Комитет по делам архивов, актам гражданского состояния и организации работы по документационному обеспечению управления Новгородской области (официальное полное наименование) — это исполнительный орган региональной власти, осуществляющий свои полномочия в трех ключевых сферах: архивном деле, регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) и организационном обеспечении документооборота (ООДМС)․

Ведомство играет системообразующую роль в сохранении исторической памяти региона, легализации важнейших жизненных событий граждан и обеспечении правовой силы документов, издаваемых органами власти Новгородской области․

Основные направления деятельности

Деятельность Комитета регулируется Уставом Новгородской области, Положением о Комитете, а также федеральными и региональными нормативными правовыми актами․ Работа ведомства структурирована по трем главным блокам:

Архивное дело и документоведение

• Государственное управление в сфере архивного дела: реализация государственной политики по учету, хранению и пользовательскому доступу к архивным фондам области․
• Координация работы архивных учреждений: методическое руководство государственными архивами области (Государственный архив Новгородской области, Централизованная архивная система и др․)․
• Обеспечение сохранности фондов: контроль за состоянием хранения документов, внедрение современных технологий консервации и оцифровки․
• Информационное обеспечение: ведение единого реестра архивных фондов, создание электронных баз данных и информационно-справочных систем для удаленного доступа пользователей․

Акты гражданского состояния (ЗАГС)

• Методическое руководство: координация работы органов ЗАГС муниципальных образований области (городских, районных, межрайонных отделений)․
• Ведение единой базы данных: поддержание функционирования автоматизированной информационной системы «ЗАГС» (Единая государственная система регистрации актов гражданского состояния — ЕГР ЗАГС)․
• Рассмотрение спорных вопросов: разрешение вопросов о восстановлении утерянных записей актов, исправлении ошибок в записях, изменении имен граждан в порядке, установленном законом․
• Международное сотрудничество: взаимодействие с зарубежными компетентными органами по вопросам регистрации актов гражданского состояния граждан РФ за границей и иностранцев в РФ․

Организация работы по документационному обеспечению управления (ООДМС)

• Унификация документооборота: разработка и утверждение форм документов, правил их подготовки, оформления и обработки в органах исполнительной власти области․
• Работа с нормативными правовыми актами: государственная регистрация нормативных правовых актов области, их официальная публикация, ведение реестров․
• Электронный документооборот (ЭДО): внедрение и развитие систем электронного документооборота в региональном госуправлении, обеспечение юридической значимости электронных документов․
• Контроль за исполнением поручений: организация контроля за исполнением поручений Губернатора и Правительства области, актов Губернатора, распоряжений Правительства․

Структура Комитета

Для реализации полномочий в Комитете сформированы структурные подразделения (управления, отделы, сектора), основные из которых:

1. Управление архивного дела и документоведения — курирует архивную сеть области, лицензирование архивной деятельности, оцифровку фондов․
2. Управление органами регистрации актов гражданского состояния — обеспечивает единообразие применения законодательства о ЗАГС, поставку бланков строгой отчетности, обучение кадров․
3. Управление документационного обеспечения управления — организует работу с входящей/исходящей корреспонденцией Правительства, подготовку заседаний, контроль исполнения․
4. Отдел нормативно-правовой работы и правового обеспечения — правовая экспертиза проектов актов, государственная регистрация НПА, работа с обращениями граждан․
5. Сектор информатизации и технического обеспечения, администрирование ИС «ЗАГС», ЭДО, портала открытых данных, обеспечение информационной безопасности․

Ключевые услуги для граждан и организаций

Комитет и подведомственные ему структуры (в первую очередь органы ЗАГС) предоставляют наиболее востребованные государственные услуги:

Государственные услуги в сфере ЗАГС (предоставляются через МФЦ, портал Госуслуг, напрямую в отделах ЗАГС):

• Государственная регистрация рождения, заключения брака, развода, усыновления, установления отцовства, смерти, изменения имени․
• Выдача повторных, обменных свидетельств о регистрации актов гражданского состояния․
• Исправление ошибок в записях актов гражданского состояния․
• Восстановление записей актов гражданского состояния (в случае утери/порчи архивов)․
• Выдача справок из записей актов гражданского состояния (формы № 25, 31, 33 и др․)․
• Государственная регистрация перемены имени (фамилии, отчества)․

Услуги в сфере архивного дела:

• Выдача архивных справок и выписок (подтверждение стажа, зарплаты, наград, репрессий и т․д․)․
• Научно-справочная помощь по тематическим запросам (генеалогия, история населённых пунктов, предприятия)․
• Предоставление копий архивных документов (бумажных и электронных)․
• Пользование читальными залами государственных архивов области․

Услуги в сфере ООДМС (преимущественно для органов власти и организаций):

• Государственная регистрация нормативных правовых актов Новгородской области․
• Официальная публикация законов и иных НПА в газете «Новгородские ведомости» и на официальном интернет-портале правовой информации области․
• Методическая консультация по вопросам документооборота, архивного дела, применения Единой системы организационно-распорядительной документации․

Цифровая трансформация и электронные сервисы

Комитет является одним из драйверов цифровизации госуправления в регионе․ Основные достижения:

• Полный переход на ЕГР ЗАГС: все отделения ЗАГС области работают в единой федеральной информационной системе, что позволяет получать услуги «в одном окне» в любом регионе РФ (принцип «Жизненные ситуации»)․
• Портал архивных фондов: доступ к описям и оцифрованным документам через официальный сайт Комитета и портал «Архивы Новгородской области»․
• Электронный документооборот (СЭДО): внедрена система электронного документооборота в Правительстве и Комитетах, обеспечивающая бескागовый согласование проектов актов и контроль поручений․
• Интеграция с ЕПГУ/РПГУ: большинство услуг ЗАГС и архивных справок доступны в полностью электронном виде через портал Госуслуг (gosuslugi․ru)․

Нормативная база

Деятельность Комитета основывается на иерархии нормативных актов:

1. Федеральный уровень: Конституция РФ, ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «Об актах гражданского состояния», ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ФЗ «Об основах законодательства РФ о нотариате» (в части архивных справок), ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг»․
2. Региональный уровень: Устав Новгородской области, Закон Новгородской области «Об архивном деле в Новгородской области», Постановления Губернатора и Правительства области о структуре и полномочиях Комитета, Устав Комитета․
3. Ведомственный уровень: Приказы Председателя Комитета, методические рекомендации, инструкции по документообороту․

Контакты и реквизиты

Адрес: 173000, г․ Великий Новгород, ул․ Большая Московская, д․ 39 (Здание Правительства Новгородской области)․

Официальный сайт: archiv․novreg․ru (разделы: ЗАГС, Архивы, Документооборот, Нормативная база, Госуслуги)․

Телефоны справок (приемная Комитета):

• +7 (8162) -8-XX-XX (уточняйте актуальные номера на сайте)

График приема граждан (личный прием Председателя/заместителей): обычно по вторникам/четвергам с предварительной записью через портал Госуслуг или по телефону․

Режим работы органов ЗАГС области: устанавливается локально в каждом отделении (часто с выходным днем в понедельник или среду, с днем приема в субботу)․ Рекомендуется записываться заранее через Госуслуги․

Важные нюансы для обращающихся

Перспективы развития

Комитет продолжает реализацию стратегии «Цифровой регион» в своей сфере․ Главные векторы на ближайшие годы:

• Полное устранение бумажного документооборота внутри аппарата управления (переход на «бескागовое» делопроизводство)․
• Массовая оцифровка уникальных архивных фондов (метрические книги, делопроизводство уездных земств, личные фонды выдающихся новгородцев) и публикация в открытом доступе․
• Расширение перечня проактивных услуг (автоматическое назначение выплат, отправка уведомлений о готовности документов без участия гражданина)․
• Повышение квалификации кадров органов ЗАГС и архивов в части работы с ЕГР ЗАГС, биометрическими данными и защитой персональных данных․

Комитет по делам архивов, ЗАГС и ООДМС Новгородской области остается гарантом правовой значимости жизненных событий граждан и хранителем исторической памяти Новгородской земли, активно интегрируясь в современную цифровую экосистему госуправления․