/или электронном).
• Маркировку (указание номера дела, года создания, уровня доступа).

Организация электронного (цифрового) архива

Технические требования

• Хранение в формате, обеспечивающем долгосрочную читаемость (PDF/A, TIFF, XML).
• Резервное копирование: минимум три копии, хранение в разных географических зонах.
• Контроль целостности файлов (контрольные суммы, цифровые подписи).
• Система управления доступом (ролевой контроль, журналирование действий).

Интеграция с государственными информационными системами

Электронные архивы должны быть совместимы с:

• ЕГРН (Единый государственный реестр нормативных правовых актов).
• ГИС «Архив» – система учёта и поиска архивных документов, разработанная Росархивом.
• Системами электронного документооборота (ЭДО) органов власти.

Сроки хранения цифровых документов

Для электронных архивов применяются те же сроки, что и для бумажных, однако в случае невозможности восстановления оригинала (например, при повреждении носителя) срок может быть продлён до завершения процесса оцифровки и создания резервных копий.

Учёт и контроль

Реестры и карточки дел

Для каждого архивного дела ведётся:

• Картотека (бумажная или электронная) с указанием названия, номера, даты создания, срока хранения, уровня доступа.
• Журнал перемещения (учёт перемещения документов между помещениями, архивами, внешними организациями).

Инвентаризация

Проводится ежегодно или по требованию контролирующего органа. Инвентаризация включает проверку:

• Физического состояния документов.
• Соответствия реестрам.
• Работоспособности систем резервного копирования.

Ответственность

За соблюдение правил отвечают:

• Главный архивный специалист (ГАС) – руководит процессом формирования и хранения архивных фондов.
• Ответственный за архивное хранение в каждом подразделении – контролирует своевременную передачу документов в архив.
• Руководитель органа – несёт конечную юридическую ответственность за соблюдение сроков хранения и уничтожения.

Использование архивных документов

Порядок доступа

Доступ к архивным документам регулируется:

• Законодательством о доступе к информации.
• Уровнем секретности (открытый, ограниченный, служебный).
• Согласованием запроса в архивном отделе.

Выдача и копирование

При выдаче документов оформляется акт выдачи, в котором указываются:

• Наименование и номер документа.
• Цель использования.
• Срок возврата (если документ выдается в оригинале).

Оцифровка для доступа

Для ускорения работы часто используют оцифровку оригиналов. При этом сохраняются оригиналы в архиве, а пользователям предоставляются цифровые копии.

Уничтожение архивных документов

Уничтожение допускается только после истечения установленного срока хранения и проведения процедуры согласования с Росархивом. Процедура включает:

1. Подготовку акта об уничтожении.
2. Утверждение акта руководителем органа и представителем архивного отдела.
3. Проведение физического уничтожения (шредер, сжигание) под контролем уполномоченного лица.
4. Внесение сведений об уничтожении в реестр.

Практические рекомендации для органов государственной власти и муниципалитетов

• Разработать внутренний регламент, согласованный с Приказом № 77, учитывающий особенности конкретного органа.
• Назначить ответственного за архивное хранение и обеспечить его необходимыми ресурсами.
• Внедрить систему электронного учёта (ГИС «Архив») для автоматизации процессов.
• Регулярно проводить инвентаризацию и проверять состояние технического оборудования.
• Обучать персонал правилам обращения с архивными документами и принципам информационной безопасности.
• Создавать резервные копии цифровых архивов и хранить их в разных географических точках.
• Контролировать соблюдение сроков хранения и своевременно инициировать процедуры уничтожения.

Соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (приказ № 77 от 31 июля 2023 г.) является фундаментом надёжного архивного дела в России. Правильная организация как физических, так и цифровых архивов гарантирует сохранность исторической и правовой информации, упрощает доступ к документам и повышает эффективность работы государственных и муниципальных органов. При правильном внедрении этих правил органы власти смогут обеспечить долгосрочную сохранность документов, снизить риски их утраты и выполнить требования законодательства о публичном доступе к информации.

Дата публикации: 9 июля 2026 г.