Комплектование – это систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю, в соответствии с установленными нормативными актами и методическими рекомендациями. В статье рассмотрены правовые основы, принципы формирования архивного фонда, порядок комплектования, виды источников и практические рекомендации.
Нормативно-правовая база
- Федеральный закон №125‑ФЗ от г. «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий состав, порядок формирования и использования Архивного фонда РФ.
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Федерального архивного агентства от № 24). В них изложены:
- Принципы рационального хранения и учёта.
- Порядок формирования объединённого архивного фонда из документов нескольких организаций.
- Требования к описанию и учёту документов.
- Методические рекомендации по применению правил (Федеральное архивное агентство). Включают:
- Рекомендации по комплектованию, описанию и учёту документов личного происхождения.
- Определение организаций‑источников комплектования.
- Дополнительные нормативные акты:
- Положение об Архивном фонде Российской Федерации.
- Устав Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ).
Основные понятия
- Архивный фонд РФ – совокупность всех архивных документов, отнесённых к ценностям, подлежащих постоянному хранению в государственных, муниципальных и иных учреждениях.
- Объединённый архивный фонд – фонд, сформированный из документов, образованных в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на одной территории или объединённых одним объектом деятельности.
- Документы личного происхождения – материалы, созданные частными лицами (корреспонденция, дневники, фотографии и т.п.), которые могут быть включены в фонд после экспертизы их исторической и культурной ценности.
Принципы комплектования
- Рациональность – комплектование должно обеспечивать оптимальное соотношение между объёмом хранимых документов и их ценностью.
- Системность – документы пополняют фонд согласно его профилю (тематическому, отраслевому, территориальному).
- Экспертная оценка – отнесение к архивному фонду производится после экспертизы ценности (пункт 6.1.5 Правил).
- Контроль и учёт – каждый документ фиксируется в учётных регистрах, описывается в описи и вносятся в электронные каталоги.
Источники комплектования
Государственные и муниципальные организации
Документы, образующиеся в процессе их деятельности (приказы, отчёты, протоколы, бухгалтерская документация). Ключевые шаги:
- Определение организаций‑источников (по отраслевому профилю архива).
- Согласование графика передачи документов.
- Проведение экспертизы ценности.
- Оформление передаточных актов.
Организации частного сектора
Предприятия, фонды, ассоциации, чьи документы могут иметь историческую ценность (например, архивы крупных компаний, банков, научных центров).
Документы личного происхождения
Включаются после:
- Подачи заявления владельцем или наследником.
- Экспертной оценки (историческая, культурная, научная ценность).
- Согласования с владельцем о правах доступа.
Объединённые фонды
Создаются в случае, когда несколько организаций, действующих в одном регионе или по одной теме, передают свои документы в один архив. Преимущества:
- Упрощение доступа к связанным материалам.
- Сокращение издержек на хранение.
- Повышение качества научных исследований.
Порядок комплектования
Планирование
Разрабатывается план комплектования (годовой, квартальный), в котором указываются:
- Перечень организаций‑источников.
- Типы документов, подлежащих передаче.
- Сроки и ответственные лица.
Подготовка документов
- Сортировка по видам и датам.
- Удаление (уничтожение) документов, не подпадающих под критерии архивного фонда (по решению руководства организации‑источника).
- Оформление сопроводительных листов и актов передачи.
Экспертная оценка
Проводится специалистами архивного фонда:
- Определяется историческая, правовая, научная ценность.
- Составляется заключение, в котором указывается, к какому разделу фонда относится документ.
Описание и учёт
После принятия в фонд документ проходит следующие этапы:
- Создание описательной карточки (сведения о названии, дате, авторе, объёме, уровне доступа).
- Внесение записи в учётный регистр (журнал приёма‑выдачи, электронный каталог).
- Формирование описи (сводный документ, описывающий содержание и структуру фондов).
Хранение
Документы размещаются в соответствии с их физическим состоянием и требованиями к условиям хранения (температура, влажность, защита от света). Для особо ценных материалов создаются специальные архивные коробки и хранилища.
Доступ и использование
После комплектования документы становятся доступными исследователям в порядке, установленном правилами использования архивного фонда. Осуществляется контроль доступа, регистрация запросов и выдача копий.
Практические рекомендации
- Вести постоянный диалог с организациями‑источниками. Регулярные встречи позволяют своевременно получать новые документы.
- Автоматизировать учёт. Использовать специализированные системы (ЭРА, АРХИВ‑ЭКС) для ведения электронных реестров и поиска.
- Обучать персонал. Регулярные семинары по методикам комплектования и описания повышают качество работы.
- Проводить периодический аудит. Проверка соответствия фактического состояния фонда установленным требованиям.
- Сохранять оригиналы и создавать копии. Для особо ценных документов рекомендуется делать микрофильмы или цифровые копии.
Комплектование архивного фонда Российской Федерации – это сложный, но систематизированный процесс, основанный на чётких правовых нормах и методических рекомендациях. Рациональное пополнение фонда обеспечивает сохранение исторической памяти, поддерживает научные исследования и гарантирует доступность документов для будущих поколений. Соблюдение принципов рациональности, системности и контроля, а также тесное взаимодействие с организациями‑источниками позволяют создавать надёжные и ценные архивные фонды.
Дата составления статьи: 10 июля 2026 г. ( 07:28:43). Информация основана на официальных нормативных актах Федерального архивного агентства, методических рекомендациях и актуальных правовых документах.