Комплектование архивов — это одно из ключевых направлений архивного дела, обеспечивающее полноту и достоверность Архивного фонда Российской Федерации. Процесс формирования списков источников комплектования строго регламентирован законодательством и подведомственными нормативными актами. В данной статье подробно рассматриваются правовые основы, категории источников, порядок их определения и учета на актуальной на нормативной базе.

Нормативно-правовая база

Главным документом, регулирующим вопросы комплектования, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статья 20, статья 23). Детализацию требований закона дает Приказ Росархива от № 24 (в редакции от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее — Единые Правила).

Согласно п. 1.1 Единых Правил, они разработаны в соответствии с 125-ФЗ и являются обязательными для исполнения всеми субъектами архивного дела.

Понятие и общие принципы определения источников

В соответствии с ч. 1 ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ и п. 35.1 Единых Правил, источниками комплектования архивов выступают субъекты, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Ключевой принцип: Архив составляет списки источников комплектования на основании:

• законодательства Российской Федерации;
• законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации;
• нормативных правовых актов органа местного самоуправления.

Классификация источников комплектования

Источники делятся на две большие группы по правовому основанию включения в списки: обязательного включения и включения на договорной основе.

Источники, включаемые в списки в обязательном порядке

Согласно ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ и Единым Правилам, к данной категории относятся:

1. Государственные органы (федеральные, региональные).
2. Органы местного самоуправления.

Их включение в списки источников комплектования соответствующих архивов (федеральных, региональных, муниципальных) происходит автоматически на основании закона, без заключения дополнительных соглашений.

Источники, включаемые на основании договора

К этой категории относятся:

• Негосударственные организации (коммерческие и некоммерческие), в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ (например, организации, выполняющие государственные функции, ведомственные архивы некоммерческих организаций, имеющие историческую ценность).
• Граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ (личные архивы ученых, писателей, общественных деятелей, семейные архивы и др.).

Важно: Граждане выступают источниками комплектования в силу прямого указания ч. 1 ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ, однако формализация передачи документов (прием на хранение, передача в собственность или на правах хранения) оформляется посредством договора.

Специфика территориальных органов государственной власти (для муниципальных архивов)

Единые Правила (п. 2 раздела, касающегося комплектования) предусматривают особую норму для муниципальных архивов. Территориальные органы государственных органов могут являться источниками комплектования муниципальных архивов при условии:

• согласования с государственными органами — учредителями этих территориальных органов;
• наделения Законом органов местного самоуправления (муниципальных районов, городских округов) отдельными государственными полномочиями по хранению, учету, комплектованию и использованию государственной части документов Архивного фонда соответствующего субъекта РФ (например, Пермского края или иного региона).

Это исключение позволяет концентрировать документы, образованные при реализации переданных государственных полномочий, непосредственно в муниципальном архиве.

Порядок формирования и ведения списков источников комплектования

Процесс работы со списками включает несколько этапов:

Этап 1: Анализ нормативной базы и реестров

Архив анализирует действующее законодательство (федеральные законы, указы Президента, постановления Правительства, законы субъекта РФ, указы Главы региона, акты главы администрации/мэра, нормативные акты органов местного самоуправления), определяющие круг организаций, подлежащих архивированию.

Этап 2: Составление перечня (списка)

На основании анализа формируется структурированный список, содержащий:

• Полное наименование источника комплектования.
• Его организационно-правовую форму и статус (госорган, орган МСУ, негособщество, гражданин).
• Правовое основание включения (статья закона, пункт договора).
• Вид документов, подлежащих передаче (дела постоянного хранения, дела длительного хранения с выборочным отбором и т.д.).
• Сроки передачи документов в архив.

С негосударственными организациями и гражданами заключаются договоры о передаче документов на хранение (без передачи права собственности) или о передаче в собственность архива (документы Архивного фонда РФ). Договор является основанием для включения в список.

Этап 4: Учет и отчетность

Согласно п. 1.5 Единых Правил, архив представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся:

• непосредственно в архиве;
• в источниках его комплектования (на стадии формирования в ведомствах/организациях до передачи).

Это требование распространяется на федеральные государственные архивы, федеральные музеи, библиотеки и научные организации.

Обязанности источников комплектования

Ст; 23 ФЗ № 125-ФЗ устанавливает обязанности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций по комплектованию архивов:

• Обеспечивать учет, хранение и комплектование архивных документов до передачи в архив в соответствии с утвержденными номенклатурами сроков хранения.
• Своевременно передавать в архивы документы с истекшими сроками хранения.
• Предоставлять архивам необходимую информацию о составе и состоянии архивных фондов, находящихся в источниках комплектования.
• Обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, образующихся в ходе их деятельности.

Методологическая поддержка

Для практической работы архивистов рекомендуется использовать методические материалы Росархива и ВНИИДАД, в частности:

«Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов: метод. реком.» / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2012. — 39 с.

Данный документ содержит алгоритмы выявления источников, образцы списков и рекомендации по работе с негосударственными источниками.

Резюме: алгоритм действий архивариуса

1. Изучить законодательство: ФЗ № 125-ФЗ (ст. 20, 23), Приказ Росархива № 24 (Единые Правила), региональные законы и акты МСУ.
2. Сформировать базовый список: Внести все госорганы и органы МСУ подведомственности/территории в обязательном порядке.
3. Выявить негосударственные источники: Проанализировать реестры организаций, выполняющих госфункции, а также обращения граждан о передаче личных архивов.
4. Заключить договоры: Оформить правовые отношения с негосорганизациями и гражданами.
5. Утвердить список: Утвердить перечень источников комплектования в установленном порядке (приказом руководителя архива).
6. Обеспечить учет: Вести учет объемов документов в источниках комплектования для ежегодной отчетности перед уполномоченным органом.
7. Мониторить изменения: Регулярно актуализировать списки в связи с ликвидацией/реорганизацией организаций, изменением законодательства, появлением новых источников.