Комплектование архивов — это фундаментальный архивоведческий процесс, обеспечивающий формирование Архивного фонда Российской Федерации как совокупности документов, имеющих постоянную историческую, научную, культурную или иную ценность. Качество комплектования напрямую определяет полноту документирования истории государства, регионов, отраслей и отдельных организаций. В данной статье подробно рассматриваются нормативные основы, этапы работы, классификация источников и современные подходы к комплектованию государственных и муниципальных архивов РФ.
Нормативно-правовая основа
Главным документом, регламентирующим процесс комплектования на федеральном уровне, является Приказ Росархива от № 24 (в редакции от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
Данный документ устанавливает единые стандарты для:
- Организации хранения документов;
- Процедур комплектования архивов;
- Учета архивных фондов;
- Использования документов (предоставления их пользователям).
Также важную роль играют Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательство субъектов РФ и нормативные правовые акты органов местного самоуправления.
Понятие и цели комплектования
Определение
Согласно методическим правилам, комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем и действующим законодательством.
Главная цель
Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива. Это означает, что архив должен стремиться к сбору максимально полного массива документов, отражающих деятельность организаций и лиц, входящих в его зону ответственности.
Основные направления работы
Процесс комплектования включает в себя три ключевых направления:
- Определение источников комплектования архива;
- Выявление документов, подлежащих приему на хранение;
- Прием, учет и размещение документов в архиве.
Профиль архива как база комплектования
Перед началом комплектования необходимо четко определить профиль архива. Под профилем понимается установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.
Профиль формируется на основании:
- Законодательства Российской Федерации;
- Законодательства соответствующего субъекта РФ;
- Нормативных правовых актов органа местного самоуправления.
Именно профиль диктует, какие именно организации и лица являются источниками комплектования для данного архива.
Этапы работы по комплектованию
Работа по комплектованию архивов состоит из последовательных этапов:
Этап 1: Установление профиля архива
Фиксация в нормативных актах (положении об архиве, типовых инструкциях) перечня отраслей, территорий, типов организаций, документы которых должны поступать в архив.
Этап 2: Определение источников комплектования
Составление списков источников комплектования. Архив составляет эти списки на основании действующего законодательства. В списки включаются:
- Государственные органы власти;
- Органы местного самоуправления;
- Государственные и муниципальные учреждения;
- Организации, в уставных капиталах которых доля государства/муниципалитета преобладает;
- Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда РФ (преемники ликвидированных госорганизаций);
- Физические лица (в отношении документов личного происхождения).
Этап 3: Экспертиза состояния фондов источников
С целью исполнения требований методических правил архив разрабатывает экспертные заключения о состоянии фондов организаций-источников и целесообразности их отнесения к соответствующему архиву (федеральному, региональному, муниципальному). Оценка проводится на основании отдельных критериев или их совокупности:
- Историческая и культурная ценность документов;
- Объем и состояние сохранности;
- Наличие у источника условий для хранения до передачи;
- Правовой статус фондообразователя.
Этап 4: Прием документов и фондирование
Документы принимаются в архив либо как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, либо как новый архивный фонд. Выбор варианта зависит от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя).
Важно: Перефондирование (перераспределение документов между фондами) допускается только в исключительных случаях — при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск документов;
Классификация и особенности источников комплектования
Государственные и муниципальные организации (основные источники)
Государственные органы, муниципальные образования, бюджетные и автономные учреждения являются основными и регулярными источниками. Их документы подлежат обязательной передаче в архивы по истечении сроков хранения в ведомствах-источниках (как правило, после 10 лет хранения в делопроизводстве, если иное не установлено отраслевыми перечнями).
Негосударственные организации как источники
Особое внимание в современной практике уделяется негосударственным организациям. В списки источников комплектования включаются те из них, которые:
- Времено хранят документы Архивного фонда РФ, относящиеся к федеральной, субъектной или муниципальной собственности;
- Являются правопреемниками (преемниками) ликвидированных или реорганизованных государственных и муниципальных организаций.
Это позволяет не терять документы при приватизации, ликвидации или реорганизации госсектора.
Комплектование архивов организаций (внутреннее комплектование)
Отдельно выделяется комплектование архива конкретной организации (вне зависимости от формы собственности). Оно представляет собой систематическое пополнение архива документами:
- Структурных подразделений данной организации;
- Других организаций, являющихся источниками комплектования для данного архива (например, филиалов, дочерних обществ, ликвидированных правопредшественников).
Договорная работа и передача документов
Передача документов из источников комплектования в архив оформляется договором о передаче документов на хранение. В договоре фиксируются:
- Перечень передаваемых фондов/описаний;
- Сроки передачи;
- Условия подготовки документов к передаче (оформление, упаковка, составление описей);
- Ответственность сторон за сохранность документов в процессе передачи.
Архив вправе отказать в приеме документов, не соответствующих его профилю, не подготовленных к передаче в установленном порядке или не имеющих ценности для Архивного фонда РФ (подлежащих уничтожению по акту экспертизы).
Современные вызовы и перспективы
На современном этапе (актуально на 2026 год) комплектование сталкивается с новыми вызовами:
- Цифровая трансформация: Прием электронных документов и электронных архивов требует внедрения систем электронного документооборота (СЭД) и доверенных хранилищ, а также разработки новых методик экспертизы цифровых фондов.
- Сложная структура правопреемства: Многократные реорганизации в экономике усложняют поиск реальных хранителей документов бывших госорганизаций.
- Персональные данные: Необходимость соблюдения 152-ФЗ при комплектовании фондов, содержащих сведения о частной жизни граждан.
- Мониторинг источников: Переход от реактивного ожидания передачи к проактивному мониторингу состояния делопроизводства в организациях-источниках (выездные проверки, консультации, обучение архивистов источников).
Комплектование архивов в РФ — это строго регламентированный, многоступенчатый процесс, базирующийся на Приказе Росархива № 24 и Федеральном законе № 125-ФЗ. Ключевыми успеха являются: четко определенный профиль архива, актуальные списки источников комплектования (включающие правопреемников госорганизаций), проведение экспертизы фондов перед приемом и соблюдение правил фондирования (избежание необоснованного перефондирования).
Систематическая работа по этим направлениям гарантирует сохранность документального наследия страны и обеспечивает доступ к архивной информации для государственных нужд, науки и граждан.
Статья подготовлена на основе информации из Приказа Росархива от № 24 (ред. от ), ФЗ № 125-ФЗ и методических материалов Федерального архивного агентства. Актуальность информации: ноябрь 2026 г.