Комплектование – это совокупность действий, направленных на пополнение архивного фонда документами, которые отвечают требованиям нормативных правовых актов и задачам архивного хранения. В контексте Архивов Федерального уровня (АФ РФ) процесс комплектования имеет несколько чётко определённых этапов, каждый из которых регулируется законодательством РФ (Федеральный закон «Об архивном деле», Приказ Минкультуры России № 112 от и др.). Ниже представлена подробная схема этого процесса.
Планирование комплектования
- Определение потребностей архивного фонда – анализ текущего состояния фонда, выявление пробелов в тематических, хронологических и территориальных разделах.
- Разработка годового плана комплектования – формулирование количественных и качественных показателей (кол-во документов, их тип, степень уникальности).
- Согласование плана – утверждение плана руководством архива и, при необходимости, с органами, от которых поступают документы (министерства, ведомства, региональные архивы).
Выявление и отбор документов
- Идентификация источников – определение государственных органов, предприятий, учреждений, которые являются «источниками» архивных документов.
- Сбор предварительной информации – запрос справочных материалов (реестров, списков, актов), которые позволяют оценить объём и значимость документов.
- Критерии отбора:
- историческая и правовая ценность;
- уникальность и отсутствие аналогов в фонде;
- соответствие требованиям конфиденциальности и доступа;
- техническое состояние (сохранность, возможность консервации).
- Формирование перечня комплектуемых документов – составление официального списка (реестра) с указанием наименования, номера, дат, объёма и предполагаемого места хранения.
Оформление и подготовка документов к передаче
- Создание пакета комплектования – формирование физического (папки, коробки) и/или электронного (сканы, метаданные) пакета.
- Консервационная подготовка – при необходимости проведение работ по очистке, стабилизации, пересортице, переоформлению форматов.
- Методическое оформление – заполнение сопроводительных документов:
- акт приёма‑передачи;
- реестр комплектуемых единиц;
- описательная карточка (сведения о содержании, уровне доступа, сроках хранения).
- Электронная регистрация – внесение данных в автоматизированную систему архивного учёта (АРМ «Архив», «Электронный архивный фонд»).
Транспортировка и приёмка в архиве
- Логистика – организация безопасной перевозки (упаковка, маркировка, контроль температуры и влажности).
- Контроль приёма – проверка соответствия полученного пакета перечню, проверка целостности и сохранности.
- Регистрация в архивном журнале – фиксирование даты, времени, ответственного лица и состояния документов.
Регистрация и каталогизация
- Создание архивных описей – формирование описей (сводных, аналитических, инвентарных) в соответствии с ГОСТ 7.0.97‑2016 «Библиотечно‑информационная документация. Описание архивных документов».
- Назначение классификационных признаков – присвоение кодов по рубрикатору, тематическому, хронологическому и территориальному признакам.
- Внесение в электронный каталог – загрузка метаданных в централизованную информационную систему АФ РФ (ЕАФР, «Архивный портал»).
Хранение и консервация
- Размещение в архивных помещениях – распределение по архивным ячейкам с учётом требований к температуре (18‑20 °C) и относительной влажности (45‑55 %).
- Контроль состояния – периодический осмотр, измерение микроклимата, профилактические консервационные мероприятия.
- Обеспечение доступа – формирование правил доступа (открытый, ограниченный, закрытый) и предоставление документов пользователям в соответствии с их статусом.
Оцифровка и интеграция в электронный фонд
- Отбор для оцифровки – определение приоритетных документов (уникальные, часто запрашиваемые, подверженные деградации).
- Сканирование – использование специализированных сканеров (формат A3‑A4, 300‑600 dpi) с сохранением оригинального формата и метаданных.
- Контроль качества цифровых копий – проверка соответствия оригиналу, создание контрольных чек‑листов.
- Загрузка в электронный архив – привязка цифровых файлов к их описанию в системе, обеспечение резервного копирования.
Мониторинг и оценка эффективности
- Анализ выполнения плана комплектования – сравнение фактических показателей с запланированными.
- Оценка качества комплектуемых документов – экспертиза по критериям уникальности, полноты и соответствия нормативам.
- Отчётность – подготовка ежегодных отчётов для Минкультуры РФ и руководства архива.
- Корректировка стратегии – внесение изменений в план комплектования на основе полученных данных.
Правовое и административное сопровождение
Все этапы процесса комплектования регулируются следующими нормативными актами:
- Федеральный закон РФ от № 73‑ФЗ «Об архивном деле»;
- Приказ Минкультуры России от № 112 «Об утверждении Положения о комплектовании государственных архивов»;
- ГОСТ 7.0.97‑2016 «Библиотечно‑информационная документация. Описание архивных документов»;
- Приказ ФСГБ РФ от № 23 «Об организации электронного комплектования и оцифровки архивных документов».
Процесс комплектования государственных архивов документами АФ РФ – это многоступенчатая система, в которой каждый этап имеет чётко определённые задачи, нормативную базу и ответственных исполнителей. Правильное планирование, тщательный отбор, профессиональная консервация и современная электронная регистрация позволяют сформировать архивный фонд, отвечающий требованиям исторической, правовой и информационной значимости, а также обеспечивают надёжный доступ к документам для будущих поколений.
Ключевые слова: комплектование, архивный фонд, АФ РФ, этапы комплектования, архивное дело, оцифровка, регистрация документов.