Комплектование архивных фондов – один из ключевых этапов деятельности государственных федеральных архивов․ Оно определяет, какие документы и от каких организаций могут поступить на хранение, а также формирует правовую основу для ведения перечня источников комплектования․ Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, терминологии, порядка формирования и ведения списков источников комплектования, а также практических аспектов их учёта․
Нормативная основа
Источники комплектования формируются в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации – закрепляет принципы государственной собственности на документы и доступ к информации;
- Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ) – определяет понятие архивного фонда, порядок комплектования и ведение учёта;
- Нормативными правовыми актами субъектов РФ – уточняют перечень органов власти и организаций, подлежащих включению в источники комплектования;
- Муниципальными нормативными актами – регулируют комплектование документов местного самоуправления;
- Приказами и распоряжениями Федерального архивного агентства (Росархив) – устанавливают формы списков, порядок их обновления и контроля․
Согласно пункту 4 статьи 12 Федерального закона № 125‑ФЗ, источники комплектования – это юридические и физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив․
Термины и определения
- Источники комплектования
- Юридические и физические лица, документы которых образуются в результате их деятельности и подлежат передаче на государственное хранение․
- Перечень (список) источников комплектования
- Официальный документ, в котором фиксируются все организации, учреждения, органы власти и граждане, имеющие право или обязанность передавать документы в архив․
- Потенциальные источники комплектования
- Организации и лица, которые в настоящее время не передают документы, но могут это сделать в будущем (например, newly created enterprises, частные коллекционеры)․
Формирование списков источников комплектования
Процесс формирования списка включает несколько этапов:
- Анализ законодательства – выявление всех нормативных актов, устанавливающих обязанность передачи документов․
- Определение обязательных источников – государственные и муниципальные органы включаются автоматически в силу закона․
- Сбор информации о договорных отношениях – организации и граждане, заключившие договоры о передаче документов, вносятся в список на основании этих договоров․
- Ведение перечня потенциальных источников – архив может самостоятельно формировать список организаций, которые могут стать источниками в будущем (например, вновь создаваемые коммерческие структуры, научные центры)․
- Утверждение и публикация – список утверждается руководителем архива и размещается на официальном сайте архива для общего доступа․
Ведение учёта источников комплектования
Для каждого источника комплектования архив ведёт наблюдательное дело, которое может вестись:
- на бумажном носителе (картотека, папки);
- в электронном виде (база данных, информационная система архива)․
В наблюдательном деле фиксируются:
- наименование источника;
- юридический адрес и реквизиты;
- вид документации, подлежащей передаче;
- сроки и порядок передачи;
- результаты проверок и актов приёма‑передачи;
- изменения в статусе источника (реорганизация, ликвидация, изменение формы собственности)․
Статистика по состоянию на
По данным Федерального архивного агентства, на года в официальном списке источников комплектования федеральных архивов состояло 165 учреждений и организаций․ Эта цифра включает:
- федеральные органы исполнительной власти;
- органы законодательной и судебной власти;
- органы местного самоуправления всех уровней;
- государственные корпорации и учреждения;
- коммерческие организации, заключившие договоры о передаче документов;
- частных лиц (архивные коллекции, личные фонды)․
Примеры источников комплектования в деятельности Федерального архивного агентства
В работе Федерального архивного агентства (Росархив) выделяют следующие группы источников:
Органы государственной власти
- Министерства и ведомства РФ;
- Федеральные службы и агентства;
- Судебные органы (Верховный суд, Конституционный суд и др․)․
Органы местного самоуправления
- Администрации субъектов РФ;
- Городские и районные администрации;
- Сельские поселения и муниципальные образования․
Государственные и муниципальные учреждения
- Образовательные учреждения (школы, вузы, научные центры);
- Здравоохранение (больницы, поликлиники);
- Культура и спорт (музеи, театры, библиотеки)․
Коммерческие организации и частные лица
- Компании, заключившие договоры о передаче корпоративных архивов;
- Индивидуальные предприниматели и частные коллекционеры;
- Научные общества и творческие союзы․
Источники комплектования являются фундаментом формирования и сохранения государственных архивных фондов․ Чёткое регулирование их перечня, ведение наблюдательных дел и учёт как обязательных, так и потенциальных источников позволяют архивам эффективно планировать комплектование, обеспечивать сохранность документов и гарантировать их доступность для исследователей, государственных органов и общества в целом․ Актуальные данные о количестве источников (165 учреждений на ) демонстрируют широкий охват комплектования и необходимость постоянного обновления списков в соответствии с изменениями в законодательстве и структуре управления․
Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ и данных Федерального архивного агентства, актуальных на ․