Комплектование архивных фондов — это одна из ключевых функций любого муниципального архива. Качество‚ полнота и достоверность Архивного фонда Российской Федерации и архивных фондов субъектов РФ напрямую зависят от того‚ насколько эффективно выстроена работа с источниками комплектования. В статье рассматриваются нормативные основы‚ организационные механизмы и практические аспекты данной деятельности на примере современной российской архивной практики;

Нормативно-правовые основы взаимодействия

Деятельность муниципальных архивов по комплектованию регулируется сложной системой нормативных правовых актов. Базовым документом являются Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ научных организациях (утв. Приказом Росархива).

Для методического обеспечения внедрения этих Правил разработаны Методические рекомендации‚ цель которых, усовершенствовать систему определения организаций-источников комплектования‚ сочетающую теоретические‚ методические и организационные аспекты. Важным этапом обсуждения этих вопросов стал круглый стол в ВНИИДАД (25 апреля 2023 г.) на тему: «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов: нормативно-правовые основы взаимодействия‚ методические решения и практика работы».

Ключевые нормативные акты:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов…».
• Методические рекомендации по применению Правил (для госорганов‚ органов местного самоуправления и организаций).
• Рекомендации ВНИИДАД по комплектованию‚ учету и организации хранения электронных архивных документов.

Кто относится к источникам комплектования?

Согласно законодательству‚ источниками комплектования муниципальных архивов являются:

1. Государственные и муниципальные учреждения (обязательное включение в списки).
2. Организации и граждане, на договорной основе.

Муниципальные архивы ведут списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде раздельно для организаций и граждан. Ведение таких списков является обязательным требованием законодательства.

Критерии включения граждан в списки источников комплектования:

• Родственные‚ дружеские‚ творческие связи гражданина.
• Место работы‚ занимаемая должность.
• Типичность его архивных документов для соответствующей эпохи.
• Историческая и культурная ценность личного фонда.

Этапы работы с источниками комплектования

Процесс взаимодействия архива с фондосдатчиком (источником комплектования) структурирован и включает несколько последовательных стадий.

Этап 1: Выявление и учет источников

Архив формирует реестр организаций и лиц‚ документы которых подлежат передаче на хранение. Это планово-аналитическая работа: изучение структуры органов местного самоуправления‚ подведомственных учреждений‚ а также выявление частных лиц‚ обладающих ценными документами.

Этап 2: Экспертиза документов и подготовка договора

На данном этапе осуществляется подготовка и согласование с фондосдатчиком проекта договора (согласно п. 1.3 Методических рекомендаций). Ключевую роль играет Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) архива.

• Проводится экспертиза ценности документов.
• Составляются описи.
• Разрабатываются методические и нормативные документы в области архивного делопроизводства.

Решение ЭПМК оформляется протоколом. После принятия положительного решения руководителем архива подписывается договор с фондосдатчиком.

Этап 3: Прием документов и включение в списки

На третьем (заключительном) этапе вопрос о приеме документов в муниципальный архив и включении гражданина (или организации) в список источников комплектования рассматривается окончательно. Документы передаются на хранение с соблюдением правил организации хранения и учета.

Роль органов исполнительной власти и методического обеспечения

Важную координирующую роль играют комитеты (департаменты) по делам архивов как органы исполнительной власти субъектов РФ. Их задачи включают:

• Методическое руководство муниципальными архивами.
• Организацию работы экспертно-проверочных методических комиссий.
• Контроль за соблюдением сроков передачи документов источниками комплектования;

Именно комплексные меры‚ осуществляемые комитетом по делам архивов‚ его ЭПМК‚ государственными и муниципальными архивными учреждениями и организациями-источниками комплектования‚ позволяют обеспечить качественное пополнение Архивного фонда РФ и архивных фондов субъектов (например‚ Нижегородской области)‚ а соответственно — их использование в интересах граждан‚ общества и государства.

Специфика работы с электронными документами

Современный этап развития архивного дела требует учета специфики электронных архивных документов. Федеральное архивное агентство (Росархив) и ВНИИДАД разработали специальные Рекомендации по комплектованию‚ учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

Это требует от муниципальных архивов:

• Наличия программно-технических комплексов для приема электронных фондов.
• Квалификации архивистов в области электронного документооборота.
• Разработки внутренних регламентов приема электронных документов от источников комплектования.

Проблемные аспекты и пути их решения

На практике работа с источниками комплектования часто сопряжена с трудностями:

Работа муниципального архива с источниками комплектования — это системный‚ многоуровневый процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных предписаний‚ высокой методической подготовки архивистов и налаженного взаимодействия с фондосдатчиками. От качества этой работы зависит‚ какие документы станут достоянием будущих поколений.

Ключевыми факторами успеха сегодня являются:

• Актуальность ведомых списков источников комплектования.
• Эффективная работа Экспертно-проверочной методической комиссии.
• Своевременное заключение договоров с фондосдатчиками;
• Готовность к приему и долгосрочному хранению электронных архивных документов.

Только при соблюдении этих условий муниципальный архив выполняет свою главную миссию — сохранение документального наследия территории для интересов граждан‚ общества и государства.

Статья подготовлена на основе материалов круглого стола ВНИИДАД ‚ Методических рекомендаций Росархива и действующего законодательства в области архивного дела. Актуально на .