Комитет по архивам и делопроизводству (далее – Комитет) является центральным органом государственного управления в сфере архивного дела и организации документооборота на территории Республики Беларусь. Он формирует единую политику в области хранения‚ использования и защиты архивных документов‚ а также обеспечивает нормативное регулирование делопроизводства в государственных органах и иных организациях.

Исторический обзор

Корни современного Комитета уходят в советские годы‚ когда архивное дело находилось в ведении Главного архивного управления при Совете Министров БССР. Ключевые вехи:

• 1992 год – в октябре Главное архивное управление преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив).
• 1998 год – Постановлением Совета Министров от 22 декабря 1998 г. утверждено Положение о Комитете‚ закрепившее его статус и полномочия.
• 2000‑е годы – активная работа по внедрению электронных систем документооборота и созданию единого государственного архивного фонда.
• 2011 год – приняты законы Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» (323‑З) и «Об обращениях граждан…» (300‑З)‚ которые стали нормативной основой деятельности Комитета.
• 2022 год – внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах (постановление Минюста от № 113)‚ уточняющие требования к формированию и хранению документов.

Правовая база

Деятельность Комитета регламентируется следующими нормативными актами:

1. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323‑З «Об архивном деле и делопроизводстве».
2. Закон Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300‑З «Об обращениях граждан и юридических лиц».
3. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. «О Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь».
4. Инструкция по делопроизводству в государственных органах‚ иных организациях (утверждена постановлением Минюста от № 113).
5. Иные нормативные правовые акты Министерства юстиции‚ Совета Министров и иных ведомств‚ касающиеся архивного хранения‚ экспертизы документов и обеспечения доступа к информации.

Структура и органы управления

Комитет состоит из нескольких главных управлений и отделов‚ обеспечивающих реализацию его функций:

• Главное управление по архивному делу – отвечает за формирование‚ хранение и использование государственного архивного фонда.
• Главное управление по делопроизводству – разрабатывает методические рекомендации‚ контролирует соблюдение порядка документооборота в государственных органах.
• Отдел нормативно‑правового обеспечения – готовит проекты законов‚ постановлений и инструкций в сфере архивного дела и делопроизводства.
• Отдел информационно‑аналитической работы – ведет учет архивных фондов‚ обеспечивает доступ к электронным каталогам и базам данных.
• Отдел международного сотрудничества – взаимодействует с зарубежными архивными учреждениями и участвует в международных программах.

На региональном уровне функции Комитета реализуют управления по архивам и делопроизводству при областных и Минском городском исполнительных комитетах‚ а также структурные подразделения в районных и городских исполнительных комитетах.

Основные функции и задачи

Комитет выполняет следующие ключевые функции:

• Разработка и внедрение государственной политики в области архивного дела и организации документооборота.
• Методическое руководство государственными органами‚ организациями и учреждениями по вопросам ведения делопроизводства‚ формирования дел‚ их экспертизы и передачи на государственное хранение.
• Обеспечение сохранности‚ учета и использования документов‚ constituting the State Archive Fund of the Republic of Belarus.
• Организация экспертизы документов на предмет их исторической‚ культурной и юридической значимости.
• Создание и поддержка электронных систем документооборота и архивных информационных ресурсов.
• Оказание консультационной и информационной поддержки гражданам и юридическим лицам в доступе к архивным материалам.
• Международное сотрудничество в области архивного дела‚ участие в проектах UNESCO‚ Международного совета по архивам (ICA) и др.

Деятельность в сфере архивного дела и делопроизводства

Архивное дело

Комитет обеспечивает:

• Прием на государственное хранение документов ликвидированных организаций‚ личных фондов выдающихся деятелей науки‚ культуры и политики.
• Реставрацию и консервацию поврежденных архивных единиц.
• Создание научно‑справочных apparatus (каталогов‚ указателей‚ электронных баз данных).
• Организация выставок‚ публикаций и образовательных программ‚ направленных на популяризацию архивного наследия.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства Комитет:

• Утверждает типовые номенклатуры дел и инструкции по их ведению для различных отраслей управления.
• Проводит аттестацию и certification специалистов по делопроизводству.
• Контролирует соблюдение сроков хранения документов и их своевременную передачу в архив.
• Внедряет стандарты электронного документооборота (ЭДО) и обеспечивает взаимодействие с государственной системой «Электронное правительство».

Взаимодействие с региональными органами

На местах деятельность Комитета реализуется через:

• Управления по архивам и делопроизводству при областных исполнительных комитетах (Брестская‚ Витебская‚ Гомельская‚ Гродненская‚ Минская‚ Могилевская области).
• Управление по архивам и делопроизводству при Минском городском исполнительном комитете.
• Отделы и секции в районных и городских исполнительных комитетах‚ которые обеспечивают прием‚ учет и выдачу документов на местах.

Регулярно проводятся семинары‚ круглые столы и методические занятия для сотрудников региональных управлений‚ направленные на унификацию подходов к ведению делопроизводства и архивному хранению.

Контактная информация

Главный офис Комитета расположен в г. Бресте:

Для справок по региональным управлениям рекомендуется обращаться на официальные сайты соответствующих облисполкомов и Мингорисполкома.

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь играет центральную роль в сохранении национального документального наследия и обеспечении эффективного функционирования государственной системы управления. Благодаря четкой нормативной базе‚ развитой структуре и активной работе с региональными органами‚ Комитет способствует:

• Надежному хранению и доступности архивных документов для исследователей‚ граждан и государственных учреждений;
• Повышению качества и прозрачности делопроизводства в публичном секторе;
• Внедрению современных информационных технологий в архивное дело и документооборот;
• Укреплению международного сотрудничества и популяризации белорусского архивного наследия на мировой арене.

Таким образом‚ деятельность Комитета остается важным элементом государственной политики в области информации‚ культуры и правопорядка в Республике Беларусь.