Коммунальное государственное учреждение (КГУ) «Государственный архив Жанааркинского района управления культуры, развития языков и архивного дела области Ұлытау» является ключевым хранилищем документального наследия региона. Архив выполняет важнейшую государственную функцию по сохранению и предоставлению доступа к документам, составляющим Национальный архивный фонд Республики Казахстан на территории Жанааркинского района.

Общие сведения и статус учреждения

Архив является структурным подразделением в системе управления культуры, развития языков и архивного дела области Ұлытау. Его деятельность регулируется Законом Республики Казахстан «Об архивном деле и документообороте», а также подзаконными актами.

• Полное наименование: КГУ «Государственный архив Жанааркинского района управления культуры, развития языков и архивного дела области Ұлытау».
• Тип учреждения: Коммунальное государственное учреждение (районного уровня).
• Ведомственная подчиненность: Управление культуры, развития языков и архивного дела области Ұлытау.
• Основная задача: Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда, комплектование фондов, их научная обработка и предоставление доступа к архивной информации для государственных органов, организаций и граждан.

Контактная информация и реквизиты

Для обращений в архив (лично, по почте или по телефону) используются следующие реквизиты:

Важное примечание: Официальный интернет-сайт данного конкретного архива на данный момент может отсутствовать или находиться в разработке. Информация, размещенная на сторонних ресурсах (например, на сайте «Архивы Беларуси» archives.gov.by или агрегаторах данных), может быть неактуальной. Рекомендуется уточнять режим работы и состав услуг по телефону перед визитом.

Основные функции и полномочия

Деятельность архива строится на принципах гласности, доступности и законности. К ключевым функциям относятся:

1. Комплектование фондов: Прием документов от государственных органов, организаций, предприятий (в т.ч. преобразованных или ликвидированных), расположенных на территории района. Согласно законодательству, при преобразовании госорганизаций в иные формы собственности документы Национального архивного фонда передаются в госархивы, а документы с неистекшими сроками хранения (в т.ч. по личному составу) — в территориальные (районные) архивы.
2. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, противопожарная защита, антибиологическая защита);
3. Научно-справочная работа: Составление описей, путеводителей, реестров, карточек учета фондов для обеспечения поиска документов.
4. Предоставление архивной информации: Выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов гражданам (для подтверждения стажа, зарплаты, места жительства, рождения/смерти и т.д.) и организациям.
5. Цифровизация и дистанционное обслуживание: Перевод наиболее востребованных фондов в электронный вид для удаленной работы с ними (в рамках технических возможностей учреждения).
6. Государственная регистрация архивов: Учет архивов организаций района, не переданных в государственное хранение.

Характеристика архивных фондов

Фонды архива отражают историю Жанааркинского района с момента его образования (район был образован в 1928 году, в разное время входил в состав Карагандинской, Жезказганской областей, с 2022 года — области Ұлытау).

Основные группы документов:

• Документы органов советской власти (1920–1990-е гг.): Протоколы заседаний исполкомов районных советов депутатов трудящихся, распоряжения, отчеты о социально-экономическом развитии, коллективизации, индустриализации, Великой Отечественной войне (списки призывников, эвакуированных, участников трудового фронта).
• Документы органов местного самоуправления и государственного управления (с 1990-х гг.): Решения акима и маслихата, приказы управления образования, здравоохранения, сельского хозяйства, архитектуры и градостроительства района.
• Документы промышленных предприятий и сельского хозяйства: Фонды совхозов, колхозов (позже — ТОО, КХ), месторождений полезных ископаемых (Жанааркинский район богат медными рудами, документы горно-обогатительных комбинатов имеют особую ценность), строительных трастов.
• Персональные фонды и документы по личному составу: Трудовые книжки, личные дела служащих ликвидированных предприятий, дела по назначению пенсий, награждению медальями и орденами (документы с неистекшими сроками хранения).
• Документы культурных, просветительных и медицинских учреждений: Школ, больниц, клубов, библиотек (журналы учета актов гражданского состояния — ЗАГС до переноса в органы юстиции, описи библиотечных фондов).
• Фото-, кино-, фоно- и видеодокументы, картографические материалы: Схемы месторождений, планы поселков, фотографии производственных процессов, праздников, ветеранов.

Хронологические рамки:

Ранние документы фондов датируются конец 1920-х – начало 1930-х годов. Основной массив приходится на советский период и время независимости Казахстана.

Режим работы и порядок обращения за справками

Типичный режим работы (подлежит уточнению по телефону):

• Рабочие дни: Понедельник – Пятница.
• Выходные: Суббота, Воскресенье.
• Часы приема посетителей (читальный зал): Обычно с 09:00 до 18:00 (с перерывом на обед 13:00–14:00).
• Санитарный день: Последняя пятница месяца (архив закрыт для посетителей, проводится уборка, профилактика, инвентаризация).

Порядок получения архивной справки:

1. Подготовка документов: Паспорт гражданина РК (или иное удостоверяющее личность документ). Если справка запрашивается доверенным лицом — нотариальная доверенность.
2. Заявление: Написание заявления на имя директора архива с указанием цели получения справки (пенсионное обеспечение, судебный спор, восстановление прав на жилье, родословная и т.д.).
3. Оплата услуг: Выдача архивных справок, выписок и копий документов является платной услугой (за исключением случаев, предусмотренных законом — например, для судов, прокуратуры, ветеранов ВОВ). Тарифы устанавливаются в соответствии с законодательством РК. Оплата производится через кассу или банковский перевод.
4. Сроки исполнения: Законодательно установленный срок — до 30 календарных дней со дня регистрации обращения (в сложных случаях продлевается до 60 дней). На практике простые справки часто готовят быстрее (3–10 дней).
5. Получение результата: Лично или почтовым отправлением (наложенным платежом/заказным письмом).

Особенности работы с документами по личному составу

Особую популярность у пользователей пользуются фонды, содержащие сведения о трудовой деятельности граждан (трудовые книжки, листы учета рабочего времени, ведомости начисления зарплаты, личные карточки учетов).

Важно знать:

• Документы по личному составу ликвидированных/преобразованных организаций передаются в районный архив в порядке, установленном законодательством.
• Если предприятие продолжает функционировать, его архив (в т.ч. кадровый) хранится у него. Обращаться нужно напрямую в кадровую службу действующей организации.
• Для подтверждения стажа работы на предприятиях, архивы которых не поступили в ГА Жанааркинского района, архив выдает справку об отсутствии документов, что необходимо для обращения в Центр обслуживания населения (ЦОН) или суд.

Научно-справочный аппарат и поиск документов

Для эффективного поиска в архиве создан научно-справочный аппарат (НСА):

• Путеводитель по фондам: Обобщенное описание всех фондов архива с указанием лет, количества дел, аннотацией деятельности образующего фонд органа/организации.
• Описи дел фондов: Перечни дел внутри фонда с указанием заглавий дел, дат начала и конца, количества листов.
• Карточки учета фондов (КУФ): Для оперативного учета поступивших дел.
• Тематические указатели и реестры: По фамилиям (для личных дел/трудовых книжек), по населённым пунктам, по вопросам (военная тема, репрессии, земельные дела).

Сотрудники архива оказывают консультационную помощь в определении фонда и дела, необходимого для решения вопроса пользователя.

Цифровизация и электронные услуги

В рамках программы «Электронный правительство» и развития архивного дела РК, архив ведет работу по:

• Сканированию наиболее востребованных и изношенных документов (метрические книги, описи фондов, личные дела ветеранов).
• Формированию электронных копий документов для выдачи пользователям на электронных носителях или по защищенным каналам связи.
• Взаимодействию с информационными системами (например, Единая архивная информационная система, базы данных ЦОН) для автоматизированного подтверждения архивных сведений.

Наличие полнофункционального портала для дистанционного заказа справок (как у областных архивов) у районного уровня может быть ограничено, поэтому первичный контакт по телефону 22102 остается основным способом инициации запроса.

Значение архива для региона и граждан

Государственный архив Жанааркинского района, это не просто склад старых бумаг. Это:

• Гарантия социальных прав: Ежегодно сотни граждан получают справки для оформления пенсий, льгот, наследства, жилищных прав.
• Источник для науки и образования: Исследователи местной истории, школьники и студенты готовят работы на основе уникальных документов о развитии медной промышленности, земledeлия, культуры степного региона.
• Память поколений: Сохранение имен участников Великой Отечественной войны, трудового фронта, строителей поселка Жаңаарқа, первооткрывателей месторождений.
• Правовая защита интересов государства: Документы о земельных наделах, недрах, имуществе служат основой для разрешения споров и учета национального богатства.

Рекомендации для посетителей и удаленных пользователей

1. Звоните заранее. Уточните режим работы читального зала, наличие интересующего фонда и список необходимых документов для вашего случая. Телефон: 22102.
2. Собирайте исходные данные. Для поиска по личному составу критически важны: полное ФИО (включая фамилию до брака), дата и место рождения, точное название организации, годы работы, должность.
3. Учитывайте сроки. Не откладывайте обращение на последнее число перед дедлайном пенсионного фонда или суда.
4. Письменные запросы. Если вы в другом городе/стране, направляйте официальный запрос на почтовый адрес: 100500, обл. Ұлытау, Жанааркинский р-н, п. Жаңаарқа, пр. Тәуелсіздік, 7. Приложите копию паспорта, доверенность (если через представителя) и оплатите почтовые расходы на ответ.
5. Проверяйте достоверность сайтов. Обратите внимание: в интернете встречаются сайты-агрегаторы или сайты других архивов (например, archives.gov.by — это Беларусь), которые могут содержать устаревшие или неверные реквизиты именно Жанаркинского архива. Ориентируйтесь на данные с официального портала gov.kz или сайта управления культуры области Ұлытау.