Комплектование – это процесс пополнения архивного фонда документами, которые формируются в результате деятельности государственных, муниципальных и иных организаций, а также физических лиц. Правильное определение источников комплектования является фундаментом эффективного архивного дела, поскольку от него зависит полнота, достоверность и юридическая сила архивных документов.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие вопросы комплектования государственных и муниципальных архивов:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных документах и архивном деле в Российской Федерации» (статьи 19‑20).
2. Приказ Росархива № 35 «О комплектовании, учёте и использовании документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (утверждён ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г.).
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (2012 г.).
4. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования (выпущены в 1987 г.);

Что такое источник комплектования?

Согласно методическим рекомендациям, источником комплектования считается:

• организация (государственная, муниципальная, коммерческая, некоммерческая) или физическое лицо, в деятельности которых образуются документы, подлежащие передаче в государственный или муниципальный архив;
• документы, которые в силу своей юридической, исторической, научной ценности должны сохраняться в архиве в соответствии с законодательством.

К источникам комплектования относятся как федеральные органы исполнительной власти, так и муниципальные учреждения, государственные унитарные предприятия, научные организации, архивные фонды иных стран (при международных договорах). Не являются источниками комплектования, например, частные лица, если их документы не подпадают под обязательную передачу в архив (например, личные письма, фотографии).

Классификация источников комплектования

3.1 По уровню управления

1. Федеральные источники – министерства, федеральные службы, федеральные государственные унитарные предприятия (ФГУП), федеральные научные центры.
2. Региональные (субъектные) источники – органы исполнительной власти субъектов РФ, региональные ГУПы, учреждения высшего образования, научные институты.
3. Муниципальные источники – органы местного самоуправления, муниципальные предприятия, школы, детские сады, больницы.

3.2 По типу деятельности

• Финансово‑хозяйственная деятельность – бухгалтерия, налоговые органы, бухгалтерские отделы предприятий.
• Производственная деятельность – производственные цехи, конструкторские бюро, научно‑исследовательские лаборатории.
• Социально‑культурная деятельность – учреждения культуры, архивы общественных объединений, библиотеки.
• Военная и оборонная сфера – Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО РФ), военные части.

Как определить, является ли организация источником комплектования?

Процедура определения статуса организации описана в методических рекомендациях 2012 года и включает несколько этапов:

1. Анализ уставных документов – проверка, относится ли организация к государственному или муниципальному сектору.
2. Выявление видов создаваемой документации – наличие актов, приказов, отчетов, бухгалтерских и кадровых документов, которые подпадают под архивное хранение.
3. Сопоставление с примерными списками – проверка, входит ли тип организации в официальные списки источников (см. Примерные списки 1987 г., актуализированные в 2012 г.).
4. Оценка юридической и исторической ценности – при необходимости проводится экспертиза ценности документов.
5. Внесение в реестр источников – после подтверждения статуса организация включается в реестр, который ведёт архив‑управляющая организация.

Примеры реальных списков источников

5.1 Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

В реестр РГАЭ включено 189 организаций различных направлений финансово‑хозяйственной и производственной деятельности, среди которых:

• Федеральное казначейство;
• Государственная корпорация «Ростех»;
• Министерство финансов РФ;
• Региональные отделения банков.

5.2 Российский государственный военный архив (РГВА)

Основными источниками комплектования РГВА являются:

• Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО РФ);
• Военные части и учебные заведения;
• Военно‑промышленные предприятия.

Порядок комплектования документов

1. Составление списка источников – архив формирует и регулярно обновляет перечень организаций‑источников.
2. Установление графика передачи – согласовывается периодичность (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) в зависимости от объёма и характера документов.
3. Подготовка документов к передаче:
   • Проверка комплектности дел;
   • Маркировка и упаковка согласно требованиям архива;
   • Составление актов приёма‑передачи.
4. Транспортировка и приёмка – документы доставляются в архив, где проводится их проверка и регистрация.
5. Учёт и описание – в архивном фонде создаются карточки учёта, описания (описательные, аналитические, инвентарные).
6. Экспертиза ценности – при необходимости проводится оценка исторической, научной, юридической ценности.
7. Хранение и обеспечение доступа – документы помещаются в специальные архивные помещения, обеспечивается их сохранность и возможность использования исследователями.

Пересмотр и актуализация списка источников

Согласно постановлению Департамента по архивам и делопроизводству, реестр источников подлежит фундаментальному пересмотру каждые пять лет. При этом учитываются:

• Изменения в структуре государственных органов;
• Создание новых юридических лиц;
• Ликвидация или реорганизация существующих организаций;
• Изменения в законодательстве, влияющие на объём и тип передаваемых документов.

Практические рекомендации для организаций‑источников

• Назначить ответственного за архивную работу – обычно это специалист по делопроизводству или архивист.
• Вести регулярный учёт создаваемой документации и своевременно формировать архивные дела.
• Соблюдать требования к оформлению, маркировке и упаковке архивных материалов (ГОСТ 7.32‑2017 и др.).
• Участвовать в обучающих семинарах, проводимых Росархивом и региональными архивными службами.
• Своевременно сообщать об изменениях в структуре организации в архивный реестр.

Комплектование государственных архивов – это сложный, но системный процесс, основанный на чётко определённых правовых нормах и методических рекомендациях. Правильное определение и классификация источников комплектования обеспечивает полноту архивного фонда, его историческую достоверность и юридическую силу. Регулярный пересмотр реестра источников, а также тесное взаимодействие между архивами и организациями‑источниками позволяют поддерживать высокий уровень сохранения национального документального наследия.

Дата составления статьи: . Информация взята из официальных методических рекомендаций Федерального архивного агентства, Приказа Росархива № 35, а также из публичных источников, доступных в сети Интернет.