Комплектование архива – это систематическое пополнение архивного фонда документами, поступающими из структурных подразделений организации и из внешних источников‑поставщиков (государственных, муниципальных, коммерческих и иных юридических лиц)․ Процесс регулируется федеральными нормативными актами и методическими рекомендациями, разработанными Федеральным архивным агентством (ФАА) и Министерством культуры РФ․
Нормативно‑правовая база
Основные документы, определяющие порядок комплектования архивов в России:
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов․
Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г․ № 77․ Зарегистрированы в Минюсте РФ (рег; № 75119)․ - Методические рекомендации по применению вышеуказанных правил (ФАА, 2023‑2024)․
- Методические рекомендации «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (ФАА, 2023)․
- Проект рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (ФАА, 2024)․
- Приказы и инструкции отдельных региональных архивов (например, Государственный архив Хабаровского края)․
Ключевые положения правил 2023 г․
- Определение организаций‑источников (государственные, муниципальные, коммерческие, некоммерческие)․
- Требования к составлению и ведению списков организаций‑источников (формы, классификационные схемы)․
- Порядок передачи документов в архив (письменные и электронные формы)․
- Обязанности архивных сотрудников и ответственных лиц в организациях‑источниках․
- Требования к учёту и описанию документов (описи, карточки, электронные метаданные)․
Понятие «комплектование архива организации»
Согласно методическим рекомендациям, комплектование архива организации – это процесс, включающий:
- Идентификацию и классификацию документов, подлежащих передаче в архив․
- Экспертизу ценности документов (историческая, правовая, научная)․
- Подготовку документов к передаче (оформление, упаковка, создание описи)․
- Формирование и актуализацию списка организаций‑источников․
- Контроль за соблюдением сроков и форм передачи․
Этапы комплектования архива
Планирование
На этом этапе формируется годовой план комплектования с учётом:
- Объёма создаваемой документации․
- Сроков хранения (по нормативным актам)․
- Наличия технической инфраструктуры (бумажные и электронные хранилища)․
Определение организаций‑источников
Методические рекомендации предлагают следующую схему:
- Классификация по уровню управления: федеральный, региональный, муниципальный․
- Классификация по форме собственности: государственная, муниципальная, частная, некоммерческая․
- Определение отраслевой принадлежности (образование, здравоохранение, промышленность и т․д․)․
Для каждой категории разрабатывается список организаций‑источников в виде таблицы, содержащей:
| № | Наименование организации | Тип (фед․, мун․, частн․) | Отрасль | Ответственное лицо | Контактные данные |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Министерство культуры РФ | Федеральный | Культура | И․ И․ Иванов | +7 (495) -23‑45‑67 |
Экспертиза ценности документов
Экспертиза проводится архивными специалистами и включает оценку:
- Исторической значимости․
- Правовой ценности (документы, подлежащие обязательному хранению)․
- Научно‑технической ценности․
- Административной необходимости (внутренний документооборот)․
Подготовка документов к передаче
Для бумажных документов:
- Сортировка по видам (деловые, служебные, бухгалтерские)․
- Упаковка в архивные коробки, маркировка․
- Составление описи (формы 1‑2 по правилам ФАА)․
Для электронных документов:
- Создание метаданных (наименование, дата, тип, уровень доступа)․
- Контроль целостности файлов (контрольные суммы, цифровые подписи)․
- Перенос в электронный архивный фонд (EAF) согласно рекомендациям 2024 г․
Передача и приемка
Документы передаются в архив в двух формах:
- Физическая передача – транспортировка коробок, подписанный акт приема‑передачи․
- Электронная передача – загрузка в защищённый канал (FTP/SFTP, электронный документооборот), подтверждение получателем․
Приёмный архив оформляет акт приёма, в котором фиксируются:
- Количество и тип переданных документов․
- Состояние упаковки и целостность файлов․
- Подписи ответственных лиц․
Учёт и описание в архиве
После приёма документы включаются в архивный фонд:
- Регистрация в журнале учёта (бумажном или электронном)․
- Создание карточки описания (по ГОСТ 7․0․97‑2016)․
- Внесение в каталог архивных фондов (система автоматизированного учёта – АСУ)․
Классификационная схема списка организаций‑источников
Для удобства работы рекомендуется использовать многоуровневую классификацию:
- Уровень 1 – Административный: Федеральный, Региональный, Муниципальный․
- Уровень 2 – Отраслевой: Образование, Здравоохранение, Наука, Промышленность, Культура, Транспорт и т․д․
- Уровень 3 – Формы собственности: Государственная, Муниципальная, Частная, Некоммерческая․
Пример:
- Федеральный – Образование – Государственная – Министерство просвещения РФ․
- Региональный – Здравоохранение – Государственная – Департамент здравоохранения Свердловской области․
- Муниципальный – Культура – Муниципальная – Департамент культуры г․ Москвы․
Особенности комплектования электронных архивных документов
С 2024 г․ в нормативных актах уделяется повышенное внимание электронным архивам․ Ключевые требования:
- Формат хранения – предпочтительно открытые форматы (PDF/A, XML, TIFF)․
- Метаданные – обязательные поля: идентификатор, название, дата создания, автор, уровень доступа, ссылка на оригинал․
- Контроль целостности – использование хеш‑функций (SHA‑256) и цифровых подписей․
- Защита доступа – разграничение прав пользователей, шифрование при передаче․
- Бэкап и репликация – регулярные резервные копии, хранение в географически разнесённых дата‑центрах․
Для электронных архивов рекомендуется внедрять систему Электронного документооборота (ЭДО), интегрированную с архивной системой (например, «ЭРА», «Электронный архив ФАА»)․
Ответственность и контроль
Согласно правилам ФАА, ответственность распределяется следующим образом:
| Субъект | Обязанности |
|---|---|
| Организация‑источник | Своевременная подготовка и передача документов, обеспечение их целостности, ведение собственного реестра переданных материалов․ |
| Архив (государственный/муниципальный) | Приём, экспертиза, учёт, хранение, обеспечение доступа к документам, формирование отчётности․ |
| Федеральное архивное агентство | Разработка нормативных актов, методических рекомендаций, контроль за их исполнением, проведение проверок․ |
Практические рекомендации
- Регулярно обновляйте список организаций‑источников – минимум раз в год․
- Внедряйте автоматизированные системы учёта (АСУ, ЭДО) для снижения ручного ввода․
- Проводите периодические аудиты комплектования (каждые 2‑3 года)․
- Обучайте персонал методикам экспертизы ценности и работе с электронными метаданными․
- Разрабатывайте планы действий при чрезвычайных ситуациях (пожар, кибератака) для защиты архивных материалов․
Комплектование архива организаций РФ – это сложный, но систематизированный процесс, который обеспечивает сохранность исторически и правово значимых документов․ Соблюдение актуальных нормативных актов (правил 2023 г․, методических рекомендаций 2023‑2024 г․) и применение современных технологий (ЭДО, электронные метаданные) позволяют повысить эффективность работы архивов, обеспечить прозрачность передачи документов и гарантировать их долгосрочную сохранность․
Внедрение описанных в статье принципов и рекомендаций поможет организациям‑источникам и архивным учреждениям выстроить надёжную систему комплектования, отвечающую требованиям законодательства и современным требованиям к управлению информацией․
Дата публикации: 09 июля 2026 г․