Вопрос о количестве фондов в архиве суда часто возникает у сотрудников судов, архивистов и исследователей. Ответ зависит от того, какие документы хранятся, в каком виде и какие нормативные акты регулируют их учёт. В этой статье мы подробно разберём:

• Что такое архивный фонд;
• Какие нормативные документы определяют порядок формирования фондов в суде;
• Как правильно вести учёт и определять количество фондов;
• Практические примеры расчёта.

Понятие «фонд» в архивном деле

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, фондом называют совокупность документов, образованных одним или несколькими документарными образцами, которые относятся к одной теме, периоду, организации‑источнику или процессу. В судебных архивах фонд может включать:

1. дела (наряды) одного суда;
2. дела нескольких судов, если они переданы в один архив;
3. специальные фонды (страховой фонд, фонд пользования вне архива) для технической обработки документов.

Нормативно‑правовая база, регулирующая фондирование архивов судов

Основные документы, на которые опираются при формировании и учёте фондов в архивах федеральных судов общей юрисдикции:

• Федеральный закон от 8 января 1998 г. № 7‑ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» – определяет организационное обеспечение деятельности судов.
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от  № 56 (ред. от ) – «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов». В приложении 17 указано Список фондов.
• Инструкция от 28 декабря 2005 г. о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства и Приказ Министерства культуры РФ о правилах организации хранения архивных документов.

Как определяется количество фондов в архиве суда

Определение количества фондов происходит в несколько этапов:

Анализ источников документов

• Определяется, какие суды (районные, городские, областные и т.д.) передали свои материалы в архив.
• Выявляются отдельные группы документов, требующие отдельного фондирования (например, уголовные дела, гражданские дела, административные производства).

Применение нормативных критериев

Согласно пункту 9 Приказа Судебного департамента (2024), если в архиве хранятся документы только одного суда, указывается цифра 1; если хранятся дела других судов – указывается цифра, равная количеству хранимых фондов.

Оформление учётных документов

Для каждого фонда оформляются:

1. Книга учёта поступления и выбытия дел (Приложение 16).
2. Список фондов (Приложение 17) – обязательный документ, если в архиве более одного фонда.
3. Акты о приёмке‑передаче, акты о непоступлении или повреждении дел.

Ежегодно, на 1 января, проводится подсчёт количества фондов, поступивших и выбывших за год, и фиксируеться в книге учёта. При этом учитываются:

• Новые фонды, сформированные в результате отбора документов на хранение;
• Фонды, закрытые в связи с истечением срока хранения или уничтожением.

Примеры расчёта количества фондов

Пример 1. Один суд – один фонд

В архив передано дело районного суда № 12 за 2023 год. В архиве хранятся только документы этого суда.

• Количество фондов = 1.
• В книге учёта фиксируется один фонд «Районный суд № 12, 2023 г.».

Пример 2. Несколько судов – несколько фондов

В архив поступили материалы:

• Городской суд № 5 (дела 2022‑2023 гг.) – фонд 1;
• Областной суд (дела 2021‑2022 гг.) – фонд 2;
• Суд по делам о банкротстве (дела 2023 г.) – фонд 3.

В этом случае:

• Общее количество фондов = 3.
• В приложении 17 в списке фондов будет три записи.

Пример 3. Создание страхового фонда и фонда пользования вне архива

Для проведения физико‑химической обработки части дел создаётся страховой фонд. Он учитывается в отдельном реестре, но в общем списке фондов архива считается внеархивным фондом и не увеличивает количество «основных» фондов, если только документы не передаются в постоянное хранение.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Какой документ подтверждает количество фондов в архиве?

Ответ: Список фондов (Приложение 17 к Приказу Судебного департамента) и книга учёта поступления‑выбытия дел (Приложение 16).

Вопрос: Нужно ли вести список фондов, если в архиве только один фонд?

Ответ: Формально список фондов может не вестись, однако в книге учёта фиксируется запись о единственном фонде.

Вопрос: Можно ли объединять несколько дел в один фонд?

Ответ: Да, если они относятся к одной судебной инстанции и к одному типу производства (например, все гражданские дела одного суда за один календарный год). При этом необходимо оформить соответствующее решение о фондировании.

Вопрос: Как учитываются электронные документы?

Ответ: Электронные документы учитываются в той же системе, но в отдельном реестре «Электронные документы». При этом они также включаются в список фондов, если относятся к определённому суду.

• Количество фондов в архиве суда определяется по количеству разных источников (судов) и типу документов, попадающих в архив.
• Если архив хранит документы только одного суда – фондов один. При наличии материалов нескольких судов – количество фондов равно числу судов‑источников (или количеству специально сформированных фондов).
• Все фонды фиксируются в книге учёта поступления‑выбытия дел и в списке фондов (Приложение 17) согласно Приказу Судебного департамента от  № 56.
• Ежегодный подвод итогов (1 января) позволяет отследить динамику формирования и закрытия фондов.

Соблюдение указанных нормативов гарантирует надёжную сохранность судебных документов, их доступность для исследователей и соответствие требованиям законодательства Российской Федерации.

Источник информации: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от  № 56 (ред. от ), Инструкция от , Федеральный закон № 7‑ФЗ от и методические рекомендации Федерального архивного агентства.